化繁为简 例谈PPT中文字的删减

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在ppt演示文稿中大段文字是一种普遍现象，而衡量一个PPT的质量，文字的多寡通常是衡量标准之一。如果―个PPT的页面中，大都是成段成段的文字，那么这个PPT的质量通常比较一般。不少人喜欢把Word讲稿直接搬到PPT中，导致讲的内容和PPT上基本一样，讲解的时候基本上是照读，观众自然也会兴趣索然。本文就通过实例来谈谈如何精简PPT中的文字。

很多时候做PPT的和讲PPT的不是同一个人，讲的人通常喜欢将W0rd文稿给做的人，如果制作人只是将文本复制到页面中，可能会将很多“废话”收入其中，密密麻麻都是文字。

这些“废话”其实可以移到幻灯片的备注中，这样自己演示的时候能看到，而观众却看不到。操作很简单，切换到“视图”选项卡，点击工具栏中的“备注”按钮，再在下面“单击此处添加备注”框中点击，然后手动输入或剪切粘贴相应的内容就可以了（图1）。

如果不想移到备注中，可对文字内容直接进行删减，去除口水话，然后通过改变文字字号和颜色，突出目标数据，显得更有条理，同时本页的重点自然也就凸显出来了。对于某些不太重要的文本，如果有必要保留，可以缩小字号放在页面中（图2）。

当一个页面中都是文字时，观众容易产生疲劳感，因为一眼望去都是字符，所以我们可以尝试在页面中添加一些图形作为点缀修饰，提升版面的视觉美感，让文字不再显得那么拥挤繁杂。

本例中，我们可以将标题中的2017做成一个图形，也可以直接到百度中找一适合的图形，在每个小指标的前面添加上一个小图标，让指标的分类更加显明。增加一些小图标，能够愉悦观众身心，某些时候还能起到画龙点睛的作用（图3）。

由于图标通常是从网络上搜索下载，复制到PPT的页面后，一般可以删除其背景或设置透明色。有时为了让国标更好地融合在页面中，还可以使用取色器，修改图标的色调（图4），让图标的颜色与页面中的主体色保持一致。

除了使用国标外，有时通过一些简易的图形，也能很好地将大段文字进行版面分割（图5），这样整段的文字被分割成多个小区域，既便于阅读，又不感觉拥挤，这就是图形化修饰的作用。

如图中的两个版面都是介绍中国教师资格制度发展历程（图6），但是上图一眼看去都是密密麻麻的文字，而下图将时间通过线条进行引导，同时又巧妙地借用线条对页面中的文本进行分割，这样看上去我们的视线会被线条吸引，不会再感觉满屏都是字符了。

有时面对海量的文字，却又无法过多精简，此时可以借助表格进行梳理。比如图中是本市初中学科基地考核情况（图7），由于要在一页中呈现的信息比较多，所以字号很小，达不到演示要求，如果将优秀基地和合格基地分开，则又不便于观众对比掌握情况。

此时可以通过表格来呈现信息（图8），将相同的内容合并起来，如初中某某学科基地可以直接精简成语文、数学……表格中不同的类别通过色块和字体进行区分，使其更加醒目，观众可以很快检索到所需的信息。表格中的色块设置是选中单元格后，切换到“设计”选项卡，在“底纹”中修改颜色即可。另外单击“效果”按钮还可以给表格添加一个阴影，让其具有立体感。

图表结合可以很直观地呈现多维信息，这在一些商业化的PPT中十分常见（图9）。这个例子中，上图和下图同样是集团的人才招聘情况说明，下图借助图表，让人才储备情况一目了然。表格的制作很简单，这里简要介绍―下旁边的饼形图的做法。

切换到“插入”选项卡，单击“图表”按钮选择“饼图”，然后输入数据（图10），数据输入后会生成饼图，右击饼图选择“设置数据标签格式”打开属性面板，选择类别名称、百分比和数据标签内三个选项。饼图的颜色和文字都可以根据喜好进行修改，可以和表格单元格的颜色统一起来，这样从视觉上也能产生联系。

PPT中文字的精简，不是简单的删除，而是在深入理解文本意思后进行的有机重组，意在让其言简意赅，一目了然。同时还可以借助于图片、表格和图表，对文本的版面进行修饰，让文本的布局更加合理，从视觉上对文本进行“精简”。