浅谈基建项目档案资料的收集整理与移交

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[摘 要]如何将基建项目档案资料收集归档、整理与移交档案室，是每个基建档案管理工作者值得思考和探讨的问题，本文试从基建工程报建文件、在建文件和竣工验收文件等方面作分析，对基建项目档案资料的收集、整理、移交过程中注意的问题提供一些解决方法。

[关键词]基建工程；档案资料；收集；整理；移交

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01

基建项目档案资料是项目工程从规划立项报建开始，到项目竣工验收及完成价款结算审核等过程资料的如实反映，如何做好整个项目文件资料的收集归档、整理与移交档案室非常重要。

一、基建项目档案资料的收集

按照《国家重大建设项目文件材料归档与整理规范》，建设项目文件资料收集范围可分为：依据性文件、基础性文件、管理文件、施工文件、监理文件、设备文件、科研文件、涉外文件、试生产文件、财务文件、验收文件等。根据基建项目的阶段性特点，档案资料的收集范围可概括为以下三个方面：

（一）报建文件资料

报建资料是基建项目内容的一个重要依据。每项基建的报建都有一些规范的流程，这些报建文件必须完整收集归档。报建资料包括项目依据性文件、项目基础性文件和项目管理文件。

1、项目依据性文件

包括项目建议书及其报批文件；可行性报告及其评估、报批文件；环境预测及环境影响报告书和批复文件；项目任务书及其报批文件等项目立项文件。

2、项目基础性文件

包括地质勘察报告、地质图；水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等，规划设计及其报批文件；技术设计文件；技术秘密、专利文件；设计评价及审批文件等设计基础资料和设计文件等。

3、项目管理文件

包括征地、移民安置批准文件；计划、投资、统计文件；概算、项目投资评审报告书（预算）文件；招标投标文件；各种合同及合同谈判、变更、索赔文件；规划标准文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、防雷、人防、质量监督等文件。

综上所述，报建文件资料收集范围可归纳为如下内容：

1、立项请示报告；

2、发改委项目核准意见书（批文）；

3、规划报建申请；建设用地的土地使用证件（新征用地有控制性详细规划书、环境评估报告、建设项目的批准、核准、备案文件和国有土地使用权出让合同）；《建设用地规划许可证》；规划批准方案总平面图；修建性详细规划审查；

4、勘察、设计招投标文件、合同；

5、地勘报告；

6、设计图纸：设计方案应包括总平面图、平面图、立面图、剖面图、效果图、文字说明（含建筑施工图、结构施工图、给排水平面图、强电图、弱电图，消防图、防雷图）。设计方案编制所依据的修建性详细规划图纸和批复文件；建设用地的1：500现状地形图，在地形图上标示土地使用证件用地界限和建设工程位置；工程概算书；

7、结构设计计算书

8、设计图纸审查（含施工图、管网、排水、节能、单体审查）；

9、消防、防雷和人防专项审查报告书；

10、其它有关文件，如涉及相关部门的审查意见和协议等。

11、建筑工程规划许可证

12、施工、监理、招标、招投标文件、合同、中标通知书及招标公告资料

13、建筑施工许可证

14、项目投资评审报告书（预算）。

（二）在建文件资料

在建文件资料是项目施工、监理、设备、材料和技术方面内容的体现，在建文件包括施工文件、监理文件、设备文件、科研文件、涉外文件、试生产文件等。项目在建过程会遇到许多方面的变化，如设计、材料等方面的变更，变更资料同样是整个项目资料的重要组成部分。在建文件收集主要包括如下内容：

1、基础施工资料；

2、结构建造资料；

3、施工过程质量监督、安全监督；

4、施工过程变更资料，如设计、材料、工期等；

5、有关文件、会议纪要、补充协议、来往函件；

6、工程施工进度、材料记录、技术记录、验收资料；

7、监理检查记录备案资料。

（三）竣工验收与结算文件

竣工验收与结算文件是基建项目的最后一个环节，项目验收结算资料的收集范围包括测探文件、财务文件、验收文件，主要归档内容有：

1、竣工与验收资料；

2、竣工图；

3、规划、施工、消防、防雷、管线、质量等专项验收；

4、竣工验收备案资料、工程施工技术资料

5、结算审核报告书。

二、基建项目档案资料的整理

收集归档的基建工程资料需要经过系统规范的整理，使之成为一系列具有有机联系的案卷，以便于移交、保管和利用。在整理时，可分为文字材料、图样材料、图文混合材料、声像材料等进行组卷，整理后立卷要形成封面、卷内目录、经过整理的材料文件、卷内备考表、封盒等。整理过程需要注意的步骤和方法：

（一）鉴别归档材料的属性、完整性、准确性、密级和保存价值。

（二）按照基建项目资料的形成规律和有机联系，保持案卷的成套和系统归档。

（三）案卷排列可按项目报建资料、在建资料、竣工验收资料等阶段排列。

（四）文书材料整理：文书材料整理时要排序编号，编印页码，制作卷内文件目录及装册入盒。

（五）图纸材料整理：图纸材料整理时按总平面图、平面图、立面图、剖面图、效果图、文字说明等顺序规范整理，注意将图纸中的每页目录折叠显示在外，图纸内折，折叠后按图纸总目录顺序排列，每卷图纸结合档案盒容量组卷，并编制卷内目录、包装入盒。卷内目录注意包括顺序号、图纸名称、图纸内容、页号或图纸目录号、份数、备注等。

（六）声像材料整理：声像材料指软盘、光盘等非纸质类工程档案材料，组卷时要编制卷内目录，目录的栏目包括：序号、归档时间、题名、编制单位、日期、材料类型、编号、数量、备注等。

（七）整理过程注意的问题与解决方法

1、项目报建过程重复利用的资料较多，工避免收集归档时资料重复收集。解决方法是将归档资料备案再鉴别筛选，将结论性资料整理归档。资料要用原件，如用复印件要说明原件去处。

2、要避免错误资料归档。如图纸资料、各类审核审查资料有时已经多次反复修改变更，一起归档时容易出现混乱使用。解决方法是初步设计、方案资料不归档，图纸资料、审查审核资料要以最后确认件进行归档。

3、在建资料要避免忽略归档，工程技术经济签证（涉及设计、材料、工期等变更）、工程进度清单报表资料、会议纪要、请示、来往函件等，这些资料是项目建造的重要组成部分和有关结论的依据，必须完整收集归档。

4、验收备案资料与结算审核资料要避免资料不全，如部分验收报告缺失或没有、结算时一些补充资料已提交审核部门不留备份等。档案管理者应熟悉验收备案资料与结算审核项目资料内容，及时检查是否出现资料不全，缺漏要及时跟进补充完整。

5、编制卷内文件页码时，以有效内容的页面编写页号，一页一号，各卷之间不连续编号。

6、成册、成套文件或图纸已有页号不重新编号。

7、底图不装订、不折叠。

三、基建项目档案资料的移交

本文所述档案移交为本单位基建部门向档案室移交。项目档案资料移交时应编制档案材料移交目录，注意移交要求，移交时间，简要说明基建工程项目名称、工程概况、移交项目内容、份数、页数、原件或复印件等。

1、移交时应检查归档移交文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

2、移交归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

3、移交归档的案卷应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

4、移交双方应清楚移交档案的范围，保证移交的档案齐全完整。