中国海油采办管理报表体系搭建的思考
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摘要:本文通过分析中海油采办业务报表应用的现状,反思报表工作的不足和持续改进的方向,提出建设集团采办管理报表体系的思路,对类似国内大中型央企具有借鉴意义。
关键词:采办;报表体系
中图分类号:TP317.3 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 07-0000-02
Thoughts on the Establishment of CNOOC's Purchase Management Report System
Zhang Bin
(China National Offshore Oil Corp.,Information Technology Center,Beijing100010,China)
Abstract:The article states the thoughts of establishing CNOOC's purchase management report system by analyzing the reality of CNOOC's purchasing business,
introspection the shortcoming and the further improvement direction,which will benefit those similar large and medium domestic SOE.
Keywords:Purchase;Report System
通过五年多的ERP实施,虽然各上线单位都开发使用了相当数量的报表,但尚未建立中海油集团统一的采办管理报表体系,没有形成报表规范,且目前系统中部分报表使用现状不尽如人意。从集团层面出发,如何建立并完善报表体系和规范,形成报表开发使用的长效机制,确保报表的可用性和准确性,为公司管理运营提供支持是非常有价值的工作。ERP系统上线后,如何开发使用好报表对于业内一直是一个比较重大的课题,对于国内其它大中型央企同样具有借鉴意义。
三、 对报表现状以及未来方向的一些思考:
通过前期对采办管理报表的初步梳理和分析,目前报表系统使用现状未能完全达到前期设计开发目的一个关键因素是报表各项统计值不统一(或者是不准确)。究其原因是自海油SAP实施起,没有采用一个统一的数据字典规范各种统计指标的取数逻辑和算法,亦即是:一首先应由业务部门出具统计性指标的标准解释和定义;二是在这个基础上实现SAP系统中的标准取数逻辑和算法。一个简单的列子:采购金额。现在SAP系统中几乎所有的采购统计报表都有这个字段的合计统计,但算法各有不同,有PO订单金额合计、有收货入库后的金额合计、有发票校验后的金额合计,单单这一个字段就可以导致各单位的采购统计报表数出多门。
个人认为如要建立完善的报表体系和规范需要做以下三项关键工作:统计指标编写、数据字典编写、报表体系建立。这三项工作是相辅相成,每阶段工作都是建立在前一阶段的工作基础之上。各阶段的里程碑目标同时也是交付品主要有三个:《采办管理统计指标》、《采办管理统计指标数据字典》、《采办管理报表体系》。其中《采办管理报表体系》是最重要的工作交付品。同时在此项工作,可建立报表开发使用的长效机制,持续完善报表体系和规范,确保今后报表开发的可用性和准确性,使ERP系统能为公司管理运营提供更加有效的支持。并且我认为解决报表问题是系统工程,工欲善其事,必先利其器,必须要由上至下,逐步推进这个工作。这三项工作中的关键因素是:业务人员的参与和推动,在统计指标和报表体系建立中尤为重要。
下文将就这三项工作中最重要的交付品《采办管理报表体系》展开探讨
二、采办管理报表体系设计思路
通过建立采办管理报表体系加强ERP系统对集团采办业务的支持,提升系统的应用价值,同时通过建立完整的报表体系,对集团采办业务管理报表的现状分析,统一各单位报表的统计口径,明确具体的指标定义,并推广到各单位实现采办业务管理的标准化和统一化。
考虑将中国海油集团采办业务报表体系分为:决策层、管理层和业务层,业务层报表为管理层报表的基础,而管理层报表又为决策层提供支持,三部分成金字塔形体系架构。决策层报表主要用于分析采办业务的关键指标,为控制采购的成本、制定集团的采购战略提供信息。管理层报表从采办业务各部分流程的需求出发,分别从不同维度对采办支出、需求管理、供应商管理、寻源管理和合同管理的指标进行分析,展示各模块业务的总体请况。业务层报表通过订单、合同、供应商等明细信息显示集团各单位采购业务的日常运营信息和采购执行情况。
(一)决策层报表
决策层报表主要通过对采购集中度、供应商离散度等关键指标(KPI)进行分析,对重点物资制定采购战略,加强集中采购力度,发现采购节约机会,实现采购收益,指导和监控下属企业的采购活动,同时为公司决策提供量化的支持。
考虑设计以下KPI:采购价格的同比环比、采购金额按品类分布、采购节约率、供应商离散度、80%采购额的供应商数量、采购金额TOP10的供应商、重要物料供应商清单、采购工作量、采购集中度等。
(二)管理层报表
在该层面上考虑按业务管理需要将报表分为两个板块,一是侧重于采办支出分析的报表,二是侧重于采办业务过程管理和控制的报表,并在这两个板块基础上充实完成管理层报表体系的搭建。
2. 管理层支出分析报表
支出分析报表能从不同维度汇总采购金额和货物数量等指标,帮助业务人员过滤采购物料,寻找集中采购机会和优质供应商,发现节约成本的机会,节约采购资金。主要考虑建立以下分析维度:
时间维度:分析采购金额在不同年度、季度、月度的分布,比较物资采购价格随时间的变化趋势,价格在不同时期的特性,寻找价格在促销期间的降价机会或规避价格上涨。
物料组维度:从目前ERP系统的四层物料组结构逐层向下挖掘,分析物料大类、中类、小类、品名和物料编码的采购金额,定位支出费用最大的一些物料品类,帮助业务人员筛选重要物料或需要集中采购的物料,进一步挖掘这些物料节约采购金额的机会。
成本对象维度:分析采购金额在成本中心、项目WBS等方面的成本归集,分析采购金额在不同成本对象下的分布,对某类采购金额较大的来源进行分析,统一制定采购计划,进行集中采购,降低成本。
供应商维度:分析供应商的采购金额分布,帮助业务人员选择供应商,清理冗余的供应商,增加向制造商进行直接采购的比例,节约费用,对供应商业绩进行评估,减少评估较差的供应商采购量,并考虑与供应商进行谈判或选择新的供应商,提高采购效率,降低采购支出费用。
组织结构维度:分析不同级别单位的采购金额,对金额较大的单位加强采购管理工作,从采购组织和采购组分析各单位的采购工作量和业绩、对不同组织间共享物料的采购挖掘集采机会。
付款条件维度:为采购人员在合同签订过程中取得有利的合同签订条件,减少采购物资到货所用时间,争取有利的付款时间和条件、延长和统一付款周期。
供货目的地维度:分析采购金额在不同送货地域的分布情况,找出采购金额较大和交易发生集中的送货地域,便于业务人员制定集中采购策略,同时为未来考虑集中储备做好数据准备。
2.管理层采办业务报表
管理层采办业务报表主要由需求管理、寻源管理、供应商管理、合同管理组成,提供采办业务各部分过程管理和控制的信息,并能进行多维分析并下钻到对应模块的业务层报表,帮助业务部门用户了解具体的采购业务信息。按不同采购方式对需求信息进行分类汇总,并能逐层挖掘查看具体的业务信息;对不同物资的历史报价进行对比,为制定物资采购预算提供参考;通过单次合同了解合同到货情况,对框架协议信息分析采购方式和协议到期情况;通过分析供应商履约率、供应商综合绩效评估为供应商绩效考核提供参考,分析供应商的历史成交价,为选择供应商提供依据。
3.业务层报表
业务层报表主要由需求管理、寻源管理、供应商管理、合同与订单管理、综合查询组成,帮助业务人员及时了解采购业务的日常运营和具体执行情况明细信息。
需求管理报表主要提供采购申请的详细信息、采购申请变更记录、采购申请的合并和分配等信息,及时展现采购申请从创建到审批过程的状态变化和工作进展,便于业务人员对采购申请进行状态跟踪。
寻源管理报表主要提供报价明细信息和历史的报价记录,用于帮助业务人员在寻源过程中获得历史报价信息,为制定招投标策略提供参考依据,降低采购成本。
供应商管理从不同角度展示供应商的详细信息,帮助业务人员全方位了解供应商的资质和招投标历史记录,加强对具体供应商的绩效考核。
合同与订单管理则提供合同详细查询、合同变更记录、合同履约记录、订单详细信息、订单变更记录、订单到货及开票情况,帮助业务人员加强合同和订单管理,及时了解合同和订单的详细信息和变更情况,跟踪合同和订单的操作流程。
综合查询包括需求执行情况、采购申请及订单执行周期、关联交易,以及从物资、服务、工程角度分析的采购金额统计情况,使业务人员能综合了解采办业务的执行情况和周期,提高采购效率,减少采购执行时间,加强对重要物资的采购业务管理。