项目管理中的沟通管理

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摘要：项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面,比如项目的计划、控制、度量等等,而在这些过程当中,沟通是贯穿始终,必不可少的一个工作。

一、沟通管理的内容

1、确定沟通目标。项目中沟通对象主要为项目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在项目启动时,就要识别所有的项目干系人。以及不同人的不同信息需求。

2、制定沟通计划。沟通对象,需要的信息,信息频率等都要确定好。

3、执行沟通计划。看上去,很简单,每个项目都可以依此模式套用,但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题,我认为大部分情况下是项目经理犯有沟通障碍症,主要有以下几类:

(1)“我以为”的错误:以为沟通过,别人就清楚了,以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更是要注意双方是否理解一致。

(2)不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通:不少公司的项目经理在职能上,一般比部门经理要低,所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通,都要上级职能经理的协助,我认为这是需要改进的,当然,这与企业文化也有一定关系,但在一个以目标驱动,强调解决问题的组织,没有人会反对这样做,包括你的上级。

(3)害怕被拒绝:这是人的本性。如果在销售岗位,估计有专门针对的培训。在项目推进中,经常出现这样的情况,你可以有一些想法建议,要么思考很久才敢提出来,不要不敢与项目干系人提出,白白延误了好时机,或者需要其它部门协助时,不敢提出来。

(4)没有提前计划沟通活动,造成等人局面。经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟等待,无谓的增长滞后时间。实际上,对于难度较大问题,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。

二、积极有效的沟通方式

沟通管理的目的就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目组内部的信息畅通。在这过程当中,项目经理责无旁贷的成为信息传输的中心和中转站,同时又要避免成为信息流通的瓶颈。我认为项目的沟通主要包括与业务部门的沟通、与部门领导的沟通、项目组内成员之间的沟通(包括与项目组中外部资源的沟通)、与外联公司的沟通和与其他兄弟部门(包括CS中心、NFSJ中心)之间的沟通等等。

1.与业务部门的沟通

与业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了,以下几点需要注意:

(1)充分分析业务部门的需求,以及需求的重点部分,沟通做到有的放矢;

(2)让对方在一定程度上(即有利于项目组工作开展的程度上)了解项目组的现实情况,有困难一定先提出来,增进双方的相互理解;

(3)在需求沟通中,业务的专家地位可能不很明显,项目组在有条件的前提下可以更加深入的参与业务需求讨论,甚至引导需求,即技术引导业务;

(4)在项目过程当中形成前期积极进行需求挖掘、中期合理安排客户体验、后期协调验证测试的良性循环;

(5)如果沟通效果不理想,要及时上升问题的高度,寻求各级相关领导和职能部门的协助,合理的借用外部力量达到项目组的既定目标-项目成功。

2.与部门领导的沟通

与部门领导的沟通在项目管理过程当中是不可避免的,由于目前中心的矩阵结构管理模式中,职能部门的权限要大于项目经理的权限,所以项目经理在项目管理中一定会不断的和各职能部门经理打交道,同时项目经理还要定期的向本部门领导汇报项目情况,寻求项目支持。我认为与部门领导的沟通有以下几点需要注意:

(1)寻求支持的邮件一定要简练的描述清楚问题的关键所在,需要领导哪方面的具体支持,最好根据具体问题给领导1-3个选择,并指出项目组倾向于哪个选择,原因是什么,而不是把问题直接扔给领导;

(2)一定要清楚各级领导的权限和角色,解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导,避免信息同时多个领导,造成领导之间的沟通成本加大,影响问题的解决效率,增加领导协调解决问题的难度;

(3)对于有些问题,不要一味的向领导妥协,不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作,这既是对工作的负责,也是对领导、对项目组的负责。

3、与项目组成员之间的沟通

在项目管理中,专门将沟通管理作为一知识领域。多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说,项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。

在项目中,很多人也知道去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握,尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则,实践证明它们非常关键。在工作中,大家可以发现,如果项目经理独断专行,不善于沟通或者沟通方法有问题,除非项目经理能力非常强,任何事情都能在项目经理的正确指导下进行,否则这个项目能够成功完成肯定是有问题的。

沟通中需要注意的方面:

(1)施加压力需要注意方式方法。不要采取过分强硬的方式,沟通时应从责任的角度告诉对方任务的重要性,而不是让人觉得带有威胁的意味。

(2)在项目成员表现不佳或者情绪低落的时候,不宜立即采取一些“措施”,应该采取温和沟通的方式,了解其原因,甚至从朋友的角度给出一些建议,这样效果会更好。

(3)在整个团队由于种种原因(比如不能按预期完成任务)导致士气低落或者普遍情绪不佳的时候,不宜责怪大家,而是认真分析问题,找出补救的办法,对存在的问题,最好不要针对个人。