人事档案的特点及其重要性
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【摘要】人事档案是人生的记录仪，他记载了个人的主要经历，政治思想的进步、品德作风等个人情况，在一个人的职业生涯中起着凭证、依据的重要作用，不可替代。人事档案作为组织人事工作的重要组成部分，是干部选拔任用工作的重要基础，人才的合理配置关系到国家的影响力和社会财富的创造力。
人事档案是单位人事管理等有关部门按照党的政策，本着实事求是的原则，将个人工作中形成的记载个人经历的履历表、登记表;代表个人政治思想、品德作风方面变化的入党入团志愿书、申请书、自传、奖惩材料;代表个人业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇的学历、学位证书、职称（职务）评审表、考核表、工资审批表等内容的文件材料收集起来，经过仔细检查，认真鉴别、详细核对形成的一个个人案卷，是人力资源管理与开发的重要依据。经过严格审查的档案材料具备真实性和完整性，是反映个人成长历史的凭证和依据，由单位人事档案室集中统一管理。
一、人事档案具有的特点
（一）全面性。人事档案的全面性在于它记录了职工个人德、能、勤、绩、智、体全方位的情况。反映职工个人经历方面，有个人履历表、自传。反映职工业务技能方面，有历年的鉴定（考评）表、学历、学位申报表，专业技术评聘表、任免表。反映个人的政治历史情况，有入党入团志愿书、申请书，奖励、处分等通知。而职工个人的转正定级表、工资审批表则反映了个人经济状况，还有反映个人身体状况的体检表等等方面的有关材料。它是一个人在漫长的职场生涯中成长、进步的历史，就像个人经历的巨幅画卷，全面展示了个人家庭、社会关系，职场经历、专业素质和个人身体的状态，是个人信息的储存室，全面准确地反映了职工个人的全貌。
（二）实际性。人事档案区别于其它档案的一个重要标志是他的实际性。人事档案是为现实工作服务的，档随人走，当今社会，人才流动频繁，无论干部职工到何处任职，其档案都必须跟着转递到新的单位，为新单位人事（劳动）部门正确使用人才发挥实际性作用。同时人事档案所记载的内容也作为该职工升职、任免、合理确定其薪金等过程的一个重要参考依据。人事档案实际性的特点要求收集的档案资料必须真实可靠，杜绝弄虚作假。
（三）真实性。真实性是人事档案实际性的基础和前提。人事档案与个人的前途和利益息息相关，必须做到整体内容完整齐全，对应归入干部人事档案的材料要及时收集、及时归档，认真甄别、去伪存真。维护干部人事档案的真实性，是一项非常重要的工作，关系到人才的合理利用、社会分配的公允。作为人事档案管理人员，必须具备高度的工作责任心和历史使命感，在干部人事档案材料的收集过程中做到“五不收”，成套材料不齐全的不收、手续不完备的不收、书写不符合要求的不收、材料不真实的不收、有涂改问题的材料不收。个体材料客观真实的档案，才是可信的，可以为用人部门提供准确的服务。
（四）波动性与延续性。人事档案与其他档案相比，最显著的特点在于它的波动性与延续性。人事档案是一个人的活动过程的记录，随着个人生活、学习、工作经历的进程不断地增加和补充，而且相当频繁。职场生涯都有一个长达几十年的连续过程，在这个过程中，会不间断地形成一些个人职务（职称）晋升、所犯错误的处罚、年度考核考评、政治思想表现等方面的最新材料，这些材料会源源不断地注入到个人档案中，人事档案也就彰显了其波动性。人事档案必须及时收集最新的档案材料，确保其内容的完整和常新，才能发挥人事档案的实际作用。人事档案要求打孔装订，就是为了方便按照档案分类随时补充新材料。
（五）流动性。1.伴随我国人事制度的改革，人才“从一而终”的局面被打破，职场流动性非常大，按照人事档案“档随人走”的管理原则，档案的流动性也就随之加大。干部人事档案管理部门，应与干部人事部门建立必要的联系制度，随时掌握干部职务或工作单位的变化情况，确保干部人事档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递。2.因干部职务变动而产生干部管理权限变动，个人档案案卷会流向更高的管理部门;职工工作调动，按“档随人走”的原则，应及时将其人事档案转至其新的主管单位，相应的管理部门;职工离退休后，档案的保管部门发生变动以及职工辞世引起的档案流动，档案在转移过程要严格按照《干部人事档案转递制度》进行操作。避免产生档案遗失、损毁等情况。
（六）机密性。1.人事档案的内容涉及到职工本人的自然情况，包括身体健康状况、因犯错误被处分的经过、家庭隐私等等，有些涉及到工作中的重大历史事件，个人工作上的失误情况等，因此干部人事档案是个人的机密也是国家的机密。2.人事档案管理人员必须严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准在电话、网络上提及干部人事档案的内容，不准携带干部人事档案材料进入公共场所，不准个人私自保存他人的档案材料。3.查阅、借阅、转递干部档案一定要按规定办理审批和登记手续，并要按保密规定做好保密工作，严格按照查阅档注意事项办事。
二、人事档案的重要性
人事档案所具备的特点决定了人事档案无论对个人和单位均具有重要的意义。单位在接收新人入职时可以通过人事档案对新人的主要经历、学历、业务水平、政治面貌、品德作风等个人情况作一个大致的了解。人事档案甚至成为一个人职场机遇的起点，决定了新人是否能被应聘单位录用。入职后，人事档案作为一种凭证，又是聘用单位人事组织部门正确合理使用人才，决定人员定岗、定编的重要依据。
作为个人信息的“记录仪”，人事档案是组织上历史地、全面地考察和了解干部，公正地选贤任能的“信息源”。
干部任免调配、考核考察、巡视监督、人才队伍培养等方面均需要参考本人的人事档案。人事档案作为组织人事工作的重要组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位，是干部选拔任用工作的重要基础，必须加强领导，认真审核。对干部档案要逐页逐项地核对材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。收集人事档案材料，要严格遵守《干部人事档案材料收集制度》，收录的人事档案的材料必须是办理完毕的正式材料，必须完整。归档材料要本着实事求是的原则，认真地鉴别，重点收集能反映干部思想政治、品德作风方面，学业水平、业务能力和工作实绩方面的材料。收集的材料必须文字清楚、对象明朗，完整、齐全和真实，具有保存的价值。有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，经组织审查盖章或本人签字后方能归入人事档案。
过去，在那个特定的年代，重视档案记载而轻现实表现，档案中记载的家庭出身、一些现今看来微不足道的作风问题等都会让人背上历史包袱，影响个人的成长进步，让不少人对人事档案闻风丧胆，人事档案的价值作用被过分地夸大和扭曲。随着社会的发展，个人档案中从前的一些带有时代、政治色彩的功能逐渐弱化。在信息化社会，人才信息是重要的社会资源，作为人才信息的人事档案具有更为广阔的利用空间。如何利用和收集好档案信息，是档案管理人员和人事组织部门的一项重要任务，具有现实意义和深远的历史意义，人才的合理配置关系到国家的影响力和社会财富的创造力。单位人力资源的合理配置、人才的培养和国家社会保障体系的日趋普及、完善，需要档案工作者把握形势，认清人事档案工作的价值，努力工作，为我国现代化进程的需要提供更加真实可靠、优质的服务。