新时期工程质量监督档案的管理

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建设工程质量监督档案(以下简称“监督档案”)是建设工程质量实施监督工作的原始记录。它是工程质量监督人员在建设工程使用安全和环境质量监督过程中所形成的文字材料、照片、图样和有效证件,是城市建设档案的重要组成部分。它不仅是各级工程质量监督站依法维护国家法律、法律和强制性标准的主要依据,同时也是上级机关对各级工程质量监督站工作全面考核的重要内容之一。因此,在深化工程质量监督体制改革时期,监督档案的管理工作直接体现了各级工程质量监督站的综合管理水平。随着工程参建各方质量意识的增强,对工程质量的要求越来越严格,对监督档案的管理水平的要求也越来越高。

一、监督档案的职能和主要内容

监督档案属工程技术档案,是对工程项目质量监督过程立卷归档,其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神,工程质量监督站的职责、监督程序和内容,主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能,加大建设工程质量的监督力度,确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主,辅以科学的测试手段,对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见,工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立,其意义深远,在新形势下的质量监督工作中,只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用,使之显示整体效应,才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。

根据工程质量监督工作程序的要求,监督档案包括以下三个方面:

(一)基本要求

1.建设工程应按单位工程建立监督档案,档案应及时、真实、完整。字迹工整,用档案要求用笔书写。

2.监督档案统一用国际标准用纸a4号(或统一表格),按档案管理规定装订。

3.监督档案应按工程重要程度保存,保存年限按有关档案管理要求。

(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称,开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料,包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书,工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。

(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论,涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。

二、监督档案的建立和归档要求

监督档案的建立要抓住施工现场和材料整理两个环节:前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程,是监督档案的基础;后者是完善监督档案的重要手段。建立监督档案的重要是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时,对工程实体质量的抽查、巡检,然后向对工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。如果某一住宅楼工程,结构类型为砖混六层。按照 监督计划要求:首层砌体(样板墙)为“质量控制点”。一层砌体设计标号为m10水泥砂浆砌筑,二层以上为m7.5水泥砂浆砌筑。当一层砌体(样板墙)施工时,经施工现场检查实体质量符合规范要求,参建各方质量行为合法,制作m10水泥砂浆试块一组。质量监督工程师重点记录了试块制作情况和质量控制过程后转入下道工序施工。在工程进入二层砌体砌筑时,经查m10水泥砂浆强度值仅达到设计标号的92%,经设计单位演算可满足使用要求及时完善了手续,但仍造成了该工程的质量缺陷。为确保主体结构砌体质量,质量监督工程师及时会同施工单位和有关参建各方人员,加强了砌体砂浆的质量控制,从原材料和施工方法上进行了调整。在后期主体工程施工中,砌体强度都达到设计要求。因此,掌握第一手材料,跟踪工程质量及时处理质量问题,积累成果,变事后弥补为事前控制和事中控制,是每一项工程质量监督的重点,也是完善监督档案的方法。要把这两个环节紧密结合起来,是作好监督档案工作的基本保证。

监督档案应实行以质量监督工程师为主的立卷归档责任制,分房屋建筑工程和市政基础设施两类,按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档),从实施质量监督起止时间,在每项工程完成后要系统整理监督档案,内容上要有一定的技术含量和深度,具有专业性和综合性,并签字盖章齐全,前后一致,交圈完整,经部门主管领导审查验收后归档。

正确的归档程序很重要。工程项目建设周期长、点面多,质量监督工程师重实际工作轻档案管理的意识存在,影响了监督档案及时归档。因此,在制定工程质量监督计划的同时,也要作好监督档案的归档计划,对不同类型的工程项目,建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目,高层建筑和市政工程,可按照单位工程,建档立卷,或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。

归档手续应该是在单位工程(或子单位工程)监督任务完成后,工程竣工验收合格后十个工作日内,由质量监督工程师填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后,向工程质量监督站档案室移交。档案室档案管理人员验收合格后,由质量监督工程师和档案管理人员在“监督档案归档移交单”上共同签字。

三、加强监督档案管理应采取的措施

(一)更新领导观念。加强新时期监督档案工作的管理,在加大监督力度,狠抓工程质量的同时,注重监督档案的管理质量,把监督档案工作摆在议事日程,在人员配置、资金运用和管理条件上给予支持,提高工程质量监督站的综合管理水平。

(二)加强学习。要采取不间断、全方位的学习和业务培训方式,提高质量监督工程师队伍的思想和业务素质,增强责任意识和法律意识。正确运用条例、法规和强制性条文,掌握新形式下工程质量监督工作的重点,做到工程质量监督与监督档案归档并重,使监督档案的作用和价值得到充分和发挥,从而更好地保证建设工程的质量管理。

(三)强化完善监督档案管理制度。监督档案管理制度是工程质量监督站管理制度之一,要严格按照档案管理制度,制定详细的、可操作性的监督档案管理工作标准和要求,规范监督档案的归档程序。加强监督档案归档工作的检查和考核、定期公布检查结果,对归档比较齐全的应给予表扬或奖励,对于监督档案考核,应纳入工程质量监督站的岗位目标责任制,与年终考核挂钩,促使监督档案管理制度得到真正落实。

(四)建立现代化管理模式。信息时代监督档案工作的要求:详细、准确和快捷。实现办公自动化,将监督档案的数据、材料进行科学的存储、排列和检索,以便能够使监督档案更科学、准确、方便和快捷,准确地为工程质量管理工作服务。