浅谈医院基建档案的管理与利用

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【摘要】随着医疗事业的不断发展，各医院的医疗用房新建工程数量的不断增加，伴随项目形成的大量基建档案成为医院档案工作的一个有机组成部分。笔者结合档案管理实践，对搞好基建档案管理与利用谈一些粗浅的认识。

【关键词】医院 基建 档案

Abstract：The number of new construction which provides medical service in hospitals is increasing with the development of medical service. With those projects， a huge number of infrastructure files become an integral part of archives work in hospitals. This paper will talk about construction records management and utilization combined with the practices experiences of archives management.

Key Word：hospital，construction records，archives management

一、基建档案在医院管理中的作用

（一） 对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的量基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后各种报批文件、合同协议、基建图纸等各类资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。做好工程项目的档案管理对推动医院发展具有十分重要的意义。

（二）为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下义叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

（三）基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富。近年来我院的基建设可以说是接连不断的，而且又都是在交叉乾地，这就需要办理和查阅许多相关资料。我院先后进行旧楼改造，新建VIP病房大楼，通过修复或重建后勤基础保障设施，医院医疗条件得到极大改善。对于同时间生的一系列基建档案，院档案室非常重视它的保管和利用。

二、基建档案的管理模式

（一）领导重视是搞好医院基建档案管理的关键

医院的领导往往把医院的医疗、教学、科研档案的积累归档放在首位，所从事的医疗教学和科研活动中形成的资料成果有收集照归档意识，对于其它档案的管理往往重视不够。因此，医院领导要有较强的档案意识，认识到基建档案管理对医院基础工作的深远影响。如有档案失真、散失、遗漏、损毁而影响基建档案质量的，应追究有关人员的责任；制订必要的规章制度，以确保基建档案归案齐全、完整；要经常不断地进行监督检查，并使之经常化、制度化。

（二）依据基建档案的特点进行分类管理

由于基建档案形成的时间长，在收集、整理、立卷过程中，首先应进行科学分类。医院基建档案可分为三大类：一是批件类。包括规划批件、各种开工前的批准文件，按材料形成先后顺序排列；二是图纸类。包括勘探报告、工程建筑结构；三是变更类。包括设计变更、修缮改造。通过这三类的划分，便于完善整个系统的查找。

（三）加强基建档案的收集整理工作，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用

明确基建档案的管理范围，由专人负责这项工作，并把基建档案的形成、积累、修补工作纳入医院基本建设管理体制和程序，作为医院基本建设管理的一个重要组成部分。

（四）建立分健全基建档案管理机构和必要的管理制度

医院与科室之间既有分工又有合作。基建部应定期向医院档案室移交基建归档文件，医院档案室的人员也应定期到基层指导立卷及收集整理工作。同时，基建档案既要考虑档案价值和利用价值的重要因素，又要兼顾档案的完整性和凭证性。首先，要做好医院基建档案的跟踪收集，及时常握基建档案的变化情况，准确地将有关变更情况及时落实到档案之中，以保证医院基建档案完整、准确、可靠。其次，要做好整个施工过程的归档，对归档的内容、范围形式和时间要逐一提出，明确要求，制定相应的监督、管理办法、确保归档工作高质量。

总之，基建档案反映基建工程项目的真实面貌，是基建工程项目的重要组成部分之一。它既为医院的建设、维修、管理、改建、扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，并不断地提高业务水平和服务质量，使基建档案在提供利用中更好的发挥其作用，为医院可持续发展提供更好的服务。

参考文献：

[1]茹明霞.加强基建档案管理的思考[J].兰台世界，2008，（5）.

[2]朱红霞，孙旭南.关于医院基建档案[J].中华临床医学卫生杂志，2006，（7）.