制造型企业电子文件“单套制”探究

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摘要：本文从制度优化保障、信息手段支撑、资源整合推进和模式多元化探索四个方面对制造型企业电子文件“单套制”进行应用研究，并以文书档案和产品档案管理为例，探索制造型企业管理类和科技类电子文件“单套制”管理模式。

关键词：单套制；电子文件；企业；制造；研究

单套制即电子设备生成的档案仅以电子方式保存、利用，不再生成纸质档案。近年来，国家有关部门鼓励有条件的部门和单位开展电子档案单套制管理研究，并将电子档案‘单套制’‘单轨制’管理试点研究纳入《国家电子文件管理“十三五”规划》，积极加以推进。“双套制”管理已不适应档案管理发展的新形势和新要求，电子文件“单套制”管理是档案管理工作的发展趋势。

1“双套制”管理弊端分析

1.1双套制不符合当前企业电子化发展趋势。“双套制”是在信息载体大多为纸质文件的背景下，为确保档案的齐全完整与安全而提出并实行的。而目前许多企业和单位推行“无纸化办公”，在工作中产生大量的电子文件、电子数据，这种数字转型下海量电子信息的产生趋势和潮流对双套制产生巨大冲击。1.2双套制造成企业资源浪费和成本增高。为符合双套制纸质文件和电子文件同步归档的保管要求，电子化办公环境下产生的大量文件在已经进行电子归档的情况下，仍需要打印转换为纸质文件保存利用，造成纸张等的大量消耗，在提供检索查询利用服务上，仍然以电子文件和电子数据为主，因此双套制在造成保管成本和人工成本增高的情况下，让纸质档案成为档案馆（室）被遗忘的“故纸堆”。1.3“双套制”影响企业档案管理和利用效率。双套制对纸质文件和电子文件具有双重要求，收集、整理、归档、编目、装盒、排架、鉴定等工作需要在电子环境和纸质环境中分别完成，特别是为避免纸质文件与电子文件出现不完全对应的问题而进行的相互印证和匹配对比工作，使档案管理工作变得繁杂。

2“单套制”应用的现实意义

2.1确保档案归档的完整性与规范性。“单套制”对数字化环境、数字化信息的强依赖和严要求，使其能够在应用中对信息的形成、传递和保管起到良好的约束和规范作用，不同类别的电子信息在系统或平台中产生、流转、使用、鉴定、归档，这一完整生命周期具有既定性、受控性、系统性，有效减少双套制模式下文件形成者由于疏忽大意或者意识淡薄造成的纸质文件漏归档或归档不完整的现象。同时，在“单套制”环境下，归档方式和规范性要求可通过信息化手段预先在系统或平台中予以设定，有效减少文件不规范造成的退档现象。2.2提高工作效率并降低保管成本。“单套制”在企业中应用，明确了信息传递方式和信息保管方式的数字化要求，能够使归档者和档案工作者从繁杂的纸质档案整理中得到解放。另一方面，“单套制”应用后，文件归档操作程序能够得到简化，文件形成者或业务部门可直接实现“线上归档”“一键归档”。与此同时，档案工作人员整体统筹能力也将得到提升，在与各业务部门的交互中能够更加高效便捷、积极主动。因此，“单套制”在降低保管成本和人工成本、提升工作效率和管理效益方面具有独特优势，这也是数字化办公前进的方向。2.3提高档案价值发挥的时效性和便捷性。双套制的双重要求，使得档案管理工作变得繁杂，而档案价值的发挥具有时效性，可能在某一段时间具有较高的参考和利用价值。“单套制”能够督促电子文件及时、高效、规范归档，提前转变为档案，及时、充分发挥档案参考或凭证作用。同时，“单套制”保管的电子档案不再是纸质文件扫描版本，而是能够保证电子档案真实性的规范格式文本，其操作和利用也将会更加便捷和灵活。

3制造型企业电子文件“单套制”应用分析

3.1制度优化保障推行“单套制”。管理是一个创新性管理手段，需要国家层面的政策支持，行业内的标准保证，企业内的规范支撑。从国家政策层面，修订后的新《档案法》明确了电子档案的合法性、地位和作用，在安全管理要求和信息化系统建设等方面做出了明确规定，旨在推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。这对“单套制”管理模式探索与实践提供了支持，解决了“单套制”推进过程中存在的政策层面的问题。从行业标准层面，行业内已经制定了关于“单套制”数字档案相关的国家和行业标准，制定了《电子文件归档与管理规范》《电子文件长期保存格式规范》等一系列关于电子文件管理的标准规范，明确了电子文件归档管理的基本要求。但对于电子文件“单套制”管理技术层面的规范稍显不足，需完善以与“单套制”管理模式相配套。从企业管理体系层面，依托国家政策支撑，在争取实行“单套制”试点的基础上，结合企业管理实际情况，制定出一系列与“单套制”管理思路相配套的管理要求，从“单套制”管理要求上明确管理目标、管理原则、管理范围、管理内容、实现方式，并按照不同门类档案分类形成具有不同特点的“单套制”管理体系，按照顶层规划—制定方案—试点推进—经验总结—全面展开的思路，在企业内部乃至行业内部推行各门类档案“单套制”管理，力争全面解决电子文件归档“归什么”“在哪儿归”“归哪里”“怎么归”“怎么用”等问题，从而保证“单套制”管理全面、有序、深入开展。3.2信息化手段支撑“单套制”。管理与传统的双套制管理模式不同，是基于电子文件单轨运行、归档、保存、利用全过程管理。信息化手段优化升级是“单套制”管理的技术保障，数字档案馆（室）建设是“单套制”管理的必要条件。3.2.1以信息化手段为支撑，确保电子文件单套归档真实、准确。为保证“单套制”归档准确性，需要对前端业务全面了解，提前介入，对前端业务信息系统进行归档接口开发和设置，制定电子文件元数据归档方案，明确数据推送规则和系统接口规范，固化形成归档策略，实现电子文档一体化管理；为保证“单套制”归档真实性，在电子文件形成、归档过程中采用电子签章、日志管理、四性检测技术，对电子文件形成归档全过程进行监控，保证“单套制”归档电子文件真实有效。3.2.2以信息化软件为依托，确保电子文件单套保存安全长期可靠。一方面可对电子文件进行格式处理和封装，对于长期保存的格式应满足格式开放、不绑定硬件，文件显示一致性、持续可解释、稳定、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用等要求；另一方面，在电子文件管理过程中应构建电子档案信息安全保障体系，通过安全性检测、病毒检测、安全审计、信息备份与恢复等多种措施，保证电子文件档案的安全性。3.3资源整合推进。3.3.1领导重视、加强协同推进。电子档案“单套制”管理是一项复杂的系统工程，需要协调多方资源、统筹整合推进，没有企业领导的支持是无法实现的。对外协调上级组织、上下游供应商、参研单位，给予政策性的支撑和制度上、技术上的支持配合；对内应加强与公司各业务部门之间的协商和沟通，深入一线业务部门，了解其文件形成情况，并有针对性地制定相关的标准规范。3.3.2资金支持、加强基础建设。电子档案“单套制”管理的实现是以先进的软件技术与硬件措施为支撑的，只有具备足够的资金支持，在满足技术条件的基础上，配备先进的硬件设备和软件技术，才能从技术上保证电子文件安全可靠，提升企业档案信息化水平。3.3.3培养人才、提高人员素质。实行档案“单套制”管理，要求档案管理人员不仅具备扎实的档案管理理论知识，还要具备较强的信息化技术操作能力。应当加强教育培训，加强实践锻炼，提高人员素质。3.4应进行应用模式多元化探索。电子文件“单套制”主要通过工具层、流程层、规则层实现。3.4.1规制保障。在实施“单套制”管理初期，档案管理人员应主动策划，提前谋划，制定电子文件“单套制”相关档案管理要求如文稿格式、内容结构、分类方案、保管期限和电子文件管理安全保障要求等，推动“单套制”管理规范化、标准化。3.4.2流程再造。为实现电子文件“单套制”安全、可靠管理，需要档案管理人员综合考虑、系统梳理电子文件流转全生命周期，对电子文件管理流程每一环节进行分析、梳理，识别关键点、风险点，最终，基于对全流程的宏观把握和每一环节的微观分析，对现有的业务系统进行流程优化甚至是流程再造，将档案管理具体要求嵌入电子文件流转全过程，保证电子文件全生命周期的档案属性。3.4.3工具支撑。信息化手段是实现电子文件“单套制”的必要手段和工具支撑。一方面，通过信息化手段实现电子文件凭证性。电子文件凭证价值是“单套制”管理的必备条件和核心目标，通过电子签章、时间戳、数字签名、电子水印等手段，确保电子文件归档的原始性、真实性；另一方面，通过信息化手段保证电子文件安全性。在系统设计时，通过防火墙技术、防改写技术、安全容灾备份机制等手段，确保电子文件管理的长期安全性、可用性。

参考文献：

［1］陈彦.“双套制”“双轨制”走向何方［J］.机电兵船档案，2018（2）：36—37.

［2］钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考［J］.档案学通讯，2017（4）：8—9.

作者:蒋永芳 单位:中国航发商用航空发动机有限责任公司