提高学校档案管理人员 业务处理综合能力的思考

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摘要:档案工作管理水平、档次高低的核心取决于业务处理综合能力,档案人员业务处理综合能力培养与提升是档案事业的百年大计,应当引起我们高度的重视。本文就档案管理人员应该具备的能力以及如何提高进行了探讨。

关键词:档案管理人员 业务处理能力

学校档案工作是一项专门性的业务工作,它集专业性、技术性、科学性于一体。在信息化社会中,学校档案管理人员必须是一个综合型的人才。然而,在普通高中学校的档案管理人员中,能够适应这一要求的从业人员却是凤毛麟角。如何提高学校档案管理人员业务处理综合能力,发挥学校档案在学校工作中应有的作用,值得我们深入研究和思考。

一、档案管理人员应具备的能力

1.协调能力

学校档案从内容方面而言,囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,如此复杂繁多的内容,涉及到学校各级领导、各个处室,乃至各个学科,一个有责任心的档案管理人员,要想方设法把它们收集到案头,必然要和相关人员打交道。因此,在实际工作中,档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。如何才能得到各方面的支持,除了靠有关的规章制度外,更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥,通过兢兢业业的工作达到各部门档案管理的协调与统一。

2.写作能力

档案人员的工作常与文字打交道,因此必须要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。只有具备了一定文字修养,才能将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编、校志、年鉴等编研材料,为学校各项工作服务。

3.信息处理能力

信息技术在档案工作中广泛应用,计算机替代了传统的手工操作。档案部门提供给利用者的将不再只是纸质档案,而是大量的电子文件。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作,而是负责将丰富的档案信息数字化,通过专用网络向教职工乃至社会传播,使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识,能保证档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理,能迅速有效地收集信息,完整安全地保护信息,及时准确地提供信息,最大限度地运用信息,使利用者在短时间内寻找到所需信息。

4.创新能力

当前,学校各种门类、各种载体的档案呈现多样化的趋势,因此需要档案工作者善于在工作中发现问题、分析问题、解决问题,在思路上创新,在工作方法上创新,提高工作效率和质量。一是要积极思考问题,不满足于一得之功,一孔之见,不断进行档案工作的探索和创新。二是准确地把握档案事业发展面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境,用求实创新的精神,把握规律,勇于探索和实践。三是对看准了的问题大胆尝试,脚踏实地,一步一个脚印,力争取得实际成效。

5.学习能力

档案工作涉及的知识范围比较广,档案人员除了学习掌握档案学基本知识外,也要学习其他社会科学和自然科学知识,了解国外档案工作及其发展情况,以开阔视野,增长见识,做到厚积薄发,举一反三;还要了解一些文秘、文学、文物鉴赏、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识,具有一定的汉语言文学水平,包括古代汉语和现代汉语水平,并具有较强的阅读、写作能力和一定的书法及装裱技能。

二、如何提高档案人员业务处理综合能力

1.强化创新意识

新时期学校档案工作所呈现的新特点需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案事业向前发展。

2.善于学习新知识

信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”, 努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。学校领导应鼓励、支持档案管理人员在干中学、在学中干,同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育,不断更新他们的知识结构。

3.改善有关运行机制

改善档案人员管理的运行机制,巩固并提高档案人员的职业技能素质。准入机制方面,增加该职位必需的档案职业技能考察环节,保障档案人员基本的职业技能素质。激励机制方面,将物质与精神激励相结合,给技能创新人员以更好的物质待遇;采用目标、尊重、情感激励等方式,对档案人员实施人文关怀。在维护信息的完整性、凭证性及档案信息深度开发利用方面,开发拥有自主知识产权的技能。管理技巧方面,发挥技能带头人的作用,激励和带动档案人员积极性、主动性和创造性,提高档案职业技能开发的效益。

4.加大合作力度

学校档案管理适应现代知识经济发展的标志,就是要走出一条档案资源开发的创新之路。本着这一目标,档案工作人员要注意不断扩大自己的交际面。通过交流,多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验,改变目前协作仅只局限于坐在一起传达文件、座谈表态的交流方式,采取引进来与走出去的动态交流方式,把科教作为档案发展之本,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案人员的信息源和创新思维,逐步走出档案事业发展的创新之路。

5.注重提高外语水平和计算机运用能力

外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数学校档案管理人员的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”。有关部门应利用各种教育方式,提高档案管理人员学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难。

同时,熟练掌握计算机技能并提高其应用能力,对增强档案管理和提高服务效率, 具有十分重要的意义。档案信息化运用了大量的新技术,如数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等。档案人员必须努力学习掌握这些新技术,熟练地运用现代技术手段管理档案,才能适应新形势发展的需要。