浅谈县级公安机关档案信息化管理

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县级公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥了重要作用。随着经济社会的发展，公安实战工作对档案管理提出了新的要求。加强档案信息化管理，进一步提升档案工作服务打击犯罪、服务社会管理的水平，成为县级公安机关档案工作的当务之急。近年来，乐亭县公安局在上级档案部门的大力支持与指导下，不断加强软硬件投入，增强人员配备，组织开展了档案数字化加工工作，机关档案电子目录、全文数据库已经全部建成，为公安档案信息化打下了坚实的基础。但是，我们也应该看到，对照档案管理和实战工作需要，县级公安机关档案信息化还存在一些问题，急需在实践中努力解决。

一、档案信息化管理存在的问题

目前，县级公安机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，普遍存在的问题大致可归纳为四类。

（一）信息化意识不强。少数档案管理员思想观念守旧，对档案工作的认识还停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于“整理凭经验、利用提案卷、查阅翻档案”的工作模式，对学习应用档案信息化存在畏难情绪，片面认为信息化管理既难学又不可靠，且加大了档案员的工作量，学习应用档案信息化知识的积极性不高。

（二）信息化素质不高。多数档案管理员专业不对口，大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用“复合型”人才不多。

（三）档案信息化投入不多。多数基层派出所的档案信息化管理设备相对落后，不能满足档案信息化管理需求。

（四）信息化利用不广。由于缺乏健全、规范的管理流程，使得县级公安机关档案信息化管理不能收到应有的或最佳的实战效能。一是研判少。大多数单位编研成果质量不高，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策作用。二是应用少。有的单位忽视了档案资料服务实战的作用，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源的闲置。

二、产生问题的主要原因

（一）认识上存在误区。少数单位领导对档案工作重视不够，存在“说起来重要、干起来不要”的现象，档案员政治待遇低，个人发展前途面窄，经济待遇不高，导致档案管理人员缺乏工作积极性。

（二）档案队伍不固定。受警力不足制约，基层派出所档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量。

（三）经费上缺乏保障。公安机关经费紧张是普遍现象，用于档案收集、整理、保管、信息化应用的资金投入更是杯水车薪，不利于档案在各项工作中发挥应有的作用。

（四）机制落实不到位。有的单位档案信息化管理方面虽然制定了许多的制度和机制，但没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象。在实际工作中，档案工作成效在绩效考核中比重很少，档案信息化考核更是少之又少，导致一些制度、规定难以落实到位。

三、加强县级公安机关档案信息化管理的几点浅见

加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从警务运作、公安执法，到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作的方方面面。

（一）提高认识，转变观念。一要强化正面引导。充分利用会议、谈心等方式，教育档案管理员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不称职，就会丢掉工作岗位，切实提高其工作的主动性。二要稳定档案队伍。要挑选一批懂公安业务、懂档案工作、懂信息化操作技能的民警，充实到档案队伍中来，并保持人员相对固定。对表现突出的档案民警，要在表彰奖励、提拔使用中优先考虑，提高档案队伍的向心力。

（二）加强培训，提高素质。一要强化专题培训。要针对档案信息化管理要求，有针对性地组织档案管理人员系统学习档案专业知识、计算机基础知识、文字处理技术、档案管理软件应用，通过专题培训和实际操作，进一步提高档案管理员信息化能力和档案管理工作水平。二要强化岗位培训。要利用集中培训、不定期考核等方式，组织档案管理人员加强对档案业务知识和相关公安业务知识的学习，使档案管理员做到“懂公安业务、懂档案工作、懂信息技术”。三要强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，使档案人员自觉地进行业务交流、研究，取长补短，拓宽视野，更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。

（三）科学建设，加强保障。一要积极争取，保障经费到位。档案信息化建设投入大、效果不直接显现。档案部门要积极宣传档案利用的成果，争取领导的重视和支持，将档案信息化建设经费纳入单位财政经费预算之中，加强对资金的合理使用，提高资金的使用效益。二要打破壁垒，保证高度共享。要根据公安实战工作需要和档案信息化建设实际，逐步将各业务部门相关档案信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享，为基层实战应用提供更大的便利和信息支持。

（四）完善机制，充分利用。一要明确责任。要根据档案管理的各项要求，制定完善各项管理制度和操作规范，层层明确责任，以此促进档案信息化管理工作。二要完善制度。要建立一套适应新时期信息化要求的归档、保密、备份、查阅以及监督管理方面的制度，确保档案管理工作的规范有序。三要强化日常考核。要建立档案信息化管理与应用的激励机制，定期对档案管理员的信息采集、应用情况进行排名和网上通报，其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩，以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。四要提升应用实效。要紧紧围绕公安中心工作，充分利用警务信息综合应用平台和公安档案管理系统，加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理，全面实现档案信息的网上著录、管理和查询，以充分利用网上档案信息服务实战，更好地为公安工作服务。

（作者单位：乐亭县公安局）