关于信息系统项目采购过程的管理

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摘要：本文针对信息系统项目特点，探讨了信息系统项目采购过程的管理。

关键词：项目管理：采购；供应商管理

信息系统行业是一个高速变化、新技术层出不穷的行业，同时又是人力资源成本相对较高的行业。企业需要采用采购形式来获取待开发产品的部件，最大限度地从社会分工合作、资源共享中获益。要选择合适的供应商，并依据合同进行有效的管理。

采购过程是项目管理的一部分，是组织对提品的组织所提供的最终产品的控制，控制的是提品的组织提供的最终产品，考核的是提品的组织提供的产品是否满足采购的要求，提品的组织是否具有提供满足采购要求产品的能力。

对于信息系统项目采购过程是从多个候选供应商中选择最合适的供应商，与其签订采购合同，并依据合同验收产品部件的过程。

1　采购过程

(1)确定采购范围

项目组根据项目需求情况，确定项目采购范围，包括所需采购设备的品牌、名称、型号、配置、数量等相关内容。一般采购内容来源于项目合同、方案、计划等。

(2)制订采购计划

项目采购范围确定后，要求定义采购的接口管理和干系人，包括采购人、验收人、安装人、测试人，以及相应的时间等的计划。

(3)选择最合适的供应商

一般在已建立的合格供方库中选择供方。也可采取采购招标的方式筛选和推荐新的供方。具体招标方式可采取谈判招标、邀请招标方式进行。

(4)签订采购合同

①在签订采购合同之前需要与供应商协商好的内容应包括(但不限于)以下主要方面：

采购金额和付款方式；

产品部件交付方式和交付日期；

违约处理：

验收计划；

维护计划。

②采购合同

双方根据采购合同谈判的内容，起草好采购合同。起草好的合同要通过评审，对于发现的问题要及时解决，问题解决后方能签定采购合同。

(5)采购物品验收

①产品到货时，采购人通知项目组进行产品外观、数量、型号等方面的验收。验收的步骤和内容包括(但不仅限于)：

检查产品名称、规格型号、数量、价格是否与采购单相符；

检查产品外观有无破损，磕碰之处；

检查产品标识是否存在；

检查产品随机附件及数量；

检查产品随机资料；

产品安装调试是否符合要求。

②如果验收人员在验收时发现采购物品存在缺陷，则项目组应当视问题的严重性与供应商，给出合适的处理措施。

如果采购物品存在严重的缺陷。则退回给供应商。承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商第二次验收的时间。如果给验收方带来损失，应当依据合同对供应商作出相应的处罚。

如果采购物品存在一些轻微的缺陷，则供应商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。

⑨验收通过后，需由项目组签字确认通过。

④如果采购项目属于客户资产，需要客户签字作为财务部付款的依据。

⑤对干验收合格的产品，在投入使用后，如果发现该产品实为不合格品，应将验收过程视为出现重大质量问题。

(6)产品迁移

采购产品被接受后，需要进行安装调试并被纳入到项目中来。交接活动应在项目计划中进行文档化，产品验收后的交接工作主要包括：

①配置管理

采购合同中必须明确说明项目的配置需求，以保证供应商所遵循的标准和项目的配置标准致。产品交付后，应根据项目的cM计划置于配置管理下并纳入相应的基线。

②集成和安装

主要是产品安装调试。采购计划必须根据实际情况定义以下两类可能的任务和步骤：如何把供应商交付的产品与项目自己开发或另外采购的组件进行集成，或者如何为运行使用进行产品安装。

③培训

采购计划中应确定培训需求，如果培训由供应商提供，还应写入采购合同中。

④维护和支持

根据双方签订的《采购合同》中供应商维护计划(如维护方式与响应时间)，应在免费维护期内对所提供的产品进行维护，供应商应在项目验收后向项目组保证履行维护职责所需的资源和行动。一般包括：

必需的维护设备，如：设备，工具等；

必须到位的维护人员，要确定维护人员名单和职责；

培训维护人员。

2　供应商管理

(1)供方评价的时机

①与任何供方进行第一次合作之前，必须对供方进行评价。

②在出现下列情形时，必须对该“合格供方”进行重新评价：

供方在提品或服务中出现重大问题：

供方本身发生重大调整、业务变更；

市场发生突变或重大变化。

(2)供方评价的内容和方式

①供方评价的内容以及需提供的资料，即供应商评估标准，主要评估因素有：

供应商的产品部件的功能是否符合本产品的需求?

供应商的产品部件的质量是否令人满意?

供应商的产品部件的性能价格比是否令人满意?

供应商的供货周期是否可以接受?

供应商能否提供较好的服务(维护)?

供应商的信誉如何?外界对其评价如何?

供应商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM 2级以上认证?

②供方评价方式

各项目组根据采购需要提出候选供方名单；

采购归口管理部门负责组织对供方进行评价，经评价比较后进行排序。确定合格供方库；

对于合格供方实行动态管理，每年至少一次对供方复评。