我国高校档案工作研究的文献计量分析

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【摘要】本文以中国期刊全文数据库为数据来源，以我国高校档案工作的研究论文为统计对象，采用文献计量的分析方法，对我国高校档案工作研究文献的增长趋势、研究机构、研究学者、期刊分布、研究重点和热点进行统计分析，揭示我国高校档案工作研究现状，预测高校档案工作研究趋势。

【关键词】CNKI;高校档案;文献计量;作者;机构;期刊

高校档案全称为高等学校档案，是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是学校重要的基础性工作，也是国家档案工作的重要组成部分。我国高校众多，各个高校档案工作水平参差不齐。为了更好地开展高校档案工作理论研究，促进高校档案工作实践进步，档案界学者对高校档案工作进行了大量学术研究，发表了相当数量的学术论文。本文则基于这些已发表的学术论文，用文献计量的分析方法，对其内在规律进行探索，研究我国高校档案工作研究的重点、热点及发展趋势。

一、 数据采集

（一）检索策略。本文选取论文收录量最全面的中国期刊全文数据库CNKI作为数据来源，考虑到文献的学术质量，本次检索的数据库仅选择了知网里面的“期刊”“博士论文”“硕士论文”“国内会议”“际会议”五个数据库，以“篇名”为确保精确结果的检索点，检索式为 “‘高校+档案’or‘高校+文件’or‘高等学校+档案’or‘高等学校+文件’or‘大学+档案’or‘大学+文件’”检索时间截止到2014-12-31。本次检索共检索到13065条记录。鉴于知网每次最多只能显示6000条记录，笔者将检索时间段划为三个阶段，采用“导出/参考文献”中的“自定义（支持需输出更多文献信息的查新等用途）”功能，选中题名、作者、单位、文献来源、关键词、年份等六项信息，导入到Excel表中。

（二）数据处理。笔者发现，在检索出来的13056篇文献中，包含了不少档案学专业教育相关文献，包括高校档案专业成立、招生公告、专业教育、课程设置、学生就业、院系成立及周年纪念活动、档案学系教师专访等不相关论文。笔者采用逐条浏览手工删除方法，排除此部分数据，然后得到最后文献数量为12714。笔者将所有数据进行筛选、排序、分列，完成数据分类及规范化，然后进行数据统计，得到最终需要的数据。

二、数据分析

（一）文献增长规律。从收集的数据来看，我国高校档案工作的研究在上世纪80年代以前只有2篇，分别是1956的《中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍》和1979年的《浙江大学文书处理与档案工作制度》，前者指出学校文件材料不同于普通文件材料，应该需要采取公元年度和学年度相结合的划分方法，后者则是《档案工作简报》转载的浙江大学党委文件。从上世纪80年代起，关于高校档案工作的文献开始逐年缓慢增加，年均发文量12篇，这说明我国高校档案工作的研究处于萌芽起步阶段。随后上世纪90年代增长幅度变大，文献数量增加，年均发文量到113篇，研究进入稳步前进阶段。而进入本世纪后，文献数量则极速上升，到2009年达到小高峰，年发文量达1137篇，这与2008年9月教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有密切关系，管理办法掀起人们对高校档案的关注热潮。随后在2010年略微停顿后，文献继续呈上升趋势，每年发文量均在1100篇以上，我国高校档案工作研究进入快速发展阶段。

（二）期刊分布。笔者通过统计，在检索出的12714篇文章中，有62篇文章没有文献来源，剩下的12652文章来自共1908种期刊。根据布拉德福定律，将这1908种期刊划分三个区，使每个区文献数量大致相等，均为4217篇，这样核心区有15种期刊，相关区193种期刊，边缘区1700种期刊。三个区域的期刊数量比为1：12：113，用布拉德福定律的结论来衡量，高校档案工作研究论文的相关期刊区论文数量偏大，这是因为发文数在124篇的期刊既分布在核心区，又分布在相关区。表2.1列举出了发文量在50篇及以上的期刊。

表2.1 发文量在50篇及以上的期刊一览表

期刊 文献量 期刊 文献量

兰台世界* 1358 黑龙江科技信息 89

黑龙江档案 407 档案* 87

办公室业务 337 档案天地 85

兰台内外 245 湖北档案 83

云南档案 235 中国成人教育* 82

机电兵船档案 214 四川档案 71

浙江档案* 211 科技资讯 70

科技信息 208 赤峰学院学报（自然科学版） 64

黑龙江史志 185 经营管理者 63

档案管理* 172 中国科技信息 62

档案与建设* 163 科技创新导报 60

山东档案 150 档案学通讯* 58

科技情报开发与经济 146 档案学研究* 56

才智 127 学理论 55

山西档案* 124 档案时空* 54

城建档案 116 内蒙古科技与经济 53

北京档案* 108 中国档案* 50

陕西档案 98

注：带*为中外文核心期刊查询系统中查询到的核心期刊。发文数量在50篇以上的期刊共有文章5746篇，占所有文献的45%，而其中核心期刊12种，发文量2523篇，占其中44%，从数据来看，我国高校档案工作研究的文献质量较高。

（三）作者及作者单位分析。通过统计作者及作者单位的发文数量，可以掌握高校档案工作研究人群和研究机构分布的特点，了解在高校档案工作研究领域的主力军和核心机构。表2.2和表2.3分别列举出了高产作者和高产单位。从高产作者和高产单位分布来看，研究高校档案工作的主要是来自高校档案馆或者档案室的一线工作者。笔者发现，在这些作者和单位中，很少有国家985、211高校，这说明我国一些重点高校对高校档案工作研究较少，同时这些作者和单位中，发表在核心期刊上的文章较少，这说明我国缺乏对高校档案工作方面专家或者深入研究的学者。

表2.2 发文数量前10名作者

作者 单位 发文量

连红 中国计量学院外语学院档案室 19

王永平 绥化学院 14

李群 吉林农业大学档案馆 17

金鑫 南通大学档案馆 14

韩淑华 河北科技师范学院档案室 17

胡胜友 中国科技大学档案馆 14

王敏 哈尔滨工程大学档案馆 17

闭线林 右江民族医学院人事档案室 14

李燕 山东农业大学档案馆 16

蒋娟 重庆第二师范学院档案室 13

表2.3 发文数量前10名单位

单位 发文量 单位 发文量

潍坊学院 37 右江民族医学院 20

华南农业大学档案馆 32 四川职业技术学院 20

哈尔滨工程大学档案馆 29 黑龙江工程学院 20

哈尔滨工程大学 29 哈尔滨职业技术学院 19

宁夏大学 26 山东建筑大学 18

德州学院 25 济宁职业技术学院 18

中原工学院 24 黄冈职业技术学院 18

河南大学 22 浙江师范大学档案馆 17

吉林农业大学档案馆 21 湘南学院 17

哈尔滨理工大学档案馆 21 南京师范大学档案馆 17

此外，为了衡量作者的合著规模，本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”这两项指标。表2.4本次研究附作者信息的12618篇论文集合的著者总数达15903位，平均每篇文章的作者数为1.26。其中，独著论文占全部论文的80.6%，比例很高，这说明独著仍是高校档案工作研究的主要方式;而对于合著，2人合作率为14.4%，占总合作率19.4%的70%以上，因而2人合作是主要的合作方式，3人及以上的合作偏少。以上数据说明，虽然高校档案工作研究领域有一定的合作规模和合作倾向，但是合作的比例和合作团队较小。

表2.4论文合著情况

项目 数据 比例

作者总数 15903 合作度1.26

论文总数 12618 ――

独著 10172 独著率80.6%

2人合著 1820 14.4%

3人合著 489 3.9%

4人以上合著 140 1.1%

合作总篇数 2449 合作率 19.4%

注：在本文的12714篇统计对象中，有96篇文章没有标明作者，无从统计作者数量，因此本次统计论文为12618篇。

（四）关键词分析。关键词是为了文献标引工作，从报告、论文中选取出来的用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语，能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题，通过对关键词出现的频率进行分析，可以很好地体现一门学科的研究领域和研究热点、焦点。

笔者通过排序、计数、去重后，共得到13117个关键词，然后对关键词进行手工分类，将出现次数在20次以上的关键词进行整理，将同义词和相关的词集合到一起，剔除一些出现频率极高却没任何意义的词语，如“高校/高等学校/高等院校（3394次）”“档案管理/高校档案管理/高等学校档案管理（2892次）”“高校档案/学校档案/档案（2495次）”“档案工作/高校档案工作/学校档案工作（1585次）”，然后对剩下的词频在150次以上的关键词进行分类，得到表2.5：

表2.5 词频大于150的关键词分类表

主题 关键词及词频

管理对象 人事档案（管理、工作）/干部人事档案/高校人事

档案（1204）;教学档案（管理、建设）/高校教

学档案（1052）;学生档案/高校学生档案/学生档

案管理（549）;（高校）学籍档案/学籍档案管理

（467）;科研档案（管理）/高校科研档案/学术

档案（425）;文件材料（326）;基建档案（管

理）/高校基建档案（256）;科技档案/科技档案管

理、工作）（252）;教师业务档案/业务档案（218）;

档案管理 档案意识（607）;管理/管理工作（1098）;归档

范围/材料/文件（477）;档案管理模式/管理模

式/模式（301）;档案资料/档案资料收集（292）;

收集/档案收集/档案材料收集（283）;归档工作/

归档/文件、档案归档（262）;创新/管理创新

（235）;档案建设（182）;案卷质量/档案质量

（172）;规范化/规范化管理/档案管理规范化

（163）;档案实体分类/档案分类/分类（156）;

信息化 （档案）信息化/信息化建设/（档案）信息化管

理（871）;现代化/现代化建设/现代化管理/档案

管理现代化（471）;数字化（建设）/档案数字化

（441）;电子文件/电子文档/电子文件信息/电子

文件归档/管理（318）;电子档案/电子档案管理/

电子档案信息（208）;信息时代（153）;

利用服务 档案信息/档案内容（1045）;档案利用/利用/档案

利用工作、服务（784）;服务/档案服务/信息服

务/档案信息服务（335）;信息资源/档案信息资

源（222）;

信息开发 编研/档案编研/编研工作/编研成果/编研材料（743）;

开发利用/档案开发利用（292）;校史/校史馆

（175）;校园文化/校园文化建设（166）;

队伍建设 兼职档案员（423）;档案人员/档案员（419）;

政治素质/综合素质/业务素质/文化素质（196）;

素质/人员素质/管理人员素质（188）;

制度建设 档案管理制度/管理制度（153）;

作用研究 教学工作/教学管理（部门、水平）/教学活动

（556）;改革/教学改革/教育改革（203）;

教学质量（169）;高校评估/评估（167）;

作用/档案作用（155）;

性质研究 档案事业（478）;高校档案馆/大学档案馆/档案

馆（工作）（400）;综合档案室（219）;馆藏

档案/馆藏内容/档案馆藏（178）;

问题策略 对策/策略（553）;问题/存在问题（415）;

措施（203）;建设（157）;

从表2.5可以看出，高校档案工作的研究主要集中在十个方面，分别是高校档案工作管理对象研究、档案管理工作本身研究、信息化研究、利用服务研究、信息开发研究、队伍建设研究、制度建设研究、档案工作重要作用研究、档案工作性质研究及问题和策略研究。

总体上看，这些关键词基本上囊括了高校档案工作的绝大部分内容，并且比较注重档案的开发利用和服务，同时也注重高校档案工作人员队伍建设，但我们从表中依旧可以发现如下一些问题：

1.高校档案研究较多的是人事、教学、科研等档案，但对照片档案、声像档案等特殊载体档案和实物档案研究较少;

2.档案管理主要集中在归档的各个环节，对归档后的保管及安全问题研究较少;

3.档案信息化研究方面，对安全问题重视程度不高;

4.高校档案工作管理体制和管理制度方面研究较少。

结合表中显示的研究重点和热点，再进一步分析数据，笔者发现当前高校档案工作的研究趋势有以下几个方面：

1.注重特殊载体档案和实物档案的研究;

2.安全问题日渐引起人们的注意;

3.高校档案馆体制改革及创新;

4.高校档案馆网站建设及服务;

5.高校档案馆文化建设功能及教育功能研究;

6.高校档案馆的社会服务功能拓展;

7.高校档案学会工作的创新和发展;

8.高校档案工作者队伍建设及激励机制研究等。

【参考文献】

[1] 中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2009-9-1

[2] 中国人民大学档案馆.中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍[J].档案工作，1956：4-8

[3]浙江大学文书处理与档案工作制度[J].档案工作简报，1979：12-16

[4] 邱均平.信息计量学[M].武汉：武汉大学出版社，2007：193-194