关于实现高校档案管理现代化若干问题研究

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摘 要 文章从分析高校档案信息数字化、网络化的动因入手，阐述了目前高校档案管理信息化等方面问题。

关键词 高校档案信息 数字化 网络化 现代化

一、档案管理现代化的作用

（一）服务科研

档案管理现代化的一项重要任务是将高校的档案馆和图书馆实现数字化、网络化，形成统一的信息共享平台，构建信息服务中心，并通过这个共享平台推动产学研的迅速发展，提高劳动效率。从而形成现代化的产学研产业链，一方面提高高校收入；另一方面为学生提供了更多生产实习机会，再者也可为档案管理信息平台注入更多的投入，进入良性循环。

当前信息化社会，学科间相互渗透、相互交叉，档案、图书、情报、资料的出版、收藏也出现交叉渗透。一方面，同一内容的科研、生产、建设信息分藏于档案、图书、情报和资料中；另一方面，科研人员对所需信息在数量、内容、形式、系统性、检索速度等方面都提出了更高的要求，图书馆、档案馆单一的信息服务模式愈来愈难以满足研究人员对信息的全面需求。科研人员迫切需要信息部门提供全程性、全方位的知识信息保障，迫切需要信息部门开拓综合性强的、能够满足他们多方面、系统化信息需求的综合化知识信息服务体系。科研工作要集成创新，信息服务工作也应该集成创新。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力！信息化社会需要图书馆、档案馆改变过去陈旧的服务方式，集成双方的优势，建立图书、情报、档案一体化的信息服务模式。

（二）图书情报档案信息共享

集成图书情报档案信息，首先要优化馆藏，理顺关系，合理配置馆藏资源。为了解决档案馆与图书馆的馆藏信息重复、交叉现象，根据具体情况及读者利用习惯，对馆藏中的交叉重复部分，只在一个单位收藏，比如图书样本问题，档案馆应该取消保存本校样本书，改由图书馆样本库专设本校样本专柜；图书馆应该取消收藏研究生论文，只由档案馆建立研究生论文阅览室，因为一些论文有保密期限，在档案馆建立论文阅览室便于及时把解密的论文公开。另外，信息服务中心要编制高校图书档案情报资料联合目录，在校园网上共建的“信息列车”，建立高校档案馆、图书馆、资料室文献资源协作网，实现高校馆系资料室文献资源共享。

（三）网络资源共享

信息服务中心在校园网上建立自己的信息服务器，提供网上信息服务。信息服务器是档案馆与图书馆服务器的二合一，是高等学校图书、档案、资料信息大联网，它从信息的角度，集中了档案馆、图书馆的所有信息，并能避免档案馆与图书馆之间不必要的重复数据（如研究生论文数据库等），同时避免图书、情报、档案外在形式上的区别，直接进行实质上的信息内容检索，用户只需键入关键词，相关内容的图书、档案、情报资料信息就可同时检出，满足用户全方位的信息检索需求。

（四）人才资源共享

信息服务中，为了弥补网络技术人才的不足，高校档案馆与图书馆可以集中双方的业务骨干，形成新的工作合力，共同进行信息服务中的技术问题研究。例如，确定电子文件与其他信息资源一体化管理的模式和最佳途径，研究出既能满足电子文件功能要求，又能纳入电子信息资源系统的电子文件管理系统；联合进行对图书、情报、档案信息的导向性、安全性防护研究，共同研制、开发利用防火墙技术、数据加密技术、容错技术、端口保护技术与主体身份验证等网络信息安全技术。

二、档案管理现代化存在的问题

（一）数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且大大增加额外手工劳动的投入。

首先，档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息。例如，这种形式编目需大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常需先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”的案卷目录，以供展示或手工查阅。

其次，档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

（二）高校档案馆信息化建设中存在的问题

国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，缺乏统一的网络化协调机构，造成标准化水平低、数据库建设滞后的不利局面。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了高校档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

三、管理现代化的初步构想

（一）客户机/服务器（C/S）模式

客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为客户机与服务器。C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻辑和数据库，并将这些部分交给多台机器（包括工作站、一个或多个服务器）分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站（前台）看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。

（二）浏览器/服务器（B/S）模式

在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式。因此，为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息，手工劳动则成为辅助形式。让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。

（三）档案数据库系统

现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase、FoxBase、FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上、安全性和数据完整性等方面都不能很好地满足需要。应该选择适用于多种操作系统、多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行、具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQL Server等。

参考文献

[1] 周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002.

[2] 李超，周定文，黄骁俭.网络财务[M].北京：中国财政经济出版社，2002.