民生档案工作浅析

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民生档案是指在管理、服务部门形成的与公众利益密切相关的档案（医疗保险、养老保险、房屋产权、工商户登记、人事等等），是社会管理活动的历史记录，是维护群众合法权益的原始凭证，是进行社会管理不可缺少的重要依据，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。建立民生档案和档案工作服务民生，对于档案工作而言是一场深刻的革命，正如国家档案局局长杨冬权在国际档案大会上演讲的“服务民生：中国档案服务方向的新选择。”档案部门服务民生，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。

我们针对我市民生档案工作的实际，先后到市国土资源局、住建局、司法局、民政局、人社局、公安局、卫计委、市场管理局等单位就民生档案工作情况进行了调研。通过调研，对市直单位民生档案的种类、分布、数量、管理的状况有了一个进一步的步了解。

一、民生档案工作现状

目前，民生档案工作现状还是比较完善的，其主要体现在：

（1）档案的安全管理进一步加强。随着档案工作力度加大，绝大多数单位的领导档案意识增强，档案工作做的比较扎实，配备了专职或兼职档案员，档案数字化工作做的比较到位，基本形成了档案管理网络体系，档案工作纳入年度计划及相关人员岗位职责，设立了综合档案室，对专业档案实行集中统一管理或专室管理，并建立了各项档案管理制度;按照规范标准，对各门类民生档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。

（2）档案的收集与整理比较到位。民生档案形成的单位基本上当年能完成档案整理任务。调研的几个单位档案整理达到了规范化、标准化。如市工商局的个体户档案、市人社局的学生档案和人事档案、医保和社保档案、土资源局的地籍档案等。

（3）档案保管条件有了很大改善。绝大多数单位建立了专用库房，购置了密集架、配备了专用微机、扫描仪等档案专用设备，民生档案工作基础条件得到改善。如市工商局在办公用房紧张的情况下，腾出了100多平方的库房，购置了密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题，且密集架内排列整齐有序。

（4）档案统计和利用服务效果显著。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案统计和利用工作，建立专门的查阅室、编制各种手工检索目录和微机检索目录，积极为群众查阅资料提供服务，产生了良好的社会效益。如市养老保险管理中心，2014年向社会提供利用养老保险专业档案2900人次，利用档案3200卷次、3780件次;市人社局局，2014年向社会提供利用企业职工档案查询18471人次，利用档案18471卷次，出具证明800份。

（5）档案管理的信息化水平不断提高。随着经济社会的发展和人们对档案的需求，不论是百姓还是政府机关，对档案的重视程度都有了很大的提高，如市国土资源局、市房管局、市人社局等单位，将档案目录录入档案专用软件或行业软件;市工商局企业档案查询中心的企业登记包括个体户登记档案全部录入了数据库，并进行了全文数字化，制成电子档案。

二、民生档案工作存在的问题

虽然民生档案工作取得了一定的成绩，但也存在着不少问题。

（1）档案管理体制需要进一步理顺。一是部分单位的民生档案保存在承办部门，未实行统一集中管理。二是收集不够齐全，部分单位的民生档案资料还散存在承办科室。三是档案人员兼职多，有的单位档案人员身兼数职，档案的日常管理不到位;个别单位档案人员变动频繁，一年一变，年年是新手，带来业务上的不熟悉和工作上的被动。四是个别行业主管机关没有很好地履行对所属单位档案工作的监督和指导职能，以致档案工作出现混乱或者一定程度的滑坡。

（2）档案保管条件参次不齐有待加强。个别单位的专门档案由于缺乏专用库房，整理后只能存放在承办科室;将综合档案室按排在办公区的偏僻位置，不便于查阅利用和档案的安全管理;个别单位档案室无降温除湿设备，室内温湿度达不到档案保护标准，不利于民生档案的保管。

（3）档案的统计和硬件设施有待加强。有的单位无查阅室，仅仅在库房里辟出一块位置、摆了一张桌子;有的没有建立档案统计台帐，查借阅利用档案登记也坚持不够。

三、加快民生档案工作发展的对策

（1）健全民生档案工作管理体制。国家、省档案局应将民生档案列入档案法律法规重要内容之一，将民生档案纳入综合档案馆的接收范围。同时制定有利于民生档案工作开展的办法、规定。各级档案部门将民生档案工作纳入年度执法检查和档案目标管理之中。直接涉及民生档案的单位应高度重视民生档案工作，将这项工作纳入议事日程加强领导，配备具有较高素质的专（兼）职人员，并明确档案工作第一责任人的职责;对民生档案原则上应实行统一集中管理，根据实际工作需要，也可分室保管，但应在综合档案室统一管理下，健全制度，规范管理，完善制度措施等;加大经费投入，改善民生档案的保管和利用条件;主管部门要监督指导所属二级机构的民生档案工作。要依据档案的有关要求，制定本行业民生档案归档范围和保管条件、整理办法、管理规范等，经常举办系统档案人员培训和到本系统最好的单位去参观见学，让每一个档案员都变成业务能手，确保民生档案工作走向规范化、制度化、标准化、法制化。

（2）加强档案业务建设。一是各单位应当做好各门类民生档案的收集工作。收集工作是民生档案利用关键环节，因为有了档案，档案室的整理、编目、保管、统计和利用等工作才具备物质对象;离开档案，档案工作就是“无米之炊”。因此，各单位应当建立每到年底以及人员变动时必须移交民生档案等制度，对出现问题的人和事要依规进行处理，确实用制度来保证民生档案的齐全完整。二是要规范民生档案的整理工作。各单位在每年的6月底以前应该完成上一年度的民生档案整理工作任务。为了使民生档案整理得到规范化、标准化，各单位档案员在参加档案局业务培训班的基础上要加强自学，档案主管部门的业务指导人员也应针对性地加强指导。

（3）重视档案的管理和保护工作。各单位要安排专门的档案库房，保持档案库房的清洁明静、通风透气，做好防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等工作;要有专门的档案柜，其规格和质量要符合国家和省里有关要求;要购置空调、温湿度计、去湿机、吸尘器、灭火器等档案专用设备，确保档案安全，尽最大努力延长档案的使用寿命。

（4）进一步做好档案数字化和信息开发工作。保管民生档案的目的就是为了利用。各单位要采取多种方式、方法，做好、做活档案利用工作，要求不仅有纸质检索工具，更要充分应用计算机技术、信息技术对民生档案进行数字化处理，将所有原始档案采用全文扫描输入电脑，制作好电子目录，并且逐步发展成可以提供网上在线查询服务，充分挖掘档案信息资源加强编研工作，大力推进档案信息的深加工。只有这样才能够快捷地查找档案，更好地服务民生，为经济社会发展提供一个坚实的平台。

（作者单位：保定市档案局）