关于企业档案管理创新的探讨

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摘要:2009年,新疆克拉玛依市档案工作开展以实现“两个转变,建立两个体系”为主题,根据实际档案工作来建立档案利用服务体系。随后,克拉玛依石化公司热电厂作为炼化自备电厂,档案工作也引入了全新的档案管理体系模式,将“两个转变,建立两个体系”的档案管理与发供电企业传统的档案管理实现了有机融合,建立了具有发供电企业特色的档案管理体系。

关键词:档案管理;热电厂;管理创新;复合型人才;信息化建设

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)04-0074-03

热电厂作为炼化企业自备电厂,担负着高温高压炼油厂的供电和供汽任务。热电厂属于高风险的生产行业,其工作环境中有电力转动机械、高温、高压、高空作业、化学有毒物质、锅炉压力容器等危险源的大量存在,并且涉及的专业也比较多,容易发生火灾爆炸、触电、高处坠落、机械伤害,物体打击、泄露、灼烫、设备损害等危害事故,因此,对这多种专业的档案管理,需要适应新时期的档案管理是一件非常艰难的事。

在石油石化行业推行“两个转变,建立两个体系”的大趋势下,鉴于热电厂档案管理的发展需要,如何适应社会的快速发展,加快档案信息化建设,利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案,已成为我厂档案部门“两个转变,建立两个体系”期间的一项战略任务,也是当前的重点工作。

一、热电厂档案管理工作的现状

目前,热电厂档案管理工作现状已远远不能适应新时期档案事业的发展要求,这种不相适应的问题主要表现在以下几个方面:

(一)档案管理体制相对落后

目前,厂档案室的工作方式基本上是接收移交的档案,储存入库,以前的档案多为纸质档案,管理模式仍是以传统方式为主,计算机管理停留在初级管理阶段,信息化管理只停留在档案目录或部分全文检索等管理环节上,与新时期档案的发展相差甚远。原来使用的文件档案资料综合管理系统已不符合电子文件或其他发电设备档案等管理系统的要求,且与现在使用的创新的信息化管理不能很好地进行整合,阻碍了新时期档案事业信息化发展的步伐。

(二)传统理念有待更新

“重藏轻用、重事轻人、重物轻人、重视所有涉及人的档案价值”等传统观念,使得档案室的对外服务方式主要是为上门的利用者查找所需要的信息,且提供的主要是原始档案信息,缺少让全厂职工对档案的认识和利用的真正价值,只知道档案需要存放在档案库房,只有部分人知道档案的作用,缺少编研价值和新颖的成果、缺少发电设备重要的档案信息以及各种设备的初涉以及合同预算等方面的设计协议书等档案资料的完整性,不能全方位提供一整套装置的档案。

(三)电子文件和设备档案的接收存在的一些问题

一些部门接收的电子文件不完整,有些重要的文件不及时归档,还停留在个人手中,造成查找不到等现象,新建或扩建设备资料收集不到位,因缺少现场收集资料和专业知识缺乏等,整理和归档分不清是哪台设备的资料,这样势必给电子文件和设备查找带来不良后果。

(四)档案编研工作滞后

1.编研材料内容单一,存在着重文书轻科技的档案编研现象。随着知识经济的发展,档案门类载体形式趋向多元化,科技档案信息开发与管理性、服务性的档案信息开发还存在较大差距,致使科技类档案信息没有最大限度地得到开发利用,从而没有产生应有的社会效果和经济效益。

2.编研材料档次低,一次性编研成果多,适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言,有些编研材料仍停留在以前的水平上,追求编研材料的数量和速度的水平上,造成编研工作与现实相脱节,导致编研成果率低下。

3.编研人员素质低、数量少。在档案编研的实际工作中,造就档案编研成果档次低的主要原因是档案编研人员业务素质偏低,特别是专业素质,这给档案编研工作带来了较大的困难,直接影响档案事业快速发展。

(五)缺乏档案管理复合型人才

面对知识经济时代,档案的快速发展需要一批既掌握档案知识,又懂得发供电专业知识,还要了解计算机相关知识的复合型人才。热电厂档案室综合管理文书、基建、设备、会计等各类专业档案,人员紧张,知识结构有待于进一步提高。因此,档案人员的配备及有计划、多层次的培训、提高档案人员的现代化管理意识和计算机操作技能,已成为新时期档案发展的当务之急。

二、档案管理创新是发展的需要

热电厂档案工作作为石化公司发展管理的一部分,在新时期创新档案管理来提高对生产的服务,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。热电厂档案工作和其他方面的工作不同,不只是局限于某一领域的活动,也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情,而是需要全厂所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。在石化公司热电厂不断发展的今天,档案工作人员应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、服务、管理的创新。

随着科学技术的进步,档案工作的管理方式发生了变化,管理手段也日趋先进,但仍离不开人的操作。因此,提高档案工作者素质,是推动档案工作创新的基础,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

(一)完善档案管理体制,保证档案事业的顺利发展

人机结合是档案快速发展的条件之一,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这是档案快速发展必须考虑的原则。档案室将借助各种信息技术功能不断增加,并通过网络向利用者传递信息。因此,现有的档案管理体制,要能使高度集中管理方面和方便使用相结合。应从管理制度上保证业务技术规范、标准,利用中国石油办公自动化系统整合各部门的档案信息,实行集中统一管理,以免造成档案信息分割和资源浪费。同时,也要解决方便实用的问题。在科技不断发展的今天,使档案事业成为热电厂新时期发展不可缺少的一项重要体制。

(二)加强学习,更新观念,提高档案管理

观念创新,使档案在服务中发挥经济效益。要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案。随着石化公司热电厂不断的发展和变化的产业结构逐步调整、优化,整体的技术含量也在不断提高,各发电装置生产不断扩大,为接收和管理好这一类科技档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入生产第一线,参加设备验收工作,争取拿到第一手资料,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。

要确立档案是热电厂资产的观念。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以设备为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。比如,热电厂今年有4#号炉、脱硫等项目的扩建和建立,厂家和项目设计人员就是通过大量的吸收原有的1号、2号炉等3号炉的设备资料和基建档案的提供和各项参阅,使得今年4号炉、烟气脱硫的初涉到现在的顺利建成,热电厂领导深深感受到了档案起到真正的价值,是难以估量的。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。热电厂档案管理人员认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。

(三)培养复合型人才,加快档案事业的发展

推进档案现代化管理需要一批勇于开拓、大胆进取、乐于竞争、具有创新意识和创新能力的“创造性”人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。只有充分发挥复合型人才的作用,才能使档案事业后继有人,使档案事业快速发展有可靠的保证,要根据档案事业发展需要,选拔培养对象,确定培养目标,建立一支专业、学历等结构合理的复合型人才队伍。同时,要充实计算机专业人才,为档案管理队伍增加新鲜血液,加快新时期档案事业的步伐,提高档案服务能力。

(四)加强宣传,增强全厂员工对档案的意识

在热电厂员工的观念中,一提起档案就觉得那是专业人员的工作,与他们没有多大关系,因此员工的档案意识不强,同时档案部门的宣传力度不大,使人们看不到与自己有多大关系,这些都是档案存在的普遍现象,在这一方面我们应学习国外增强档案意识的方法,加强宣传力度,普及档案知识,从实际生活工作等方面真正增强全厂的档案意识。

三、体制创新,使档案工作适应现代企业的高速发展

应积极引入竞争激励机制,改变在档案管理工作者中存在的安于现状的思想,从源头上解决创新的问题。积极引入竞争机制,对工作人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰、能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关。使每个人都有危机感,从而激发工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时,要建立一些相应的创新激励机制,如鼓励创新分配制度、奖励制度和职称晋升制度等,将个人创新的内容作为考核的指标进行考核,并与其劳动报酬、晋职挂钩,努力营造出一种鼓励创新的气氛和环境,促进档案工作良性循环。企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

(一)机构创新的核心是精简

无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集中档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构在行政上受热电厂的领导,业务上归党政办公室行政管理部门监督指导。其主要任务和职责是负责全厂及所属各科室及各基层各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,热电厂在全厂有5个管理科室,10个下属车间,通过计算机网络系统实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个热电厂档案信息化管理。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

(二)机制创新的关键是高效

企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

(三)制度创新的实质是要从企业各自的实际出发

热电厂作为中国石油天然气股份公司石化公司的二级单位,回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然非常重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各基层,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新热电厂档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,按月考核,年终进行总结评比,职责明确,奖罚分明,从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。

四、管理创新,全面提升档案工作

目前计算机已应用于档案管理工作,但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索,而在档案管理其他方面的应用还有很大的提升空间。其实,我们只要肯观察,就不难发现在我们日常的档案管理工作中,还有许多工作可以利用现代化技术来提高效率,如采用条形码来代替档号,既安全可靠,又方便快捷,可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的。无论是档案的业务工作,还是档案的管理工作以及档案信息的交流,都可以应用计算机进行现代化管理,帮助解决具体问题,提高管理效率和管理水平。

(一)企业档案管理应与企业发展同步

企业发展了,企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模,档案工作的规范化形成和广泛参与,要求提高全厂的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导,为了提高热电厂及兼职档案员的业务水平,今年三月下旬,每周五、安排二名兼职档案员到总公司档案室参训,培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解,授课内容分别为:文书、科技、会计档案等基本知识,培训时要求每个兼职档案员带未理装订的资料,面对面、手把手地指导她们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训,效果显著,也为热电厂档案管理奠定了良好的基础。

(二)档案部门应发挥信息中心的作用

办公自动化后,将出现无纸办公,企业每个岗位都能形成电子文档,这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。

(三)企业档案工作应适应管理现代化的需要,档案工作人员应不断提高专业素质

档案工作既是公司重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分。为了规范档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平,以便更好地为公司和各基层的生产和发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步。

五、推行特色服务、适应新时期档案管理

档案管理工作要逐步改变坐在家里等人上门查档的现状,变被动等待服务为积极主动上门服务,利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势,与其他档案机构联网,共享档案信息资源,使服务范围由“窄”变“宽”,服务层次由“浅”变“深”。档案管理工作应拓展服务方式和服务领域,充分开发所看管的档案资料,通过加工、处理,使其变成社会需要的优质“产品”。还可以利用档案资料作为出版资源,出版一些人物传记、历史知识和一个企业发展的历史轨迹等读物,多方开辟档案服务的渠道。坚持档案工作服务全厂党政、经营、安全、生产机制创新,实质上就是要把档案室的各项服务功能充分挖掘和开发出来。只有着力于档案室服务功能的开发,档案工作服务机制的创新才会持续下去。

由此可见,档案创新发展在企业经营管理中扮演着十分重要的角色,档案体制创新管理在工业企业经营发展中,有着不可估量的促进作用。企业档案,是企业建设与发展史的见证,伴随着企业的诞生而形成,追踪着企业前进的脚步而日益丰富与发展。白纸黑字,记录了企业艰难曲折的成长历程;油墨飘香,使工业企业档案凭证、查考、资源三大作用得到淋漓尽致的发挥。随着科学技术的突飞猛进,新时期档案管理事业对创新管理依赖程度也日益加大。在长期的实践中,档案创新管理已与企业结下了唇齿相依般的情谊,企业运行离不开档案创新的辅佐,档案信息因企业而存在和身价培增。它如同溶解于企业血液中的氧分,随着企业脉搏的跳动,遍及企业的方方面面,促进企业新陈代谢,始终保持旺盛的活力,炼化企业自备电厂在新时期档案管理发展中,只有坚持“两个转变,建立两个体系”充分发挥档案工作的管理观和服务观。加快档案信息化管理的步伐,才能更好地为企业创新发展产生良好的社会效益和经济效益。

参考文献

[1]档案学研究.

[2]档案学通讯.

[3]新视野.

作者简介:赵晓勇(1968-),女,重庆人,克拉玛依石化公司热电厂文书,研究方向:档案管理。