浅谈企业基建档案的收集与整理

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摘要：企业基建档案是企业基建工程建设项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的重要历史记录，同样也是该项目建成投产后维修、管理及改扩建等工作的重要依据。为此，做好基建档案的收集与整理就成为企业档案管理者的重要工作内容。

关键词：基建档案；整理；收集；资料

随着我国经济建设的快速发展，基建工程项目的建设也得到了迅猛发展。作为工程建设项目中最为重要的工程质量控制，其档案的管理也有着举足轻重的地位。它不仅能从静态上反映出工程建设的全貌，也能从动态上反映该项目的变化与发展。要想让基建项目档案发挥真正的作用，就必须确保其基建档案的真实性和完整性。

一、强化人员对档案管理的认识和制度的健全

观念作为行为先导，在很大程度上决定了行为实行成效，故在企业基建档案收集整理工作中，必须对老旧观念进行改革创新，强化对基建档案管理工作的认识程度，积极同企业各部门和各级领导紧密联系，加强人与人、部门与部门间的配合，提高大家对档案管理的重视程度，借对档案有效利用事件的宣传来调动企业档案管理人员的工作责任感与积极性，使之肯定档案收集整理工作的重要性。

企业还需进一步完善其关于基建档案管理机制，结合本基建工程的特点和档案管理规则，要求各部门在施工前统一一套稳定的档案管理机制与实施细则。与此同时，还应配备专门的档案管理人员，逐步健全基建档案管理网络体系。建立科学的工作程序，完善相关制度，严格按照归档要求进行归档，坚决做到档案经审核不合格不接受，图纸资料不健全不归档。还要将相关基建档案资料收集、整理及归档工作在合同中明确体现，以发挥合同本身的法律效应和约束效果。

二、基建档案的收集工作

档案工作者在收集基建档案工作中，首先要了解本项目工程的基本概况，如条件允许，在收集档案前尽量参加工程在各环节中召开的工程会议，掌握工程进度。

档案人员还应通过查阅工程的可研报告、相关设计文件、招投标文件等档案资料，了解该工程的建设规模、建设内容及各参建单位的基本情况等工程概况。如发现该工程规模较大、建设周期较长、施工工艺工序复杂、涉及专业众多等情况后，档案人员应意识到等到施工结束时再筹划收集工作，施工单位的撤场势必会造成部分工程资料的缺失，这样就会对竣工档案的收集整理带来极大影响，也给工程完整性造成损失。所以在施工开始前和施工过程中就要提出符合该项目实际情况的相关归档要求，把收集工作从被动变为主动，适时组织相关参建单位对归档要求进行宣贯，还需定期组织相关专业人员同档案员一起对施工单位进行现场内业资料的检查与指导，发现问题及时整改，督促施工技术人员对资料进行初期立卷整理，确保现场资料要与施工同步，保证日后竣工档案的真实性。同时还可制定相关处罚制度，要求施工单位在工程结束时一定期限内务必按要求将竣工档案移交建设单位，如不能在规定时间内完成，建设单位不对其工程尾款结算等措施。

三、基建档案的整理工作

（一）清理遗留老档案

工程建设企业往往或多或少的都会存在一些老旧且未被整理的遗留基建档案，对这部分档案进行整理时，首先，查看其外观、图纸内部，核对是否有破损、残缺、少页等现象，检查字迹是否清晰，档案标题与图纸名称是否一致。如发现档案资料中主要部分缺失，必须向基建主管部门进行反馈，要求其对缺失部分给予补充。因字迹模糊不清造成的数字不准确，应及时向基建部门提出具体数据补正的完成期限。检查老基建遗留档案的移交清单是否完整，无移交清单的，需基建部门派专人填写并签字盖章。其次，对老基建档案进行分类。正确的分类是组织保管和编目的基础，并为录入目录及做好利用工作创造有利条件。此项工作需将全部档案按照其属性和内容，以各自内在联系和系统性为前提，将档案分成一定的类别。最后，重点划控。对档案重要级别的划分是鉴别档案作用价值的唯一标准，可为建立重点档案的安全制度、保密制度提供依据。

（二）强化相关专业知识，利于档案整理

一项工程要列入优质工程行列，其基建档案也必须是优质的，因为基建档案是该工程的真实记录，它真实地记载了该工程的全貌，如实的反应了该工程质量的优劣。由于工程资料专业技术比较强，而档案人员平时的工作不能深入到建设项目中去，所以专业知识相对缺乏，整理起来有一定的难度，至此档案管理人员就应采取先学习后运用的方法，做到先学会看工程资料内容和技术数据，然后把学到的知识运用到整理工作中，才能保证工程档案的质量。因此，档案工作者在具有专业的档案知识基础上还要拓宽业务知识，要向工程施工、监理、审计等专业技术人员学习相关知识，全方位掌握各行业对本工程技术上的需求。

（三）加强基建档案信息化建设

档案工作主要内容就是保存原始资料，虽然资料原始，但管理理念必须创新，档案工作者要用创新的思维，勇敢大胆的探索与理论实践相结合，充分利用现代化信息平台。结合工程实际情况，选用适合本企业档案的管理软件，构建基建档案信息化管理制度，打破部门与地域局限，充分运用计算机技术，加快档案全文数字化和多媒体数据库建设，将基建档案图纸、竣工资料等逐步扫描，让技术人员足不出户就能在企业局域网上查询到所需资料，提高档案的利用率和服务质量。此外积极鼓励档案管理人员学习计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等相关专业知识，提高档案管理人员掌握和运用现代化技术的技能。

参考文I：

[1]建设工程文件归档整理规范，GB/T 50328-2014.

[2]鲁可欣.浅谈如何做好基建档案管理工作[J].黑龙江档案，2012（6）：85.