浅析广播发射台站工程技术档案的管理
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[摘 要]文章对工程技术档案在广播发射台站日常管理和行政技改大修等方面所起到的作用进行分析，介绍了725台35kV变电站的改造工程技术档案管理的实践经验，并提出了加强工程技术档案管理的具体措施。
[关键词]广播发射台站 工程技术档案 管理实践 管理措施
中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0196-02
1、引言
近年来随着广播电视技术进步和发展的要求，广播台站的技术改造任务加大，为了不断规范和制约工程建设中的各类行为，我国出台了一系列与国际接轨的法律、法规及标准，从政策的角度提升了工程建设的整体管理水平，保证了工程的质量水平与安全可靠。在这一系列的规范活动中，对工程技术档案的管理要求也被提上了新的高度。而作为广播发射台站档案管理工作的重要组成部分，工程技术档案对于各台站的日常管理、行政技改大修等都具有不可替代的作用。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投入运行后的正常设备维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。但许多台站并未充分认识到其中的深刻意义，只是将注意力过多地放在了工程实体、经济价值甚至仅限于工程项目的外部观感上去，而对于工程技术档案的了解知之不多、重视甚少，以至于在遇到困难和问题时，无法依靠工程技术档案加以分析解决。从大的方面讲，在工程建设中如果出现技术事故如何分析原因？以什么来衡量工程建设各阶段的质量？从小的方面讲，在台站事业发展中常会遇到：改扩建时找不到准确的竣工图纸作为依据；在调查时间较长的老旧建筑时，无法提供准确的开工、竣工时间；改造给排水管道或电力埋设线路时，原始的埋设走向、深度不明确等等问题。因此，工程技术档案对各台站来说，绝不是可有可无的，也不仅仅只是一种应付上级检查的“摆设”，而是各台站工程建设质量控制、造价控制及档案管理的核心问题，应引起大家的高度重视和思考。
2、工程技术档案的作用
（1）工程技术档案是工程项目从可研、立项、选点、设计、施工直至竣工整个过程中形成的各类文字、图纸及影像资料。它涵盖了工程前期的可行性研究报告、环境评估、地质水文报告、勘察报告；设计阶段的图纸、概算；开工准备阶段的建设主管部门审批文件、合同；施工阶段和验收竣工阶段的各种资料等诸多内容。它反映了工程项目从无到有的全过程，见证了各台站基础建设的更新与发展，同时也是勘察、设计、施工、监理所有工程技术人员共同努力创造的智慧结晶。它对提升各台站事业发展水平，对增强档案管理的整体化、科学化、规范化水平都起着十分重要的作用。
（2）工程技术档案最早产生于工程前期的立项阶段，如：可行性研究报告、项目环境评估报告、设计任务书及上级主管部门的批复文件等，上述都是项目立项的主要依据。建设工程立项文件真实记录了工程项目从决策到审批直到确认立项的全过程，是上级落实经费的重要依据。只有在获得立项批准文件后，才能进行项目概预算、设计、招标、投标等工作，而项目设计又需要前期的地质勘察、测量资料为依托进行。因此在每个工程项目特别是大型工程项目开工建设前，就已经产生了大量文件资料，这些都是工程技术档案的重要组成部分。而在工程实施过程中也有许多资料是不可忽视的，权威机构对各类主材、试块的检测报告，旁站监理记录，设计变更通知，现场鉴证等都是贯穿整个工程的重要环节。只有规范、完整地收集这些资料才能为将来还原真实，才能为今后的工程建设提供原始的技术依据。
（3）由于工程技术档案真实记录了每个工程建设的全部过程，档案资料本身具有易保存、易查找等特点，并且还能还原工程管理及实体施工过程的全貌，因此它也成为了各台站进行管线改造、工程维养、改建、扩建不可缺失的“好帮手”，遇到问题只要到档案室查询工程竣工图或有关技术档案资料就可以迅速加以了解。
（4）工程技术档案是工程进展实施情况的书面见证，是合同履行情况的真实反映，也是排除工程质量和安全生产隐患的良方。在工程竣工及使用期间对工程的综合性评价也同样少不了以工程技术档案作为依据，光看看现场是不够的，必须以档案为基础，通过量化、统计与分析进行工程的综合性评价，特别是目前的建筑行业竣工验收工作，查看工程有关技术资料已成为必不可少的重要环节。这从很大层面上反映了档案对于工程质量评价的作用。
（5）在工程技术档案中还有一个重要环节，就是隐蔽工程资料的收集。因为工程的许多工序如水电埋设、基础工程等是被其他工序掩盖着的，工程竣工后，我们不可能再看到，也很难检测到，因此我们只能通过各种现场记录、照片、图纸及检测报告等档案资料进行评价，因此各台站的工程技术档案均发挥着无可替代的作用。
3、725台35kV变电站的改造工程技术档案管理实践
725台35kV变电站的改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的技术档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。改造过程中，725台在组织好35kV变电站的改造工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强电台重要工程技术档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保725台35kV变电站技改工程项目档案完整、准确和系统。
（1）建立工程项目档案负责制，形成工程资料收集网络体系
725台变电站是高压供电，技术要求高，由于沟、洞、槽比较多，因此土建施工必须要和水、暖、电、设备安装配合好，使得投资巨大、工程复杂。我台采用了“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设九个项目组，规定了各项目组的职责和任务，同时对项目的招标、合同签订、图纸技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。整个技改工程竣工资料收集得齐全完整准确与否，对变电站今后的运行维护管理、技术改造具有十分重要的作用，因此我台加强对档案工作的集中统一管理，建立工程项目档案负责制。我们按照统―领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由技办室主管档案工作，在各项目组指定专业技术人员担任兼职资料收集员，形成了全厂的资料管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责资料管理，做到每个工程项目均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专/兼职资料收集员，以及各项目组与各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证资料管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
（2）围绕工程建设，理顺工作程序
近年来，随着技术进步和发展的要求，广播台站技术改造任务加大，为确保工程项目档案资料齐全完整，在基建工程、技改大修项目开工之前，就将有关计划通知到技办室，让技办人员参加设备开箱与有关工程会议，使技办人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，同时对基建、技改技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由技办室管理、各工程项目的工程技术人员和施工人员共同制订，从而使得制订出的工程项目工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行了具体的分工，各项目组负责工程档案资料收集工作，技办室与各项目组密切联系，对有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，首先由技办室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时，项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后存入档案室。各项目组在资料管理上要对技办室负责，既要负责接收资料，又要负责收集、汇总、整理工程项目资料并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，技办室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集；另一方面加强与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
（3）强化资料全过程管理，形成做好重点工程档案工作的合力
725台变电站改造工程涉及面广，资料收集贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设施工单位的每一个资料管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好资料收集工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对工程项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程资料的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的运行、维修、技改大修服务。要树立质量管理意识，运用合同条款和资料管理的有关规定来提高项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进台的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。要从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，以确保工程竣工档案的形成质量。一旦形成了齐抓共管的局面，就能确保工程项目档案资料的齐全、完整和准确。
4、加强各台站工程建设、技改大修技术档案管理的措施
（1）转变传统观念，注入科学的管理理念，增强档案管理的新意识
各单位应积极宣传、认真学习《档案法》及当地城建档案管理机构下发的规定，单位领导直至档案管理人员统一思想、齐抓共管，变被动整理为主动管理。由于工程技术档案管理工作涉及勘察、设计、施工、监理、档案行政管理等诸多部门，单凭各台站的档案部门是无法完成这项工作的，应努力争取各单位及主管部门领导的重视和配合，通过宣传，通过提高工程技术档案的地位，使领导及基建管理部门真正认识到这项工作的极端必要性。
（2）与时俱进不断地完善工程技术档案的管理规章制度
各发射台站都应在已有综合档案室的基础上建立科技档案分类，设立：国家重点工程、一般保密工程、技改大修工程、行政大修（改扩建）工程、零星修缮工程专柜，制定各分类的归档要求与交件清单，分门别类地进行收集、整理与归档。健全工程技术档案管理制度，并配备专职档案人员，明确其管理职责，由于工程技术档案涵盖了工程项目的立项、勘察、设计、施工、竣工验收等各个阶段，因此要保证基建档案资料的及时收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到项目负责人的工作中，确保基建档案归档及时、规范齐全、安全保管。
（3）加强对专职档案管理人员的业务培训力度
通过组织其参加专业档案培训、学习网络应用及计算机软件操作、全面了解工程建设基本流程等，拓宽知识层面，以提升其综合业务素质。同时，还应加强各台站基建管理人员（或对口行政管理部门人员）的档案管理知识，树立其在工程建设中配合收集、及时归档的意识。
（4）将工程技术档案管理纳入工程建设管理过程中，使档案工作与工程建设同步进行
在建设项目立项批复时，就要让档案人员参与其中，开始对工程技术档案的收集、整理，到工程招投标结束后，就应与施工承包单位签订责任书，将当地档案管理部门的接收清单及建设单位制定的归档制度交给施工单位和监理单位，并在签订施工或监理合同时，明确需移交的档案资料数量、交件时间和质量要求等等，并规定一定数量的工程档案归档保证金（一般为工程款的百分之五）如果施工单位不及时提交完整的工程档案，将不予验收和付清工程款。力争在工程管理中，做到工程技术档案管理与工程进度、竣工验收同步，以保证这一工作的顺利开展。
（5）严格执行城市建设档案管理部门的有关规定
根据城市建设档案管理部门的有关规定，各台站的建设工程档案必须经当地城建档案管理部门验收合格后，才能进行工程的后续办证工作，因此，工程竣工后建设单位应在三个月内作好档案移交工作。但必须提醒大家的是，各台站所留存的工程技术档案必须与交给城建档案管理部门的为同一版本档案。
（6）及时引进必要的档案管理软件
各台站还应根据实际情况，引进必要的档案管理软件，以实现包括工程技术档案管理在内的各类档案管理查阅、保管、传输一体化，建立必要的电子档案备份库，提高工程技术档案管理的效率与科技化水平。
5、结束语
工程技术档案是各广播发射台站工程建设的真实写照，也是各台站事业和基础建设管理的重要组成部分，是一项对国家负责，对职工负责，为现实服务，为将来着想的重要工作。我们应重视它、做好它，真正实现工程技术档案工作的自身价值，使之更好地为基层广播发射台站的和谐发展服务。
参考文献