浅谈企业基建工程项目档案资料的监控与管理

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摘 要：基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位，虽然其对工程建设没有直接影响，但是却贯穿于整个建设过程中。将基建档案管理好，能够为企业今后的工程扩建、设备检修、技术改造等提供重要的参考和凭证。因此， 为了做好生产装置开工、生产、维护和日后的发展提供技术服务，企业必须对工程项目档案资料进行有效监控，提高档案的真实性与可靠性，与基建进度保持同步对项目涉及到的环节采取高效监控，确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。本文就基建工程项目档案资料管理中的不足之处以及如何加强对其的监控及管理展开论述，并提出了应对策略。

关键词：基建工程；档案；监控

一、基建工程项目档案资料监控以及管理中的不足

（一）档案资源利用率不高

长期以来，企业档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，始终未能摆脱"重藏轻用"的局面：即重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测本企业及部门对库藏信息的需求；重视库藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视库藏档案信息的政治性和保密性，轻视库藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的"保管模式"，忽视以信息整合为中心的"后保管模式"。

（二）档案资源收集不够全面

某些工程上的设计有变动，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理与动态控制高度结合的工作，必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。

（三）档案资料欠缺精准性

资料上的随意性比较严重：对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，便填了一些留有余地的数据；引起不必要的麻烦；有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案是体现出自身价值的关键所在，必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。

（四）收集与整理不够及时

对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补"回忆录"的现象较为普遍。

新华粤石化是石化产品深加工和后加工基地，是粤西地区最大的炼化企业之一。近年来，公司投产建设的苯乙烯抽提项目，在建设过程中产生了大量的竣工归档资料，这些资料几乎是由工程项目的施工、监理及设计等单位整理立卷后形成归到档案室。因为立卷质量的好坏直接影响到了该项工程竣工资料的案卷质量，所以档案部门对施工、监理及设计等单位的竣工资料进行监控管理就显得尤其重要了。在工程施工整个过程，档案部门对涉及到的相关资料进行收集、指导、跟踪归档以及保管是不可缺少的。但整个过程中存在着各种各样的问题：有些工程施工工期较长，所以资料的形成也需要较长时间；有些工程项目较多，并且分散面广，由于是动态管理而人员的不确定性，造成相关责任较难落实。

二、如何加强对基建工程项目档案资料的监控及管理

（一）抓住重点，把握好关键，确保档案资料齐全完整

档案资料管理部门视工程建设阶段不同，着手布置下一阶段的档案资料工作，抓住工程建设不同阶段的工作重点，及时协调好相关管理部门，理顺工作关系，为档案资料工作的开展铺好路。在筹备时期重点抓好前期资料如项目批复、合同、可研报告等管理，重点部门为文书处理部门、技术部门或工程管理部门，施工准备阶段则为工艺包、初步设计、详细设计等，重点保证施工、监理、设计、生产的需要，由于监理单位工程完毕将撤退，监理单位手上的资料工程完工后可进行回收。施工安装阶段的资料管理重点则是施工图与变更单、外文资料与开箱资料的发放，应复印后及时发放给供应、施工等单位，要不会影响工程进度。工程进入生产准备与中交阶段时，资料发放重点是设备资料、试车方案、操作手册等，同时要逐步将工作重点转移到竣工档案的业务指导中，与施工管理部门、监理单位一起做好竣工验收阶段的竣工档案验收。在基建项目资料管理过程中，须对工程合同、工程中形成的资料、应收集的档案资料种类要有一个明确的认知，新华粤石化公司编制的《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》中对有关文件材料的归档范围有详细的阐述，对反映项目立项、施工过程、施工现状，有利于生产、维护的相关资料都应进行收集。同时结合工程分阶段进行的质量检查，督促各有关单位做好施工记录及资料管理。工程有总包单位的由总包单位负责对各分包单位交工技术文件的汇总，工程项目由几个单位承包的，由各承包单位负责收集整理其承包项目交工技术文件。

（二）做好验收指导工作

工程进入中交阶段后，档案管理部门的工作重点则对竣工档案验收的业务进行指导，由于工程项目多、参建单位多且水平参差不齐，要充分发挥监理单位的作用，档案部门也要抽调业务骨干大胆主动地抓好各项管理工作，严格把好验收关。重点做好几项工作：一是主动积极对各施工单位进行指导；二是创建直观样板，让施工单位统一整理标准；三是业务指导或预验收时必须认真细心，特别是竣工图章签署栏，电子版要进行相关项的检测；四是履行职责，做好各部门会审复核工作。

（三）建立健全档案管理制度

档案资料管理部门要实行资料管理与工程建设同步，就得主动出击，以其为求其位，在工程项目建设开始召开资料管理专题会，明确各方资料发放、移交及保密管理的职责与分工，须签订协议的必须与其签订协议，如保密协议，建立健全档案资料管理制度，及早制定档案材料归档范围及归档程序，统一档案整理标准，在建设单位、各参建单位中建立档案资料管理网络，按项目分阶段、分单位做好资料监管工作，为竣工档案验收奠定基础。档案资料部门如不主动提前做工作，当工程进入土建、设备安装阶段后，各方领导的工作重点将放在施工现场，紧赶工程进度，那时资料管理工作就会处于被动状态。为避免扯皮，档案资料的管理台帐须每周按项目汇总，各单位联络员领取资料也须手续明确。 在对施工监理单位进行交工文件编制培训时明确各自职责及所需收集整理的档案资料，明确施工单位交工技术文件的归档范围、归档要求及整理标准。建设单位成立一个工程验收小组，提前对工程验收资料准备工作，监理单位是代表业主对工程投资、质量、进度进行监控的，在竣工档案整理时对业务指导、预验收应充分发挥监理单位的作用， DA/T-28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中规定了监理单位对工程竣工档案的责任。

（四）提前做好施工单位的培训

工程合同对工程档案资料都有移交规定，各施工单位都希望能及时了解建设单位的交工技术文件整理归档要求，作为建设单位档案资料管理部门，及早联合施工管理部门组织有关交工技术文件整理培训班，对工程档案资料归档的整理标准、收集范围、归档要求等做出明确规定。重点建设项目涉及项目多、分包情况多，有的大型建设项目承包商多却没有整个工程的总包单位，这种情况就要抓好建设单位控制工程质量、进度的职责。提前对施工单位监理单位进行培训，增强他们的档案意识，督促施工单位在施工过程中及时做好施工记录，明确施工单位、监理单位的责任，也向施工单位明确验收程序、归档审核程序，有利于施工单位按建设单位的要求做好档案资料工作，同时减少档案竣工验收时问题积重难返。

参考文献：

[1] 田冬梅. 浅谈地质档案资料现代化管理的现状与对策[J]. 吉林地质， 2009；01

[2]黄丽华. 浅谈工程建设项目的档案资料管理[J]. 科技资讯， 2008；32

[3]石晓波. 工程档案管理中的实践创新[J]. 浙江档案， 2006；09