新形势下高校学位与研究生教育管理系统创新路径探析
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摘 要 信息时代的学位与研究生教育管理系统在很大程度上提高了研究生管理工作的效率，实现了各个工作环节之间的资源共享，推动了学位与研究生教育管理工作的规范化和科学化。本文结合江西师范大学办学实际，分析了当前高校学位与研究生教育管理系统普遍存在的不足，围绕学位与研究生管理系统在新形势下的创新路径进行了初步探究，认为在新形势下，高校的学位与研究生教育管理系统应该从数据源唯一、涵盖学科建设、丰富用户分级权限、取代日常管理和增加人性化设计等方面加以改善和提升。
关键词 研究生管理 学位管理 信息系统
中图分类号：G643 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2016.01.006
Analysis about the Innovation Path of University's Degree and Graduate Education Management System under the New Situation
――Taking Jiangxi Normal University as an example
LI Fei， XU Huayin， XIAO Ziliang
（Jiangxi Normal University， Nanchang， Jiangxi 330022）
Abstract In the information age， degree and graduate education management system has greatly improved the efficiency of the graduate students' management work， it is realized the resource sharing among the various work links， promoted the standardization and scientific of the degree and graduate education management. Based on the fact of Jiangxi Normal University， it is analyzed the common problems of university degree and graduate education management system， explored the innovation path of degree and graduate management system under the new situation. In the new situation， the University's degree and graduate education management system should be improved from the five aspects - Single data sources， covering subject construction， enriching user classification authority， replacing daily management and increasing human design.
Key words graduate education management; degree management; information system
随着国内高校研究生招生规模的不断扩大和招生类型的不断增多，现有的学位与研究生教育管理系统逐渐不能满足形势发展的需要。如何从这种量大且重复性强的工作中解放出来，提高管理水平和工作效率，将更多精力投入到研究生教育研究及培养质量监控等方面，已成为研究生管理部门亟待解决的问题。①
1 当前学位与研究生教育管理系统的主要功能
（1）对研究生的信息进行分类管理。这是研究生管理系统的原始和基础功能，涵括了从研究生学籍注册、选课排课、成绩录入到学位信息及毕业数据管理各基本环节。其主要功能是将研究生个人学籍信息保存在电子数据库，并分别调用于培养各阶段，同时赋予该用户组一定的互动权限。（2）对导师的信息进行规范化管理。与本科生管理系统最大的不同，就在于研究生管理系统中必须具备导师信息管理的功能。这是对具备导师资格的教师专门开设的用户组管理模块，主要功能是对校内导师和校外导师信息进行监督与管理，为导师甄选和导师聘任提供依据，同时赋予该用户组一定的研究生管理权限。（3）为管理部门提供完善的信息数据平台。系统管理员负责同步和监督校内各个学科的建设和发展情况，为学科评估和领导决策提供依据。研究生管理系统将各项管理模块化，每项内容都是一个独立的子模块，每个子模块之间既相互联系，又彼此制约，极大提高了管理部门的工作效率。
2 新形势下学位与研究生教育管理系统存在的不足
（1）数据来源不唯一，数据库衔接不连贯。研究生管理教育系统是既一个综合性的事务管理和信息处理平台，也是一项复杂的信息共享过程。目前，学校研究生管理系统的数据来源是多方面的，有招生录取数据库、财务缴费报到数据库、注册在籍数据库，甚至还有在培养过程中的各类手动录入数据库。这些数据均有自行一体的统计标准，相互之间很容易产生差异。这些有差异的数据源使得研究生管理系统中数据混乱，出现在籍人数与毕业人数对不上、学生信息错误临时核对修改等现象，直接影响了研究生管理的公信力，降低了工作效率。
（2）与学科建设联系不紧密。当前学校使用的研究生管理系统的基本功能仍然主要是围绕研究生学籍管理与培养管理，基本不涉及学科建设。随着近年高校学科建设的发展，研究生教育越来越受到重视，研究生的培养和管理也与学科建设日益紧密。现有的研究生教育管理系统无法完成与学科建设相关的数据录入、数据共享、数据审核、信息服务等工作，致使学校研究生教育管理系统不能发挥其特有的优势，为学科建设服务。
（3）导师管理功能不够完善，导师特色功能不明显。导师在研究生的学习管理中发挥着极其重要的作用，应把导师管理育人的功能贯穿始终。但学校当前的研究生管理教育系统仅侧重于为研究生提供服务，对导师的管理不够突出和具体。导师不能通过系统对研究生进行日常管理，不能通过系统对研究生的成绩考核、开题时间、开题评价、中期检查、论文题目修改等培养质量进行有效监控。很多导师至今仍然用E-mail和QQ等工具完成这些工作。
（4）在程序上不能涵盖研究生培养全过程。研究生培养是一系列复杂的管理过程，全过程包括日常管理，论文答辩，学位授予，导生互选等等。各个过程相互联系，缺一不可，否则不能体现研究生的全面发展。而学校目前使用的研究生管理教育系统并不能涵盖其所有方面。
（5）学术型与专业型硕士在系统管理中差别不大，无法体现出专业型硕士的特点。学术型硕士与专业型硕士在研究领域的侧重点不同，研究方法细节上存在较大差异，尤其在双导师式的管理模式与实践工作中，两者的差异更为明显。专业学位研究生的培养以专业实践为导向，重视实践和应用，培养在专业和专门技术上受到实践训练的高层次人才，对专业实践有很高的要求。学校目前使用的研究生教育管理系统并没有将两类硕士明显分开，仍然沿用传统的学术型研究生管理体系，在管理方式上不能突出专业型硕士的培养特殊性，与其培养方案有明显的冲突。
针对专业型研究生培养方案模式不同，单独设置学术性研究生模块，结合双导师制和实践基础培养的流程，实现校内外管理同步，这样既方便导师对学生的管理，也方便学生对个人信息的查询与核对。
（1）以招生录取数据库为唯一数据源，建立一个快捷导入导出的数据库转换系统。数据库技术是管理信息系统、办公自动化系统、决策支持系统等各类信息系统的核心部分，是进行科学研究和决策管理的重要技术手段。因此，新型的数据库倒入导出管理系统的建立是无比迫切的。新的研究生管理系统，必须保证数据源的唯一性，即以招生录取的原始数据库为基础，在管理过程中，逐步增加数据和表单，能够便捷地导出和转换数据，供其他管理单位所用。新系统建立后，研究生能在学籍结束时快速导出学籍表、学位授予和个人信息等，管理员能便捷地一键导出国家就业系统所要求的数据库格式……这种唯一性将大大减少数据出错率，节省大量的时间和精力，有效利用信息资源，提高工作效率。
（2）突破传统的研究生管理观念，建立涵盖面更广的学位与研究生教育管理体系。首先，要在管理系统中增加学科建设管理模块，并以学科建设为基础，将学位点建设与研究生招生学科方向进行动态互联。学科数据与研究生管理数据互通共享，结合国家对学科建设的各项评估体系自动生成。其次，研究生管理系统应该开发研究生思想政治教育模块，强化导师育人功能，树立导师与学生一起成长的思想。
（3）增设用户权限分级新模块，丰富用户组织权限和功能。除了传统的普通学生用户、普通教师用户、学院管理员用户、学校管理员用户、系统管理员用户以外，新增设导师用户组。导师用户组又细分为校外导师和校内导师，既建立了校内外导师间的信息交流平台，又增强了导师对学生监督与管理。在充分了解与掌握专业学位研究生培养方案的功能与特性的基础上，单独设置专业型研究生模块，针对专业学位研究生对其在校外实践学习中进行管理与考察，结合双导师制和实践基础培养的流程，对所指导的研究生进行方便快捷的日常管理，实现校内外管理同步，这样既加强了导师对学生的管理，也方便研究生对个人信息的查询与核对。研究生还可以通过这一渠道对导师进行评价，学校也可以对导师进行监督与评估，从而有效保证研究生培养质量。
（4）将研究生日常管理移植到网络管理中，真正实现网络化。新形势下，将更多的研究生教育管理工作实行网络化是一种必然，例如网上招生系统、网上研究生管理信息系统等。运用网络平台实现无纸化办公，充分发挥资源共享，完善逐级审核制度，实现“学生-导师-院系-学校-学生”的日常管理流程。在研究生请销假、评奖评优评先、“扶困”、“三助”等研究生日常管理工作中，实现网络审批，简化繁冗程序;在学位论文评审中，实现“毕业论文上传-导师审阅-学院-匿名评审-结果反馈”的网络化评审流程，既能杜绝学术不端又能极大减少人为影响因素，严把学生毕业论文关。充分运用计算机技术和网络手段，通过将业务管理与流程管理分离，使系统具备了良好的可扩展性，实现了信息共享，保证了学位信息准确规范。②
（5）加强系统的人性化设计，完善各模块的数据统计功能。针对研究生教育管理过程复杂程度，努力提高系统使用的兼容性和易操作性，确保不同版本和操作环境的计算机网络都能正常浏览和使用系统， 这也是系统开发对网络环境适应能力的体现。③通过对各模块统计功能的开发和完善，使系统在数据仓库、决策、管理等方面有所突破，可以为研究生学习、导师教学、科研和管理发挥更大作用。与此同时，可以开发私人小助手等功能，作为网页机器人的形式，在用户登录时便提醒用户的近期工作或任务、危机预警信息等，给用户以指导作用。或者通过短信通知的形式，加强用户与系统间的联系，实现信息及时共享。再者，目前手机网络的普及率已经超越计算机，所以构建手机APP是拓宽用户渠道的必然形式。
本文为江西师范大学研究生教学改革项目“高校学位与研究生教育管理系统开发与应用――以江西师范大学为例”的研究成果
注释
① 蒲芳.研究生管理系统为学位管理的规范化提供保障[J].甘肃科技，2008.5（174）.
② 王素美，黄宗英，来天平.基于业务流程的学位管理系统的设计与实现[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015.3（330）.
③ 刘伟.研究生学位管理信息系统的设计与应用[J].北京教育（高教），2014.8（133）.