校区合并后图书馆书目数据整合探析

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吉林铁道职业技术学院于2013年8月搬迁到新校区，原来东、西两个校区图书馆随之合并为一个图书馆，对两个校区的书目数据进行整合、归并是两个图书馆合并过程中的一项重要工作，也是图书馆实现自动化、网络化的重要前提和保证。2014年5月，我馆书目数据库成功合并，实现“一卡通”大流通借阅，充分发挥了图书馆的功能，为教学、科研的快速发展提供了较好的保障。本文以我校两校区图书馆书目数据库合并为例，对图书馆书目数据库整合工作做一简析。

一、目前书目数据的实际情况

我馆原来使用北京丹诚软件有限责任公司Data-Trans

-1000图书馆集成系统，目前的书目数据经过仔细对比分析，状况如下：目前东校区数据40908条，西校区数71296条；分编曾经使用过《中图法》第三、第四、第五版；著录项不是很完整，早期的数据有缺少主题的情况；索书号有极少一部分相同的；同一本书有不同的分类号，数量不多；东校区数据条码号重复一共6910条，已经修改完成；有少部分数据存在财产号和条码号相同问题；有少部分数据，索书号相同，但是书是不同的；还有的数据，书是相同的，但是索书号不一致。学院图书馆经过近三十年的发展，书目数据最终形成经过多个发展阶段，这里面的书目数据包含图书馆编目人员自己做的数据，同时也包含外包工作人员的编目数据，合并后编目数据的质量对于图书馆文献资源建设意义重大，直接影响到图书馆的信息服务能力，书目数据清理与合并是图书馆自动化编目工作的组成部分，也是书目数据库建设必须面对的问题之一。

二、书目数据不规范的原因分析

造成书目数据重复的原因复杂多样，主要有以下几点：（1）当需要将原来不同书目格式、不同系统、不同运行方式的数据库整合成为一个新的文献系统服务平台时，原始书目数据的合并必然伴随着一定数量的重复数据产生，书目数据整合与清理的需求也就随之产生。（2）在建立联合目录数据库中，尤其是初装来自不同校区的书目数据时，一定会产生与第一种情况相似的状况。如果联合目录的数据生成单 位为性质相同的机构且为多家时，则重复数据的情况会更为严重，迫切需要对书目数据进行清理和合并。（3）编目人员操作失误造成重复记录的产生，例如工作不到位、打字输入错误、操作规则或者标准不一致 （如输入状态全角与半角之分）、工作粗心大意不认真细致等原因。这类情况在联机合作编目中非常常见，相当多的重复记录是因为这种情况造成的。（4）在编目工作的实际工作中，不同的编目工作人员对编目规则和标准的理解存在正常的差异，势必造成在书目著录理解上的不一致而出现重复记录。最常见的现象是不同的编目人员做同种书的原始编目，经常会有不同的著录内容。这种情况在联机合作编目中更为突出。（5）一个图书馆内，采访订购数据与分类编目数据、外来数据源数据与本地系统数据都会因各种原因造成不一致，由于原来采用的图书管理软件功能模块与图书馆业务结合不是十分紧密，软件系统对于有些工作的流程和顺序控制不是十分严格。例如采访、编目工作流程设计不甚合理、各工作环节衔接处理不当、数据审校不严密等情况而出现重复和垃圾数据。实际上，产生重复记录和垃圾数据的原因远不止上述几种情况，只是这几种较为常见而已。由于书目数据合并最后的需求各不相同，合并的方法也因此而异。

三、书目数据合并的主要方法及采取的措施

（1）彻底法。即以藏书量多、数据质量较高的一个图书馆为基本馆，这个数据保持不动，对其它馆的书进行重新加工，包括书目数据的归并、修改、增加，重贴图书书标、条码，重新排架等。这种方法适合于合并各馆中有一个可作为中心馆的大馆，而其他馆的数据量均较少的情况。这样做的好处是所有编目规则均以中心馆为基准，技术实现上较简单，合并后无重复数据，便于统一管理、调配。缺点是工作量偏大，要进行大量重复性的回溯建库工作，在短时间内难以完成合并工作，因此很多合并的高校图书馆并未采用这种做法。（2）权宜法。将合并前的图书及数据保持不动，寻找一条能直接合并数据而不影响编目、流通、检索等各项业务功能使用的捷径。这种方法的优点是能避免二次回溯建库带来的一系列的繁杂工作，节省大量的人力物力，既能在较短时间内完成合并任务，又能较好地满足实际工作的需要。合并后待时机成熟可对旧数据进行适当的整理，或者长期维持现状，若干年后等旧书被逐步剔除，馆藏书目也就自然过渡到以合并后的新数据为主。缺点是存在一定的重复数据，书目统计会出现一些问题，技术上有一定难度，并且在数据合并过程中要解决所遇到的各种问题。根据我院图书馆书目数据的实际情况，在新旧图书管理系统切换之前，主要采取了如下一些措施：（1）提前催还图书，尽量保证图书全部在馆，为判别书目重复记录做好准备。（2）新、旧图书管理系统同时运行一段时间。这样做一方面是为了发现书目数据问题后，在处理的过程中能够有所参考，原有服务器数据的书目数据备份是解决这个问题的重要保证，另外一方面也是为了保证图书借还的畅通。（3）修改重复书目记录。在运行新的图书管理系统之前，对判断为重复的书目记录进行修改。为了确保合并后各项业务工作的顺利开展，更好地实现合并后图书馆资源的规范统一，必须统一系统软件。系统的选择主要应考虑以下几个方面：①先进性（包括使用的数据库平台、操作系统、开发工具及编程语言等）；②成熟性（系统的运行稳定性）；④升级与售后服务；③允许的并发用户数；⑤多数图书馆使用后的反馈情况；⑥经济性。综合考虑以上各个因素，我馆最后选用“汇文文献信息服务系统”，采取了多种措施相结合的方法，实现了数据库的成功合并和新系统的稳定运行。

书目数据记录的整理与归并是一个繁杂的系统工程，需要统筹计划和周密安排，涉及图书馆多个部门的业务范围，远非一个编目部门能够独立解决，这项工作尤其需要计算机自动化技术部门密切配合，才能顺利完成。