浅谈当前档案数字化的利弊与未来

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随着改革开放的不断深入，经济社会进入“新常态”以来，改革在不断的深化，开放也进入方方面面。从去年的G20杭州峰会，到今年的“一带一路”高峰论坛，中国正在从方方面面阐释着大国崛起的号角已经吹响。 档案工作在这一过程中不断的改革更新，跟随时代的步伐前行。2016年在韩国首尔举行的第十八届国际档案大会，来自世界111个国家和地区的2000余名代表出席盛会。中国国家档案局局长李明华在《中国的数字档案资源建设》主旨报告中详细论述了“把数字档案资源建设纳入国家档案事业发展规划”、“制定有关数字档案资源建设的管理规范和技术标准”、“实施‘存量数字化’‘增量电子化’战略积累数字档案资源”，介绍了数字时代中国档案管理部门的经验和做法。这也为新时期做好档案工作引出了关键词：数字化。

档案数字化的含义分析

为什么说数字化时代，档案工作的变革势在必行？当前，档案馆储存、管理、查阅档案的最主要形式，毋庸置疑是纸质档案、影像档案等载体形式。从形式上而言，数字档案是新时期技术发展的形式变革，从形式归类而言，它与今天的纸质档案、影像档案，与过去的甲骨档案、竹简档案等别无二致。数字档案的革新在于其海量的信息与瞬间的计算带来的使用价值的提高。数字化技术运用于档案工作，无外乎计算机技术、信息技术、扫描技术、多媒体技术、新存储技术等等，这些技术从技术革命的角度而言跟档案学毫无关系，它是信息化革命的产物，运用到档案工作，产生了档案数字化建设这一新的命题。档案数字化对于优化档案结构、提升档案队伍、改善档案服务具有重要意义。档案数字化主要包括档案目录、信息、内容的数字化，以及档案管理、查询、运用的数字化。当前，随着数字化的推进，档案馆基本上建立了档案目录数据库，通过数据库可以以最快的速度进行档案查询，以最科学有效的方式进行档案管理。

数字化给档案工作带来的影响

当今时代是信息化时代，而信息的数字化带来的不仅仅是技术的变革，更是思维方式和习惯的改变。早在上世纪40年代，香农证明了采样定理，即在一定条件下，用离散的序列可以完全代表一个连续函数，采样定理为数字化技术奠定了重要基础。随着数字化技术的进步，数字化对不同行业都产生了深远的影响。这些影响有好有坏，但毕竟以好处为多，才推动了各行各业数字化的变革与发展。最为明显的一点，就是数字化提升了效率，在任何时代，效率都是从事一项工作最为重要的衡量指标。尤其是对于档案工作而言更是如此，效率的提高给档案工作带来质的飞跃。档案工作的数字化发展是顺应时代、顺应技术的产物，它能以更快的速度存储、梳理、计算、分类，档案作为一种原生信息资源，这一点是至关重要的。因此，数字化进入档案，第一点的变革就在于效率，和由效率提高而产生的效益化提升。过去，从事档案工作主要靠人力的投入，档案效率的保证来自于人员的保障，必须确保大量的人员从事档案的梳理规整，才能提升效率，进而为经济社会发展提供有效的数据分析和决策管理。随着档案数字化的发展，这一现象很快就变成了历史，现在，只要有一台电脑，一个人可以代替一个团队，不仅节省了人力物力空间财力，更节省了查阅使用档案的时间。这也是数字化给档案工作带来的第二个影响，就是节约。尽管如此，数字化给档案带来的影响不仅仅是效率的提高、人力物力财力的节省以及思维和工作习惯的变革。数字化的致命弱点同时渗透在各行各业的日常工作中，档案工作中，过度依赖数字化技术，造成的肯定是安全隐患。因为一旦主机出现了问题，网络受到了攻击等等情况，档案资料将面临着巨大的威胁。首当其冲的是泄密危险，档案中存储着大量的国家秘密，一旦遭到恶意攻击，后果不堪设想。其次是档案丢失危险，当外在客观条件不可抗因素发生作用时，从事档案工作的具体人员根本无法抵御信息化的技术攻击，造成的后果很可是档案的丢失。因此，虽然数字化发展给档案工作带来诸多益处，但是纸质档案存储等原始技术仍然是当前最重要的档案技术手段，短时间内不可废弃。

应对档案数字化的几点思考

档案的产生可以追溯到数千年前，从人类文明诞生，就有了档案。那些记录在甲骨上的图案，可是说就是n案的前世今生。档案记载着人类社会发展的各个历史进程，一定程度上，它是最为权威的信息呈现，不仅记录了历史，也记录了丰富的知识。数字化进入档案以来，首先要做的就是用数字化的形式梳理千年档案的传奇。档案分门别类最早起源于古罗马时期，历代演变后，有的以时间归类，有的以阶级归类，有的以自然科学归类，等等。数字化将最大限度的提升档案归类整理和查阅的效率。那么首先第一点，就是要建立数字化档案库。档案经过数字化加工后，改变了过去重复劳动多、劳动强度大、占用空间大等诸多问题，就像人类进化解放双手一样，档案数字化解放了档案原本的各项技术难题。第二，档案数字化过程中要对原纸质档案进行有效保护。前文分析了数字化技术给档案工作带来的利弊，就负面影响而言，一旦发生技术事故，代价将是惨重的。那么，档案数字化过程中势必要采取有效措施保护原纸质档案。这也是为什么数字化飞速发展，而纸质档案管理等传统手段依然存在而且依然是主体档案存在的重要原因。中国历史悠久、文化灿烂，档案在其中的重要性不言而喻，因此技术保护必须是档案数字化进程中最重要的一环。通过数字化技术产生数字化副本，这些数字化副本再进行异地保存，而原件不动声色的妥善保管，即达到了使用目的，又达到了安全效果。第三，要充实档案馆数字化管理内容。目前，各级档案馆基本建立实现了数字化的初步管理和运用，同时通过建立官方网站，实现最大限度的公众互动。很多档案馆的网站成为宣传普及档案工作、查阅档案的最佳途径。随着信息化的发展，微信微博等公众平台也逐渐成为档案馆的数字化手段之一，通过档案馆自身的变革管理，档案管理与查询利用进入了新的时期，也是今后档案数字化的重要发展方向，那就是民众档案的参与与管理互动。第四，要加快推进数字档案馆建设。数字档案馆不仅仅是单个的档案馆的数字化建设与管理，通过数字技术，实现的是档案馆体系的发展与成熟。档案馆云将是未来数字档案馆的重要研究课题。在浩如烟海的档案资料中，数字档案馆连接了最有效的档案信息，而数字档案馆体系将一个个、一层层档案馆连接，实现了最大程度的档案资源共享。