关于做好收文管理工作的通知

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各部门、各企业：

随着市场经济步伐的不断加快，企业与党政机关和社会各界的交往日益频繁，各类文件和信息资料的交流也随着增加。及时、规范、恰当地处理好这些文件和资料，对于及时了解政策，掌握行情，收集信息，完成上级交办的各项事务，促进企业规范管理，都有着非常重要意义。为切实做好此类文件、资料的管理工作，现做出如下通知：

一、建立收文登记制度，集团公司收到的党政文件，除无保存价值的信函、信息、宣传资料等之外，一律由综合办公室分门别类进行登记、转办、保管、存档。

二、综合办公室应指定专人负责收文工作，建立收文登记薄和收文档案。收文时要对收文日期、收文号、来文机关、文件名、件数等逐一进行登记。

三、集团领导和各部门、各企业直接收到上级发来的公文，或参加会议带回的文件或其他物品（包括奖牌、奖杯、锦旗、证书等），应在最短时间内（一般在当天或次日上班后）交综合办公室，办公室应办理登记和交接手续。

四、集团公司建立相应的收文处理流程，对需要传阅、传达或转办的文件进行规范处理。基本流程是：文件登记——办公室主任阅批——行政副总裁批示——承办部门执行——结果反馈——文件归档。

五、为了加快文件传递速度，避免延误工作，有的急件或部门必需的文件，承办部门可先将有关文件复印使用，再将原件交综合办公室。

六、参加会议或培训人员，除及时移交文件和材料外，必要时还应将文件以外的重要事项整理成简要的文字材料，以书面文秘站网-形式提交办公室。外出培训的人员一般应在培训结束后提交一份培训提纲给办公室，经有关领导审阅，认为有必要的可通过OA发送给全体（或部分）人员学习，做到资源共享、信息互通。

七、为切实做好此项工作，办公室应加强对收文工作的监督检查，对不及时移交或遗失、擅自处理文件的应提出警告；对因积压、遗失文件而造成不良后果的，要追究当事人的失职责任。

八、各企业的收文工作，可参照此通知执行。

特此通知

××集团有限公司

二0__年二月二十日