项目会议管理实践
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0.概述
随着我国乃至世界经济的高速发展，涉及各个领域的工程项目如雨后春笋一样蓬勃发展。作为交换和分享信息与观点的一种平台，项目会议已经成为项目管理的一项重要工作内容。会议作为沟通管理的一种方式是否经济、有效，以及在何种情况下召开何种会议才能更有效的推进项目的完成，是非常重要的。
1.项目会议的分类
项目管理历经5个不同的工作过程：启动、计划、实施、控制、收尾。
项目实施过程中所涉及的进度、费用与质量是项目实施的三项关键内容，他们之间在项目的实施过程中存在着一个相互协调、相互适应的问题。如何在项目的实施过程中有效的使项目的进度、费用与质量相互配套、相互协调，就构成了项目管理的三坐标管理体系。
项目会议包括启动会（动员会）、计划进度及质量问题协调会、技术状态评审会、交付用户的验收会等。
1.1项目启动会
合同签订后要召开项目启动会，参会的人员有项目发起人（来自管理层）、客户经理、项目经理和项目团队成员等。
会议主要内容：
a项目概述，介绍项目的范围和交付成果。
b组建项目团队，明确团队成员职责分工。
c项目进度计划。
d讨论项目的管理办法，包括计划、费用和质量方面。
c项目风险预计以及规避措施。
1.2项目计划会
项目计划会由项目经理/计划主管主持，项目团队成员和负责项目的生产加工、器材采购等的管理者参加。
会议主要内容：
a根据WBS确定里程碑，讨论完成任务的方法；确定活动和任务的相互关系和顺序，编制项目的详细计划，并完成任务分配。
b根据项目时间表制订项目进度计划、成本计划、质量计划、沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等。
c协调在计划执行过程中制约任务完成因素的相关方之间的关系，保障项目按计划完成。
1.3项目例会
项目例会通常由项目经理主持。参会成员为项目团队成员、客户和来自高层的的项目负责人。项目例会应定期召开，时间间隔要根据项目的持续时间和合同要求而定为日、周、月例会。
会议的主要内容：
a介绍项目进展情况，明确已实现的的关键项目里程碑。
b通报项目是否偏离进度计划，说明造成进度偏离计划的原因和应采取的措施，以及如何在今后的工作中防止再次偏离。
c汇报在项目计划执行中发现的和潜在的问题，讨论如何解决所发现的问题及如何防止潜在问题的的发生。
d根据目前进展情况和需要完成的项目任务，预测项目完工日期和项目完工成本，并将它们与项目目标和基准计划进行比较；明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异（差异可能是正的-如提前完成计划，也可能是负的-如没能按时完成计划或超出预算），找出造成负面差异的问题；在有些情况下，可以在该会议上提出纠正措施以获得客户经理层的批准，如获得加班权，以便使项目赶上进度。另外项目经理可要求单独召开解决问题的会议，专门探讨纠正措施。
e应引起客户或项目负责人应注意的事项，如客户可能尚未签署某一文件等。
1.4项目技术状态评审会议
对于研制项目，在项目的全过程中，包括在项目定义和设计阶段，都要召开技术评审会议。以确保项目业主、客户认可项目提出的各种技术方案、研究成果等。
评审会主要包括方案设计、样机评审、设计鉴定/定型、项目验收会等。
如方案设计评审会：
以研制总要求/合同为依据编制出技术方案，以会议的形式组织邀请顾客或其代表、同行专家、配套单位代表、上级机关领导等参加，对其进行的符合性评审；会议最终形成评审报告（含评审意见/会议纪要和评审组成员签字名单）。
1.5解决问题的会议
解决问题的方法包括以下9个步骤：
a描述问题。
b找出并确定产生问题的原因。
c找出可能解决问题的方案。
d评价各个可行方案。
e确定最佳方案。
f修订项目计划，要注意解决方案对项目其它领域的影响。
g实施解决方案。
h确定问题是否得以解决。
在召开会议之前，项目经理必须要定义会议目标，这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。
2.会议管理人员组织结构及分工
2.1人员组织结构
会议管理组织人员通常由会议主管、会务秘书、会场助理、餐饮住宿助理、车辆票务助理等组成。其会议管理组织结构图如下：
2.2职责分工
2.2.1会议主管
负责会议前期策划，并组织落实各项会务工作。
2.2.2会务秘书
配合会议主管落实各项会务工作，形成会议策划表、会务手册，并具体负责会议通知的拟制发放、会议代表信息的收集整理、会议室预定、会议食宿地点的预定、会议车辆的租定、会议文件的组织与落实。
2.2.3会议现场助理
根据策划表完成会议现场的策划实施，其中包括会场布置、会标的制作或显示、参会代表座签的打印与摆放、会议文件的发放与撤收、茶水等会议期间的后勤保障工作、会议产生文件的打印等。
2.2.4住宿餐饮助理
根据策划表完成会议食宿方面的策划实施，其中包括会议代表签到、房间的预定与分配、形成住宿表、组织会议代表用餐等。
2.2.5车辆票务助理
根据策划表完成会议车辆票务方面的策划实施，其中包括安排会议代表接送站、往返会场的车辆接送、会议临时用车的车辆调度；负责收集会议代表返程信息，负责来宾返程车票的统计、购买及退票等工作。
会议流程如下所示：
3.会议管理实践
某单位承揽了某项目的研制任务，按照合同要求要进行正样设备技术状态评审，会议主管接到任务后，按照会议流程进行了前期策划，形成了策划表（详见附件1）。之后，组织召开了预备会，介绍了会议背景、会议内容、参会单位等。按照策划表进行了任务分配，落实了责任人。
预备会后，会议秘书进行了会议通知的拟制（模板详见附件2）与发放，并落实参会代表与专家，形成会议代表名单（格式详见附件3）。同时落实了参评的样机技术文件，如样机研制工作总结报告、质量分析报告、检验大纲及检验报告等。
评审会前，会场助理预订会议室，并按照要求布置会场，如制作会标、打印及摆放会议代表座签、会议文件的发放，准备投影仪、幕布、扩音设备、笔记本电脑等，保障会议报告能顺利进行；会议开始后择机进行会议签到、评审组签名、会议中产生文件的打以及倒茶等后勤保障工作；会议结束后要清理会场。
餐饮住宿助理负责会议代表的食宿保障，预订食宿宾馆，根据活动安排和秩序册生成会议行程表，提前放在房间；根据会议代表名单确定食宿人员并安排其住房及用餐，形成代表住宿表（格式详见附件4）。
按照会议代表名单及联系方式，车辆票务助理负责收集会议代表的来往行程，必要时请会议代表填写订票/送站单（详见附件5），按照订票/送站单代买车票，并安排车辆接送。同时负责会场和食宿宾馆之间的车辆保障。
最终，会议如期举行，并圆满结束。
4.结束语
在项目管理过程中，组织召开会议是必不可少的、很重要的一个环节。会议开的成功与否，除去项目组本身努力外，会议保障也是非常重要的一个环节。通过十几年的工作实践，总结出以上心得和体会，与大家共享。 [科]