大学仪器采购风险

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本文作者：贾丽娟 龙跃 单位：西安交通大学 采购与招标管理办公室 西安交通大学 生命学院

近年来，高校教学、科研设备更新换代步伐加快，尤其是在研究型大学中，进口高端仪器设备的数量越来越多［1］。以我校为例：2007年我校签订外贸合同242份，折合人民币约7077万元；2008年签订外贸合同287份，折合人民币约7965万元；2009年签订外贸合同234份，折合人民币约1．27亿元。从这些数据可以看出，进口设备的采购已经成为学校政府采购部门的重点工作之一。优化进口设备采购的流程、提高进口设备采购的工作效率，是缩短采购周期、保证采购质量、降低采购风险、节约采购资金的前提。

1高校进口仪器设备采购工作的内容

高校进口仪器设备采购工作是一项系统工作，涉及项目单位、外贸公司、设备供应商以及海关和商检部门等。目前，高校进口仪器设备采购工作的主要内容有以下几方面。（1）项目单位在购买进口仪器设备之前，应结合教学和科研工作的需要，对生产厂商和产品进行充分调研，选择在技术指标上能够达到工作要求的产品，并且要求外商在质保、安装调试等方面提供的服务符合实际工作的需要。项目单位向政府采购部门提交采购申请时要提供与外商签订的技术协议，在协议中应写明商务条款和技术条款，作为政府采购部门签订外贸合同的主要依据［2－3］。（2）对超过一定限额的进口设备要进行招标等采购程序。对一些专业性强、供货来源单一的设备要经过谈判确定供货商［4－6］。（3）签订外贸合同。与外贸公司签订外贸协议，委托其按照项目单位提交的技术协议签订外贸合同。在签订过程中，需要对外币进行折算、选择合适的运输工具和保险公司。我校从2006年开始将货款先行汇入外贸公司的保证金账户，并采取留有尾款的信用证付款方式，建立货到并验收合格后解付尾款的制度，降低采购风险。（4）进口设备的减免税工作。需要对进口仪器设备的程序有较全面的了解，掌握海关总署的关税政策［7］。整理申请进口设备减免税所需要的材料，做好与海关人员的沟通工作，同时对项目单位做好海关政策的宣传，对政策上不能减免的货物如实申报。（5）进口设备通关、提货、运输、到货验收工作以及解付尾款、开具发票、固定资产建账工作。

2高校进口设备采购工作现状

随着进口仪器工作量的增多，高校的进口设备采购工作已有较大的发展，采购程序逐步完善。但是进口设备的采购工作程序复杂，牵扯环节较多（见图1），仍然存在一些需要注意解决的问题。

2．1进口设备采购的资金风险大科研项目或课题一般有规定的结题时间和验收时间，因此项目、课题下的进口设备采购要有计划、有条理地进行。目前各项目单位提出的采购申请往往比较集中、时间紧迫，造成进口设备采购工作的不均匀性，存在延误科研项目进度、不能按时结题的隐患。由于校方需支付外贸公司费、银行费、运费及报关费以及可能出现的其他费用，并且外贸采购受汇率影响较大，有时上升的点数较多时与合同签订时的货款差距较大。项目单位对外贸设备进口的环节了解不够，对汇率波动风险估计不足，往往造成预算经费不足或经费富余，影响采购工作的顺利进行。项目单位申请经费时没有将进口仪器设备的税款包括在内。我国关税政策规定只对部分用于高校的进口仪器设备实行减免税，因此当海关不予减免某种设备的关税时，项目单位的经费往往不足。

2．2职能部门的工作有待相互协调和相互制约进口设备采购要通过项目单位、采购计划审批部门和财务部门相互配合、协调才能顺利进行。目前高校各职能部门存在以下两方面问题：（1）项目单位的教师对设备采购工作了解不够，往往将采购过程想象得较简单，对外贸采购周期的预期较短，集中申请采购的情况很突出。（2）采购部门往往需要在审批部门下发采购计划之后，并在规定时间内完成采购任务，因此不能很好地安排采购时间，影响采购工作的条理化。临近年底报账时，财务部门也要求用户在规定时间内办理验收、报账等手续，不但加大了采购部门的工作负担，而且不利于设备采购工作做细、做好。

2．3需要配备充足的、高素质的外贸采购人员进口设备采购工作环节多、责任大，沟通工作多，需要足够的人员来进行这项工作。然而一些高校在此岗位上的人员配备往往不足，拉长了外贸进口工作的周期；缺少对外贸采购人员的系统、专业化培训。采购人员对仪器设备本身的了解和对外贸采购风险预计不够，往往会影响外贸采购工作的质量。

3完善高校进口仪器设备工作的思考

3．1进口仪器设备流程需要透明和公开进口仪器设备采购部门应该将进口流程透明化、公开化。项目单位的教师应了解进口设备程序较繁杂，涉及的单位、部门较多，采购周期较长，需要提前做进口设备的采购准备工作，例如做好采购设备的前期调研工作，不但能避免仓促购买，同时也有利于采购部门合理安排进口采购工作［8－9］。

3．2采购部门应努力降低采购风险采购部门应采取多种措施，努力降低外贸进口仪器设备采购的各种风险：（1）要求各外贸公司将学校的设备款直接进入保证金账户，专款专用；（2）通过银行在网上开通窗口等方式实时监控资金流向；（3）在与外商谈判大型设备的付款方式时坚持原则，维护学校的利益。例如排除外商全额预付款的要求，坚持采用信用证方式，并预留10％的尾款待验收合格后解付，保障学校的利益；（4）积极防范汇率风险。有时外汇汇率波动幅度很大，应要求外贸公司及时签订合同，开证购汇；（5）认真审核、落实进口采购经费来源。特别加强使用课题经费、自筹经费进口设备的管理。

3．3采购部门加强与其他职能部门的沟通与协作高校应定期组织各部门学习，总结前期出现或存在的问题，及时调整制度，加强各部门之间的协作，优化政府采购工作的流程［10］。

3．4做好进口设备程序及相关法律、法规的宣传项目单位要首先了解外贸采购可能涉及的部门、单位和业务环节，并充分考虑进口设备的经费是否充足，对商业风险要有预期，采用信用证付款，配合采购部门降低进口风险。采购部门还应组织项目单位学习关税政策（如海关总署2007年13号公告），了解哪些进口仪器设备能够享受减免进口税的优惠，还要知道20种不能减免进口税的商品。在申请采购时要充分考虑可能纳税的税金，做好经费预算工作。充分做好前期准备和经费预算是提高进口设备采购工作效率的前提，有利于缩短进口设备采购周期并使工作程序合理化。外贸采购工作人员应熟悉外贸业务知识及相关法律、法规，能够预测可能出现的风险，及时采取对策防范风险。进口设备采购部门在处理减免税工作时要严格执行海关政策及法律法规，做好科教用品的规范申报工作，不瞒报、谎报。在申报时需要向海关提供科教用品减免税申请表、科教用品用途说明、外贸合同及外贸协议和形式发票以及海关认为应该提供的其他材料。为了提高申报减免税工作的效率，采购部门应做到以下几点：

（1）外贸采购工作人员应充分了解关税政策，对不能减免进口税的商品要及时向项目单位说明，可以改为国内购买或纳税购买，缩短申报审核的周期，例如电脑、打印机、家具和医疗设备等不能减免的20种商品以及未享受减免税政策进口的设备和已超过海关监管期的进口设备的附件、零件等。

（2）在合同签订后就督促外贸公司准备好海关需要的和可能需要的所有资料。以光学显微镜为例，按照海关税则将其归入90．11项下，其中包括立体显微镜9011．1000、缩微照相显微镜9011．2000和其他显微镜9011．8000。外贸公司除了提供必备的合同、外贸协议和形式发票以外，还需向校方和海关提供资料说明该显微镜是三维成像（属于立体显微镜）、二维成像（属于其他显微镜）还是有CCD或CCD接口的显微镜（属于缩微照相显微镜），并提供放大倍数的说明。做好前期准备工作，为一些急需通关的设备办理减免税时就不会出现因为资料不全而停滞的问题，降低了货物到达口岸不能提货而被收取仓储费等风险［11－12］。

（3）根据海关税则的规定，归属于不同税号下的进口商品，须按照海关税则的申报要素规范申报减免税申请。仍以进口光学显微镜为例，按照海关税则将其归入90．11项下，规定进口此项下的商品必须填写品名、用途、品牌、原理、功能、型号、倍数。在签订合同时，就应该在合同中明确这些信息，以便在申报时海关人员能够找到依据。采购部门在办理减免税手续时也应规范填写，减少因为疏忽而二次申报的情况［13］。

（4）由于进口设备的减免税工作是一个沟通性较强的工作，外贸采购工作人员平时应多学习、多掌握高校进口仪器设备的工作原理，帮助项目单位写出所购进口设备清晰明确的用途说明。外贸采购工作人员要了解所采购设备的结构和工作原理，了解该设备用于什么领域。外贸采购工作人员在办理减免税工作之前要做好充分的准备，预期海关审核人员可能会问到的问题，保证与海关人员顺利进行沟通。

4完善高校进口仪器设备工作的意义

在高校进口设备采购日益增多的今天，实行采购工作规范化、程序化和科学化管理，有利于高校采购到性价比较高的进口仪器设备，满足教学和科研发展的需要。采购工作部门应该不断总结工作经验、提高工作效率、优化工作方法、增强服务意识，实现高校设备采购资金的最优化使用。