项目管理在图书采选中的可行性
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项目管理的过程大致分为启动、计划、实施、控制和结束五大阶段。启动是基础，计划是关键，实施是核心，控制是保障。各个部分紧密联系，环环相扣。
(一)高校图书馆采选工作的启动阶段
项目启动过程又可分为项目识别、项目准备、项目评估、项目立项和定点等几个过程。具体到高校图书馆采选工作，这个过程主要进行的工作有:1.制定图书采选工作条例，突出重点有章可循;2.确定项目经理;3.识别项目风险;4.项目调研:对图书馆原有馆藏进行调查，收集相关数据，以便起草图书采选项目的立项方案;5.项目定点:一般是将图书采选的实际工作托付给采编部;6.制定立项报告:收集资料，提出尽量多的方案;7.项目评估:为了保证图书采选工作的顺利完成，组织专家进行评估。
(二)高校图书馆采选工作的计划阶段
计划是一项贯穿整个项目生命周期持续不断的工作。根据图书采选工作不同时期的情况，时时优化使用人力和物力，保证资源能得到合理的配置。实施计划应该具体到每一个项目干系人干什么、在什么时候干、达到什么效果等等。这个阶段将要做的是:1.确定图书采选目标图书采选目标应考虑学校及图书馆的发展目标，从数量、质量及馆藏特色等方面制定采选目标，即在一定时期内馆藏数量的增长达到何种指标、采选图书对各学科文献的覆盖率达到什么比例;对采选图书的科学价值、现实使用价值提出明确标准;根据本地区地理、历史及文化特点，图书馆服务任务和本馆读者需求。2.组建团队，明确图书采选干系人及责任分工为了成功计划和管理图书采选工作，使其能够圆满完成，项目团队必须拥有合适的团队成员(即项目干系人)。在组建团队之前，首先指定一个组建团队的人(即项目经理)。每个干系人都应具备相应的知识与技能，并给予提供必要的培训。图书采选干系人的素质是非常重要的，从某种程度上来说决定着图书馆馆藏质量的高低，应该具备各方面的能力，包括知识、信息、操作(查电脑)和职业道德等要求。项目经理一般由馆长或采编部长担任，文献选择一般由学科馆员担任。学科馆员是图书馆中具有一定的学科指导，能够承担对应学科的文献资源建设和信息服务的专业工作人员。因此，图书选择一般由学科馆员完成。他们的责任分工见图1。3.确定图书采选工作流程及时间范围为了确保图书采选按时完成，需要制定相应的工作流程和限制一定的时间。图书采选工作流程主要分为图书选择、图书采集、图书验收和图书登记四个阶段，每个阶段估算相应的时间，制定进度计划。4.预测图书采选工作中可能遇到的风险及应对措施在图书采选工作中，可能会涉及到很多不确定的因素，遇到一定的风险，比如资金不到位，图书时间超过期限，经销商不守信用等。这就需要项目干系人及时识别风险，量化风险，制定相应的对策。5.成本预算在人力、物力和财力一定的条件下，为确保一定时间内完成图书采选工作，就必须进行成本预算。首先要进行资源配置，对成本进行估算，再进行费用预算，以达到对成本控制的目的。
(三)高校图书馆采选工作的实施阶段
项目实施阶段就是将项目计划付诸行动，这一阶段依据项目的详细计划表向项目干系人分配任务，向着目标推进。项目经理对实施阶段中的进度、资金使用和项目计划等一步步进行监督。高校图书馆采访方针是:以教学科研用书为主，兼顾课外阅读需要。图书选择干系人应进行周密的组织，吸收读者参加图书馆的藏书补充工作，建立图书馆与各系部的反馈联系;建立图书馆和有关文献来源机构的联系。到读者中去，实地考察，通过座谈访问或表格提问法，并对现象的数量方面进行统计分析。并坚持以下原则:1.针对图书馆的专业方向、服务方向、具体任务和时限，提供最新、最急需的图书;2.注意内容的完整性和学科之间的内在联系，突出重点，体现出本馆特色。既要满足当前需要，又要预见未来的需要;3.精打细算，认真选择。另外，图书采集干系人应掌握有关图书采购的各种信息，包括所购图书书名、作者、出版社、价格和数量。图书馆需要图书的时间、书商进货来源等。不盲目采购、不错购、漏购、重购，让有限的经费发挥更大的作用。图书验收登记干系人按订收单提取图书、核对图书册数，保证图书质量，对图书加盖公章，打入条码，并进行财产登记，最后移交编目部门。财务干系人进行财务结算，审核订购单，承付记书及入库单，检查无误，作好结算、记账，并登记。
(四)高校图书馆采选工作的控制阶段
控制是指项目经理为保证图书采选工作达到计划的结果，并保证在预算的时间约束之内完成而主动采取的管理手段。项目经理尤其在以下环节做好控制:审批、签约、承付、验收、审核、记账。这时项目经理需要账务与审计互相配合双管齐下。审批和签约控制是为了保证图书采选工作在授权和约定的条件下进行，使该业务合法有效;承付控制要保证图书购款支付正确，成本核算准确;验收和审核控制是为了保证图书的数据、质量等符合约定的要求;记账控制要保证采选记录和会计核算真实完整。
(五)高校图书馆采选工作的结束阶段
项目结束阶段的一个重要标志性工作就是项目的竣工验收与后评价。图书采选工作竣工验收是按照图书采选的计划要求检查实施质量，及时发现问题并加以解决，保证图书采选的圆满完成。后评价是对已经竣工的图书采选工作的预期效果进行总结分析，根据图书采选工作中的人力、物力、时间成本等和图书收益资料，重新估算评价，为今后图书采选工作积累了正反两方面的经验。
二、项目管理在高校图书馆采选工作的意义
项目管理应用到高校图书馆图书采选工作中来，就是项目干系人按照确定的目标，在一定的实际范围内，通过计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源以实现图书采选目的的一种系统的管理方法。因此，具有以下意义:(1)项目管理目标明确，为图书采选工作指明了方向;(2)项目管理确定了项目干系人，分工细化，责任到位，确保了图书采选工作如期实现;(3)项目管理强调项目经理的作用，强调“领导、激励”政策，充分调动了项目成员的积极性，为图书采选工作打下基石;(4)项目经理对图书采选工作进行组织，项目干系人严格执行计划，通过“合作、沟通、协调”，使每位项目成员随时了解整个图书采选的进展情况，随时纠正出现的偏差，确保图书采选工作进展顺利;(5)通过对图书采选的质量、成本进行管理，投资处于如控状态，使资源利用率最大化，确保图书采选工作保质保量的完成。
作者：邱运梅 蔡翔 单位：桂林电子科技大学 贺州学院