浅谈电子信息技术在房地产档案管理中的应用

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摘要：档案管理是房产管理的重要组成，它不仅是权属登记、房产交易的依据，也是房产管理者进行决策的重要参考。随着房地产业的发展，档案管理的技术和水平也逐渐得以提高，电子信息技术在档案管理中被广泛应用，房产档案逐渐实现了信息数据化、管理网络化和服务的现代化。本文主要对电子信息技术在房产档案管理中的应用进行分析探究。

关键词：电子信息技术；房产档案；数字化管理

中图分类号：F407文献标识码： A

长期以来，人们一直使用传统的人工方式管理房产档案，管理水平相对较低，保密性较差，而且随着房产信息量逐渐增大，传统方式已难以满足管理需求，信息数字化管理取代人工管理成为房产管理的必然趋势。

1. 房地产登记档案数字化处理的重要性

房地产登记档案数字化加工的目的是，以房地产登记档案与纸质档案的数字化处理，建立一致的，同步更新的电子副本，构成的大容量存储登记的电子档案数据库，同时建立历史档案电子注册，实现电子信息辅助房地产登记文件生成，数字存储，动态更新和整合管理，建立规范化、网络化房产登记文件处理及管理系统。目前，这项工作的重要性日益凸显出来。

1.1 减轻档案库房的压力

通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。

1.2 提高房产登记档案管理利用效率

对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息；提供查档等服务的部门可通过电子信息网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率；实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。

1.3 保护房产登记档案原件

房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。

1.4 确保房产登记档案的安全

通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。

2. 电子信息技术应用于档案管理的思路

2.1 开发平台

数据库是存储档案数据的重要工具，其作用是组织信息和表达信息。随着我国电子信息技术的发展，数据库的编程语言也在飞速的发展，很多的语言都能实现房产档案管理的需求。

2.2 体系结构

房产档案的信息化主要有两个方面：档案数据管理和档案原件管理。档案原件是房产档案最原始的资料，有着不能代替的作用，同时也是数据来源和房产身份的唯一一个合法证明。 我们不能因为电脑的普及使用而忽略了原始档案数据的管理，电子信息的应用只是为档案信息的管理和查阅提供的一个快捷、方便的手段，但是绝不能代替原始档案所具有的地位。

而档案数据则是将原始资料信息化，然后形成数据化的档案，是为了管理、查询、记录、 统计业务接口的，便于从档案信息中提取和利用数据库来进行查询、录入、管理、存放的信息源。而档案数据的管理模块同时也是房产档案管理系统中的一个最基本的部分，其中应该包括下面几方面：

（1）数据库监理：房产的基本信息和权属状态具有多样性，这也一定会造成数据库监理的复杂性。房产的信息基本可以分为几类：①房产基本信息，就是区别于其他房产的特征。其中包括建筑的层次层数、房屋的坐落、建筑的结构、建筑的面积等一些信息。②房产初始信息，就是此房产最开始的登记资料。主要有建设工程的用地许可证、竣工验收合格证、规划许可证等一些政府审批、报批资料。③房产交易信息，就是房产每次的交易登记资料。有成交价格、产权人、产权证号、交易方式等一些交易信息。④产权限制信息，指的就是此房产被政府部门、司法机关的解封或查封资料，还有是否典当或抵押的限制交易资料。

（2）数据的录入：房地产的基本信息多数是通过手工录入完成的，但是其余的信息一定要通过数码相机拍摄或是手工扫描、录入来完成原始资料的数据化处理。那么在模块开发的过程中，怎么存储大量的文件，怎样考虑信息录入员的操作习惯，怎么样有效的利用计算机和外设接口这都是急需解决的主要问题。

（3）数据的查询：这是系统对外的服务功能，同时也是系统最终需要实现的目的。首先要考虑到其安全性，这是档案保管软件的一个重要指标，其中包括个人隐私权、个人财产保密等一些法律问题，所以就要在查询过程中针对不同的权限，来获取不同的查询内容。其次就是方便原则，查询要对不同使用者，来提供其需要的任意组合、任意多项、任意排序等查询的要求。

（4）系统的维护：保障整个系统稳定运行、信息安全是模块的一个基础要求，包括各个权限的分配，以及对数据库的维护等基本功能。

3. 房产档案现代化管理应注意的问题

虽然采用现代化管理方式能够极大地提高房产档案管理工作效率。但是笔者认为，在当前条件下，对房产档案管理工作还应采取现代化管理模式与手工管理模式并存的方式。一是电子档案信息内容易被纂改、窃取或遗失。信息的安全性和可靠性不高。二是在房产档案信息网上传递过程中，存在多种不可预见的安全隐患。容易致使房产档案信息被截获、更改，安全性不高。三是房产档案中含有大量的工程图纸。上述原因都促进房产档案现阶段必须采用两种管理模式并存的方式。进而保证房产档案有效、合理、安全地利用。要使数据的传输更加的简单、方便，及时有效的对房产档案的相关信息进行管理和维护，提高房产档案管理工作的质量和效率，促进房产档案现代化水平的提高。

结语

随着信息系统和办公自动化的快速发展，电子信息技术也逐渐被应用在了房产档案管理之中。那么如何有效、正确的运用电子信息技术来实现房产档案管理的信息化，就要考虑到档案人员的配备、档案的情况等一些问题，这样才能让房产档案信息更好的服务于社会。

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