关于企业档案信息化建设的一些认识

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近年来，随着企业信息化建设的发展和OA办公自动化系统在企业中的普遍应用，档案管理工作也发生了翻天覆地的变化。传统的手工目录检索越来越不能满足人们的需求，许多企业已经实现计算机目录检索甚至档案在线借阅和全文检索。档案信息化使查找变得简单，利用更加高效，档案信息化建设也成了新时期企业档案管理工作的必然选择和提高档案服务水平的必由之路，必要性不言而喻。笔者根据多年从事集团档案管理工作的实践经验，谈一谈对企业档案信息化建设的一点认识。

一、企业档案信息化建设的目标

档案工作的最终目的是档案的提供利用。不论是传统的档案管理还是现在的档案信息化建设，最终目的都是更好的为人们服务。档案新信息化建设不单单止步于实现计算机检索档案目录，更重要的是完成纸质文件的全文扫描，通过档案管理平台实现档案在线利用和全文检索，采用现代化设备和科学的管理方法，为企业提供一个高效率、现代化的档案信息共享平台。

1.实现档案管理模式的转变。由过去档案实体管理为主向档案信息管理为重心的转变。随着OA办公自动化系统的普及应用，档案的来源不单单只是传统的纸质文件，电子文件的数量急速增加。电子文件在办公自动化系统中流转完毕，由档案管理人员统一收集、在线鉴定、分类、著录，实现档案的接收、存储、利用一体化管理。

2.实现档案信息的数字化和网络化。利用数字图像技术将纸质文件中的文字、图表、图片等通过扫描仪、照相机等输入设备以数字格式存储。再通过现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，实现档案信息的在线管理、传输和利用。

3.实现档案信息的高度共享。档案信息的数字化和网络化，使档案信息不再是一盘散沙点，实现了分散信息的集中控制，大大的改变了传统管理模式下档案部门各自为政的状态，打破了时空的局限，可以异地归档、随时查阅，真正实现档案信息的高度共享。

二、企业档案信息化建设的现状

1.档案信息化建设程度不高。很多企业已经实现了计算机管理，但大多只是应用于目录检索，文件也仍然以纸质形式存在，文件的接收、保管、查阅仍然依靠传统方法，没有开展档案信息的数字化、网络化建设。

2.软硬件设施设备不足。近年来虽然档案管理部门逐步配备了一些计算机设备，但是普遍存在机器老化，打印机、扫描仪、照相机等硬件设备和计算机系统、数据库、档案管理等软件设施配备不齐，远远不能满足档案信息化建设的需求。

3.电子文件管理薄弱。OA办公自动化系统的使用，产生了大量的电子文件。文件的形成、传递、归档都在办公自动化系统中完成。很多企业的档案管理系统只能单机操作，没有实现联网。而实现联网的企业，往往由于系统兼容的问题，造成档案管理系统和办公自动化系统不能对接，文件流转结束后不能归口档案管理系统中，致使电子文件没能纳入档案管理系统。

4.相关的制度规范不够完善。档案信息化建设必须遵循统一的标准规范，制定一套严格的制度体系，保证工作有章可循。而目前相关的技术标准、规范并不完善，各部门职责、任务也不明确。

5.档案信息化建设人员素质参差不齐。目前大多数企业档案管理人员很少是档案专业毕业的，档案意识、计算机技能和基础知识等严重缺乏。有些档案人员对新形势的发展缺乏清醒的认识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，仍然把把管好档案作为档案工作的重点，缺乏开展信息化建设的主动意识。

三、推进企业档案信息化建设的途径

1.基础设施建设。企业要根据自身实际，配备计算机、扫描仪、照相机等基本设备，安装档案管理系统并实现与办公自动化系统的互联互通。建立一个以计算机系统为中心，以通讯系统为支柱，配备以计算机为基础的自动化管理设施，包括各种输入输出设备、海量存储设备、网络通讯设备以及数据库软件、信息处理软件的良好的档案信息处理环境。

2.档案数字化建设。即实现档案信息存储的数字化，这也是档案信息化的核心，主要包含以下三方面内容：

（1）档案数字化输入。一是将现有室藏档案的目录进行输入并按需分期建立专题数据库。建立一个层析清晰、结构合理、范围广泛的档案目录检索体系。二是建立全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，坚持需求导向，急用先上，剔除无用，避免浪费的策略，实现原文件信息的全文数字化，并与目录数据库一一对应。

（2）数字化档案接收。未来电子文件将成为室藏档案的主要来源，因此做好现行电子文件的接收与归档管理。利用计算机技术实现电子文件在线接收、鉴定、分类、保管、传输、利用。制定电子文件归档细则和管理规范，实现不同平台和数据库的对接，保证电子文件及时归档，档案室则按照统一的格式转换数据，与室藏档案数字加工融为一体。

（3）档案数字化转换。传统的纸质档案利用图像技术，将文件信息通过扫描仪、数码相机、音视频等设备完成采集，转化为数字化信息。并对扫描的图像进行加工处理，进行图像纠偏、裁切、去污、色度和亮度调整、多幅图像拼接处理、蓝图消蓝处理，满足视觉要求和阅读习惯。档案的数字化不仅能保护档案原件，而且方便快捷的在线查阅，更好地满足员工需求。

3.标准规范建设。这是档案实体管理向信息管理转换必须依赖的业务规范和技术标准，是档案信息化的前提。企业应该建立档案信息化建设的管理体制，明确各单位和档案管理部门在信息化过程的职责;制定和完善相关的规章制度、技术标准和规范，为档案信息的标准化和规范化奠定良好基础。

4.信息安全建设。一方面是信息存储的安全性。企业要加强数据库管理，建立全方位、多层次的备份系统。系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，所有的数据可以被备份到与应用服务器和备份服务器相连的任一数据库内，保证数据存储的安全可靠。另一方面是档案利用的安全性。为了确保档案信息的安全，文件一律不上网。档案管理员要对档案在线利用平台的用户进行授权，并设置访问日志，监测异常访问情况，设置限时限制以防止合法用户登陆了后因忘记关闭网页而泄密，制定完善的信息安全制度和信息安全的应急预案，全面保证档案信息的安全。

5.人才队伍建设。档案信息化建设需要一批既精通档案业务又熟练掌握计算机技术的高素质档案人员，为此企业要加快培养掌握现代化信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，使其更新知识结构，拓宽知识层面，提高业务技能，尽快掌握计算机网络技术、微缩技术等新知识、新方法，为企业档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。

综上所述，档案信息化实际是档案信息的数字化、档案传输的网络化、档案管理的标准化、档案系统的集成化。推进档案信息化是时展的大方向，企业应在这项工作中舍得投入人力、财力、物力，主动推进档案信息化建设。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。

（作者单位：新天绿色能源股份有限公司）