探析建筑工程档案整理的具体措施

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【摘要】建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。本文就建筑工程档案整理存在的问题 ，提出建筑工程档案管理的措施。

【关键词】建筑工程；档案整理；问题；措施

前言：建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、设计、策划起到借鉴、指引作用，还是工程改造、维修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程科学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑工程的建设周期较长、施工人员多、施工规模大、牵涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以，本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、效果好的档案管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案管理的规范化发展起到一定的引导作用。

一、建筑工程档案整理存在的问题

1、档案材料的不完整

档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。

2、缺乏统一有效的管理模式

从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管，形成的档案材料五花八门。

3、缺乏复合型的档案管理人员

档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作的需要。

4.管理意识薄弱，技术设备落后

由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益，因此在工程建设中，档案管理未得到应有的重视，导致建筑工程档案管理存在着敷衍性质，专职档案管理机构缺乏，无法实现建筑工程档案管理的有序化、系统化。同时，在工程建设中，建设资金多投入到工程生产环节之中，对档案管理的投入不够，不仅导致了专业工程档案管理人才的流失，同时还导致档案管理中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严重缺乏[2]。

5.归档缺乏完整性，档案质量不达标

据统计，在当前的建筑工程档案管理中，由于归档不及时、缺乏规范性等，归档的完整性严重不足，归档档案的完整率低于80%，档案“回补”现象突出，虚假填写等不良现象大量存在，档案的真实性与同步性都遭到了严重的削弱，档案价值不高。此外，在建筑工程档案管理中，档案管理质量不容乐观。一方面，档案内容质量不达标，内容不完整、不规范、错漏以及遗失现象严重；另一方面，档案案卷质量偏低，封面、装订以及编写等方面都缺乏规范性，漏编或缺页的现象非常普遍。

二.建筑工程档案管理的措施 [1]

1.加强工程档案管理人员的职业培训

随着时代的发展， 建筑业不断引人新技术、新材料和新设备，极大推动了建筑工程事业的发展，不断出现的新特点需要在档案工作中不断进行新的改革和调整，只有加强对档案管理人员的职业培训，才能够保证工程档案管理工作与时代的发展同步。新时代的工程管理人员除了具备专业的档案管理知识外，还需要了解新科技，改善服务意识，提高服务质量，把先进的计算机技术和网络技术应用到档案管理工作中去，不断学习工程建设方面的新规定、新标准和新法规，并能够在实际工作中做到严格执行和灵活运用。职业培训还能够提高档案管理者的责任意识，加深对档案工作意义的理解，从而提高档案管理的质量。

2.充分发挥现代科技在工程管理档案中的作用

信息技术极大的推动了社会的发展，提高工程档案的管理水平离不开先进的科技，建筑工程档案本身就是一种信息资源，除了完善纸质资料外，还要大力倡导使用缩微档案、磁介质档案、电子文件档案，开发角度、多层次的信息资源。在实际工作中可以吸收和借鉴美国、德国、荷兰等国家的先进技术和经验，这些国家所推行的CAD光盘技术极大提高了档案管理的质量和效率，每个施工单位都可以参照我国制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》来大胆进行探索，尝试开发使用适合本单位的档案检索系统，推动工程档案管理朝着更加科学化的方向迈进[1]。

3、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。

4、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。

5、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。

6.建立档案管理信息库。要加速档案管理的技术化和网络化，

必须要建立和完善档案管理信息数据库，这样可在很大程度上拓宽信息渠道，快速提供信息服务，从而实现国家对档案管理的宏观调控。首先，要及时补充、维护数据信息库，对扫描的材料及补充的数据能相互转换，迅速生成各种数据表、登记表、审批表等，减少重复劳动，确保档案信息的管理及时有效；其次，系统软件的设计要有实用性、快捷性和前瞻性，主要信息项也要统一，在录入数据时要仔细核实，确保档案信息的完整性和有效性；最后，要强化对档案信息管理安全保护，不仅要在同种载体上复制，还要建立在异种载体上备份制度，档案信息管理系统不得将涉及个人隐私的信息录入数据库，以保护个人隐私权。

7确立并推广实施档案管理的激励与考核机制

众所周知，合理、公平的激励考核机制有利于激发出档案管理人员的工作热情。因此，各个参建单位要不断健全考核机制，按照项目档案管理办法的有关规定对原先管理工作经验进行汇总，以将详细的奖优罚劣机制制定出来。除此之外，在建设工程时，建设单位应当及时汇总并推广交流档案管理所获取到的经验及成效，从而有利于基层档案员的实践能力的不断提升。

结束语：科技在迅猛发展，社会在不断进步，建筑行业也在技术和经济的推动下日新月异，档案管理部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义。档案工作创新是一种精神，能体现人类的一种精神面貌，同时也是一种学问，而且是档案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它体现了档案工作者一种与时俱进、勇于创新的精神，它能推动档案工作发生质的飞跃。

【参考文献】

[1]陈伟明.浅析建筑工程档案管理存在问题与管理对策[J].民营科技，2013（05）

[2]李苑.建筑工程档案管理问题研究[J].科技资讯，2012（18）