铁路企业年度需求计划管理探讨

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摘要：通过年度需求计划在铁路物资管理信息系统中的应用，取代了以前繁琐的手工提报、汇总工作，为年度招标、询价提供强有力的支持。

关键词：年度需求计划;物资管理;信息系统;采购策略

1概述

铁路物资需求计划管理是铁路企业物资供应管理的重要组成部分，是确保铁路企业正常运营的物资基础，是铁路物资部门进行集中采购招标、供应、配送等业务活动的主要依据。物资需求计划主要内涵是铁路企业生产运营需要的物资供给，其基础信息是：计划周期、提报车间、提报单位、物资编码、物资名称、规格型号、图号、计量单位和数量等，以计划信息的形式，在车间———站段———采供单位———供应商——站段之间传递，并以此为依据管控物资采购供应及发放，它是物资质量安全控制和成本控制的源头。在铁路总公司推广实施的铁路物资管理信息系统V2.0中，需求计划分为年度需求计划与月度需求计划。月度需求计划是执行计划，而年度需求计划是非执行计划，是为了年末或年中进行年度询价、签订年度框架协议而提报的需求计划，这两种需求计划有着本质的区别。

2年度需求计划管理现状

2.1物资归口管理力度不够，不能发挥集约优势

铁路局集采功能比较弱，一些基层站段物资采购一直采用以往传统分散采购的模式，没有进行物资归口管理。基层站段不上报年度需求计划，当临时计划或月度计划金额达到一定金额时才上报到路局物资处，然后由物资采购所负责组织招标。路局内部各单位进行分散采购，不上报年度需求计划，不能发挥路局归口集约采购优势，容易出现重复采购、供应环节复杂、物资质量难以控制、库存储备过多等现象。

2.2对年度计划的重要性认识不足

一些铁路单位的物资管理人员对年度计划的认识不足，还局限于以往有重点物资进行年度招标询价的概念上，每年只有少数的配件进行招标、询价，大部分物资仍然进行分散采购。目前一些铁路局十分重视年度需求计划，每年都按照年度计划组织招标、询价活动，形成物资价格框架协议，日常采购执行框架协议合同，按照合同中的物资、供应商、采购价格采购。

2.3年度需求计划管理混乱

由于各铁路局的物资管理存在差异，对年度需求计划的认识同样存在较大差异。有的路局没有年度需求计划，全部是月度计划，通过月度需求计划进行当月的集采，无法形成年度价格框架协议。有的路局年度计划通过手工线下提报，然后再进行线上或线下采购处理后，形成年度价格框架协议，手工录入到物资管理信息系统后执行合同采购。

3年度需求计划业务流程

年度需求计划业务流程如图1所示：站段材料科计划员或车间人员提报年度需求计划，年度需求计划的格式与月度需求计划相同，只是计划周期选择年度计划周期。上报计划提交到采供单位。采供单位的计划员按照职工管理物资范围，分权限接收站段提报的年度需求计划。然后对年度需求计划进行全局汇总，汇总后进行年度需求计划采购。年度需求计划采购按照铁路局的规定进行线上或线下处理，主要是招标、询价过程，不同铁路局采用的方式不一致，有的进行网上竞价，有的进行线下招标、谈判，方式各不相同。年度需求计划无论是网上竞价还是线下招标、谈判，最后的结果都是以合同形式进入铁路局物资管理信息系统，这种合同在物资系统中称作价格协议。月度需求计划是执行计划，通过执行合同采购，与年度需求计划形成的合同进行匹配，在合同有效期内执行合同中内容，按照物资、地区匹配合同中的供应商与采购价格。

4年度需求计划管理的主要功能

4.1年度计划汇总

在采供单位的“需求计划”模块下新增年度计划汇总功能，功能是采供单位计划员在年度计划接收后，在本页面进行年度需求计划汇总处理，汇总后的年度需求计划进入年度计划采购策略处理。具体操作按下述流程。状态。“未汇总”（默认）。查询已接收的年度需求计划信息，显示列包括：上报计划号、物资编号、物资名称、规格型号/图号/材质、计量单位、申请数量、建议单价、金额（元）、到货地点、上报人/联系方式、上报日期、计划周期、供应地区、申请单位、用料地区、计划项目、备注，效果等。“已汇总”。查询汇总后年度需求计划信息，显示列包括：年度汇总计划号、明细号、申请单位、物资编号、物资名称、规格型号/图号/材质、计量单位、申请数量。计划周期。从计划表关联计划周期字典数据中，取计划类型为“年度计划”的数据。计划员选择后可按计划周期查询数据。上报计划号、物资名称。在查询汇总前数据时使用，支持模糊查询。物资编号。按物资编号查询数据，支持左匹配模糊查询。年度汇总计划号。在查询汇总后数据时使用，支持模糊查询。页面操作按钮如下：>按明细汇总。可将年度需求计划按明细汇总成同一“年度汇总计划号”，但明细条数按原数据保留下来，各项信息不合并。汇总成功后，生成新的汇总计划号。>按条件汇总。点击按钮后，页面弹出汇总操作窗口，计划员可在汇总操作窗口按照何种条件对需求计划数据进行分组汇总，点击“确定”按钮保存汇总后的需求计划信息。汇总条件包括：物资编号（必选）、申请单位、供应地区。>导出。能够按照给定的格式导出已汇总的数据，形成EXCEL文件；数据未汇总时，导出按钮为不可用状态。>回退。可将未汇总的数据回退至“未接收”状态；选择数据包含已汇总的数据时，回退按钮为不可用状态。

4.2年度计划采购策略

在采供单位的“采购管理”模块下新增年度计划采购策略功能，采供单位计划员进行年度计划汇总后，对年度需求计划进行采购处理，功能与月度计划的“执行采购策略”类似，指定年度需求计划的采购处理方式。具体操作：>页面默认查询“未处理”的数据。可以将未处理的年度需求计划导出成EXCEL文件，为线下采购提供采购依据。>如果采购处理方式属于线上处理，处理时必须先获取采购限价，年度需求计划执行网上竞价或询价时必须有采购限价。>处理时，若选择“线上”采购处理方式，处理后年度需求计划标记为“已线上处理”，后续流程与月度需求计划执行过程相同；若选择“线下”采购处理方式则标记为“已线下处理”。>撤销汇总可将所选数据撤销汇总处理，年度需求计划返回上一步年度需求计划汇总环节。注意：相同年度汇总计划号的计划如果有已处理的数据，则不允许撤销。

4.3线上采购结果处理

在此页面年度需求计划与月度需求计划不同的是：年度需求计划背景显示为绿色，对于年度合同“单次”选项置灰不允许选择，也就是说年度需求计划不能形成单次（一次性）合同，并且生成的合同类型为“价格协议”。

5结论及展望

在铁路物资管理信息V2.0实现年度需求计划的录入、审核、上报、汇总、采购处理等环节，将手工繁琐的处理过程信息化，完善了铁路物资管理信息系统的计划功能，提高了物资管理人员的工作效率，加强了铁路物资归口管理的力度。目前铁路物资管理信息V2.0中的年度需求计划只提供手工录入功能，今后根据历史数据计算出本单位的年度需求计划，可完全取代手工计算或通过管理经验进行人工编制年度需求计划。如可以对上一年度总年度入库单进行汇总，将汇总后的物资品种、入库总数量、采购总金额导入年度需求计划数据库中，计划员可以调整、删除、添加等操作，然后形成本年度的需求计划。

作者:肖玲 单位:呼和浩特铁路局物资招标采购所