浅谈科研单位档案工作存在的问题及对策
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科技档案记录和反映了科学技术研究及技术推广应用等活动，是科研活动开展的重要参考和必要条件，是一项极其珍贵的科研信息资料。水利科研档案中涵盖大量的水利科研及水利科技信息，它记载和反映了水利科学研究活动的每一个具体环节和最终的研究成果，为水利科技信息和科技知识的储备提供平台。
1 档案工作中存在的问题
1、档案工作的认识误区。科研单位是承担科研管理及技术创新的主体，主要业务范围包括各类基础性研究、新技术研究以及新技术的推广应用等。因此，科研类的单位的室藏档案以科技和科研类的档案为主，也包含引进新设备的科技档案。而科研单位通常具有人员数量少，科研场地面积小，科研领域专业化的特点，极少设置专门的档案管理部门。与科研工作不同，档案管理工作所产生的经济效益不够直接，也使得有些领导对档案管理在科研工作中所起到的重要作用缺乏认识，进而对档案工作平时的工作量估计不足。
由于科研单位大多数存在重科研业务、轻行政管理的问题，导致领导对档案管理工作不够重视，科研单位的档案管理工作一般挂靠在相关的非业务科室，比如综合办公室，处于科研管理活动的边缘。这也造成具体从事档案工作的人员责任心缺失，出现对自身工作定位的偏差，认识不到档案工作的意义，放松学习，缺乏扎实的档案管理理论和基础知识，对本单位涉及业务的专业知识特点也了解不够。同时，科研工作主要以项目分组进行，业务科室之间人员调动、调配频繁。这也直接导致兼职档案人员无法长期固定，对科研项目档案收集管理工作的职责搞不清楚，同时档案管理责任科室也难以对其进行集中的专业培训。
2、科技档案归档文件资料不完整。作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。
3、科技档案管理手段落后。科研单位由于档案数量较少，大多还采用传统的档案保管利用的办法。随着电脑和网络的普及程度越来越高，无纸化办公被广泛接受，无论公文还是普通文件，直接在电脑上产生的越来越多，文件的传阅也多在单位内部通过OA系统完成。在目前的档案工作中，计算机应用仅限于档案文件的检索查阅，其他方面的功能普及率相对较低。科技档案管理手段落后的一个重要原因也是档案管理人员队伍年龄偏大、对计算机技能的掌握不够熟练。档案管理人员需要对电子档案的归档管理以及室藏档案的数字化等方面的技能进行系统地培训和学习，提高科研档案管理信息化建设的质量，促进科研档案管理信息化建设的发展，进而提高科研档案管理手段，增强科技档案的信息化程度。
2 思考与对策
1、加强宣传，提高认识。首先，加大档案作用的宣传，使科研单位从领导层面上加强对于档案工作的了解，理解档案工作的意义，认识到档案工作的重要性。只有从领导层面真正重视档案工作，科研人员及具体负责档案工作的科室及人员才能更加积极、认真的对待档案管理工作。对于具体工作人员，应加强档案收集、整理等具体操作和基本知识的宣传学习。了解科技档案范围，结合本单位的科研活动实际制定出有针对性的收集和整理办法，加强同其他兄弟单位的交流，借鉴好的经验和做法，提高本单位科研档案收集的效率和质量。在最好基础的收集和保管工作的基础上，负责档案工作的人员应进一步加强档案资源的利用，注意从本单位室藏档案中挖掘有价值、有亮点的内容，在单位内部甚至外部进行宣传报道。
2、提高档案工作人员的综合素质。培养尊重档案、尊重历史、保守机密的档案工作职业道德。增强档案工作人员爱岗敬业的精神，热心为科研业务人员提供服务。档案工作人员还应熟悉有关的科研项目从申报到验收结题的具体流程，加强本专业必备的各种新的理论知识和计算机应用技能的学习。在档案管理队伍中，吸收年轻员工，为档案管理队伍注入新能量。同时，能够按照这些专业知识的要求对所收集的文件资料进行筛选、整理加工和分析研究，去伪存真，不断充实和完善专业知识的能力。
社会形势在变化，工作方式在发展，档案工作人员也要提高思想认识，抓住信息化管理的大方向，在工作中积极创新，在工作中遇到的新情况、新问题时要善于分析，结合以往积累的经验对这些新情况和问题进行总结，探索出符合本单位实际情况的新方法。档案管理人员必需提高自己的综合素质，除必须具备的政治理论知识外，还应具备相关的专业知识以及改革创新能力。使自己成为一个既熟悉档案专业，又懂得相关专业的复合型档案管理人才。
3、做好归档资料的收集整理工作。在科研项目工作开展的初始阶段，就要落实该项目的具体档案管理专员，对项目实行从始至终的跟踪，负责项目开展过程中的所有文件材料收集管理。一旦出现文件材料丢失或不完整，要及时补救。科研活动中有些形成周期短、时效性强的文件材料，要随时收集，以免出现因拖延造成的资料缺失，影响档案收集质量。而项目进行过程中，部分形成周期较长的文件材料，应按照项目进行的节点划定收集的时间段，从而保证文件材料的完整性。在档案资料收集整理过程中，应特别注意归档文件的原始性要求，尽量不要出现以复印件替代原件的情况，保证档案材料能够如实记录一个科研项目从立项到鉴定验收的过程。
4、加强档案现代化管理。加大计算机信息化管理软件的开发及更新力度，将科技档案信息以数字形式进行存贮和处理，以网络化的互联方式进行统一管理。在加强档案现代化管理的同时，更应加强档案管理的信息化建设。科技档案的信息化管理就是以现代科学的管理手段和理论方法，对档案工作中存在的规律性问题进行处理。因此，实现档案管理的现代化，不仅是对归档材料进行计算机录入和实现电子检索，还要充分发挥网络的优势，实现科技信息自由存储以及资源共享。