强化档案信息质量 促进档案开发利用

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摘要： 本文通过阐述强化档案信息质量的具体措施，提出如何才能实现档案资源开发的最大利用的具体对策。

Abstract： Through explaining the specific measures to strengthen archives information quality， this article proposes countermeasures on how to achieve the maximum utilization of archives resources development.

关键词： 强化;档案信息质量;开发利用;共享

Key words： strengthen;archives information quality;development and utilization;sharing

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）04-0199-02

0 引言

本文所讲的档案信息质量主要是从档案卷宗的内在质量入手的，其主要体现在：档案内容的完整性、档案内容反映的事件的真实性、档案卷宗排序的规律性和合理性以及档案纸质的优劣性和文字书写清晰度等。

1 档案信息质量与开发利用的关系

首先，档案信息质量是档案开发利用的前提。档案信息质量决定着档案开发利用的程度，如果档案的信息质量不齐全，那么档案开发利用的效果就不理想，而如果档案内的资料齐全，那么在查询档案信息时就可以快速地查询出来，从而节省了大量的人力物力，促进了档案的重复利用;其次，档案的开发利用是评价档案信息质量的唯一标准。档案信息如果不能被有效地利用，则档案管理就失去了应有的作用，也就不能真正实现档案信息保存的意义。档案信息资源的利用，可以反映出档案信息的质量，信息需求人员在查询档案信息时，发现档案中没有自己需要的信息就说明档案信息的质量不高，就需要档案管理人员及时地进行档案的更新与完善。结合笔者多年的档案管理经验，高校档案资源数据库内的资源建设，很大一部分是由于学生在查询相关信息时因为缺乏相应的信息而进行补充的，因此档案信息质量与开发利用是相互促进的关系。

2 提高档案信息质量的措施

2.1 提高档案信息意识，加强档案宣传 首先，提高高校管理者以及档案管理工作人员的档案质量意识。档案信息质量的高低与档案形成者有很大的关系，作为直接从事档案信息收集与管理的档案工作人员，一定要具有档案信息质量管理意识，在源头上规范档案信息的质量，保证档案内容的真实、全面，同时高校的管理者作为档案管理工作的总负责人，一定要重视档案信息质量，加强对档案信息质量管理的支持力度，制定切实可行的有助于提高档案信息质量的制度措施，规范档案管理工作;其次，要加强对档案信息质量管理工作的宣传力度，让人们明白档案信息质量的重要性，提高档案管理人员的档案信息质量优化意识，因此高校要积极组织档案管理人员参加各种档案管理工作交流会与培训会，提高他们的思想意识。

2.2 做好档案信息的收集工作 档案信息质量的高低取决于档案信息收集阶段的质量，档案信息收集得比较全面而且准确就会提高档案信息的质量，因此对于纳入到归档的信息一定要进行甄别：一是要做好档案的鉴定制度，档案管理人员要对档案信息进行仔细地鉴定，对于不符合事实的信息要坚决地给予去除;二是建立档案审核制度，对于收集的信息要经过多部门多环节的审核之后，才能纳入到档案中，通过严格的审核制度保证档案信息质量的真实。

2.3 创新档案信息管理技术 在信息化时代背景下，强化档案信息质量，就必须要借助现代计算机技术，实现档案资源信息的数字化、网络化，通过现代计算机技术可以实现档案信息在形成的过程中的准确性，而且还可以提高档案信息资源的使用率。通过网络技术实现档案信息资源的共享，为人们使用档案信息提供了便捷的途径，当前的档案信息管理技术主要有：一是信息安全技术。信息安全技术就是通过对档案共享平台的安全管理，保证共享平台不被外界病毒等侵犯，保证档案信息共享平台的安全运行;二是数据迁移与数据仿真技术。该技术是实现高校档案信息资源公共平台的重要支撑，通过该技术可以保证档案信息需求者之间通过该平台了解档案信息，而不再受地点、时间的限制。

3 强化档案信息质量，促进档案开发利用的具体对策

3.1 建立完善科学的高校档案管理机制 一是要贯彻集中统一管理的原则。高校在教学、科研、生产、管理等各项实践中形成的有保存价值的全部档案，应当由高校档案部门全面收集、集中管理;二是要加强规章制度建设。规章制度是做好各项工作的前提保证，要使高校的档案材料收集齐全完整，必须建立一套切实可行并且操作性较强的档案材料归档的规章制度。要坚持按规章制度办事，克服随意性，持之以恒;三是要对高校教学档案进行科学有效的管理。要把档案工作纳入到学校、部门的计划、规划，纳入教学、科研管理工作，纳入教师、专业人员和机关干部的职责范围，并且要布置、检查、验收档案工作。只有完善档案管理机制、实行岗位责任制、责任到人，高校档案工作为教学科研服务才能落到实处。

3.2 扎实做好档案信息的整理工作 档案工作的目的就是为高校的广大师生提供各种信息资源，为高校教学活动提供丰富的资源。而档案信息开发利用的前提，就是高校的档案信息丰富、全面、正确，因此实施档案开发利用的根本就是要做好档案信息的整理工作，以便为师生提供更加全面的服务。首先，高校的档案管理人员要按照档案信息的种类进行科学的分类，并且按照档案信息资源进行区别化的收藏，以便信息需求者在检索信息时能够在第一时间知道档案信息的内容;其次，高校在整理档案信息资源时，要密切联系高校的实际发展情况。要积极构建适合本校专业发展的档案信息资源，比如高校在构建档案信息资源时要选择本校学生的资源，比如高校没有艺术类专业的学科，高校就要少构建甚至不构建艺术类的档案信息资源。

3.3 优化档案信息质量，构建档案信息资源共享平台

基于现代媒体技术的发展，高校档案管理部门要充分利用现代计算机技术，实现高校档案信息的数字化，以此解决档案信息资源传播速度慢、资源分布不均的问题。一是实现高校内部档案资源的数字化。高校的档案管理部门要积极将现代计算机技术引入到档案信息资源建设中，实现对高校档案资源的数字化平台建设，高校内的师生可以通过网络平台进入到高校档案信息资源管理中心，从而快速地查询自己需要的知识;二是构建高校间的档案信息资源共享平台。高校之间要加强合作，整个高校内的档案信息资源，通过构建区域性的高校档案信息平台，不仅可以实现档案信息的最大利用率，解决高校档案资源不均的问题，还可以降低高校的档案资源建设成本，提高高校的经济效益;三是加强高校档案资源与社会公共档案信息资源的整合，随着高校教育功能的转变，高等教育服务于区域经济的发展，因此高校档案信息资源要与公共档案资源实现整合。

3.4 高校档案管理人员要转变服务方式 档案的开发利用是档案工作的主要内容，因此要想最大程度开发利用档案信息资源就必须要转变传统的服务理念，创新服务方式：一是档案管理人员要改变服务理念，档案管理工作职能要由档案信息管理转变为积极主动提供服务，树立为广大师生服务的意识;二是拓展服务范畴。高校档案信息资源的开发利用对象不仅仅是高校内的师生，还要服务于区域经济的发展，档案管理人员要利用高校的丰富信息资源，为地方经济发展提供丰富的理论知识;三是要建立完善的沟通与反馈机制，档案管理人员要及时与信息需求者进行沟通，征求信息需求者的意见，了解自己在工作中的缺陷，以便在以后的工作中得以改正。

总之，基于档案信息质量与档案开发利用的相互促进关系，高校一定要重视档案信息质量，通过提高档案信息资源的质量，促进档案的开发利用，发挥档案资源的作用，从而为高等教育的科学发展提供重要的支撑。

参考文献：

[1]王跃.强化档案信息资源的开发利用意识，更好为科研服务[J].中国城市经济，2011（04）.

[2]颜昱辉.加强档案信息资源的开发利用 促进科研生产发展[J].今日中国论坛，2013（07）.

[3]怡秀春.高校档案开发利用中的问题与对策分析[J].中国科教创新导刊，2013（5）.

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作者简介：黄帅（1985-），女，山东济南人，湖北工业职业技术学院档案馆馆员，研究方向为档案管理。