浅谈如何加强妇幼保健院档案管理工作
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摘 要：本文结合档案信息在妇幼保健院工作中的重要作用，针对当前医院档案管理工作中存在的一些问题，从管理体制、管理模式及档案资源开发利用等方面探讨了加强学校图书馆档案管理工作的措施。
中图分类号：R197.6文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）1-0367-01
前言
妇幼保健院档案是指在妇幼保健工作活动中形成的具有保存价值的文字材料、图片、照片、报表、音像带、计算机数据等医技文件材料，是妇幼保健科技业务活动的原始记录。随着现代医院管理和发展的需要，加之当今医疗纠纷的大量出现和《医疗事故处理条例》的实施，对医疗档案工作提出了更高的要求。不断研究、探索档案的内在规律，编制真正为妇幼管理和业务工作需要的档案信息资料，最大限度地发挥档案信息的效益对提高医院管理效率和经营效益具有重要的意义。
一、强化档案意识，完善妇幼保健院档案管理体制
目前，多数医院不重视档案管理工作，档案意识淡薄，未把档案管理工作列入医院基础工作之中。如此问题必然导致工作人员在意识上觉得档案走走形式就够，按传统方法简单为档案分类、索引即可，从而降低了医院档案管理的质量以及水平。医院档案管理工作要突破现状，创造更新的工作局面，需要在观念上及体制上率先实现创新。
首先，增强全院人员档案意识。医院全体工作人员特别是领导应从思想上高度重视档案管理工作对医院工作效率和工作质量的提高有着不可磨灭的责任。在争得领导对档案工作重视的基础上，要逐步把档案管理列入领导议事日程。并结合本院的实际情况，要求档案工作人员要解放思想、更新观念、大胆尝试，用科学发展观来指导档案工作的实践，保障管理工作的顺利开展。
其次，健全档案管理制度。要搞好档案管理工作，必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度，应结合医院业务工作的特点和具体情况，制定出既符合《档案法》的要求，又适应于医院工作开展的各项档案管理制度。主要有：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等一系列完整的档案规范管理制度。
最后，建立档案管理体系。建立院长统筹管理，专职档案管理员专业管理，各科室负责人协助管理的医院档案管理体系。院长岗位职责是统筹安排全院档案管理工作，主持编制、修订相关医院档案管理制度，监督、指导、检查全院档案管理工作。专职档案管理员岗位职责是认真、细致做好医院档案的收集、加工、整理、入藏等工作，保证医院档案的连续性和系统性。业务协调部门岗位职责是积极配合专职档案管理员工作，收集、统计、上报各科室档案，严格遵守各项档案管理规定。
二、利用计算机技术，创新妇幼保健院档案管理模式
随着计算机技术和网络技术在业务工作中的普遍运用，出现了大量的电子文件与数字档案，传统的档案管理模式已无法实现对新型档案的有效管理。因此，必须创新医院档案管理模式，即以电子计算机和网络技术为新的工作平台，以现代化信息处理技术为管理手段，建设一种全新的电子文件和数字档案管理系统，从而实现医院档案信息资源的优化配置与共享.
一是创建档案管理数据库。引进微缩复印技术、电子计算机技术、光盘技术等现代信息技术设备，在以收藏纸质医疗资料的基础上补充发展电子文献。利用程序设计语言编写出编目程序，将档案著录条目输入计算机，形成书目数据库、文摘数据库、期刊索引数据库、报纸索引数据库等馆藏资源数据库。数据库系统以医院历史文献为基础，以医院用户的信息需求为中心，从不同的资源和系统中挖掘相关信息，对各个相对独立数据库信息、功能结构及其互动关系进行融合、重组和分类，加以组织并向用户推送。同时，通过对档案的编制和档案利用状况的全面统计和分析，可以有针对性地开展档案信息服务，更好地体现信息服务的主动性和能动性、针对性和有效性、超前性和预见性。
二是提供信息资料导航服务。浩如烟海的网络信息资源，给用户咨询信息资源造成了相当大的困难。因此，需要医院档案管理人员对用户进行信息检索方面的指导。首先，通过计算机程序，将文件材料输入后按院部编制进行自动分类，并在数据库中自动填写卷号、卷内文件的顺序号及页号。档案资料管理人员可根据成卷信息，调出卷内文件目录进行原件归档，做到形成一卷就组成一卷。其次，
信息咨询的工作人员利用各类信息技术设备对信息进行设置，利用网络进行信息咨询项目的管理。在本院主页上用链接的方式建立信息导航系统、网上信息指南、搜索引擎，链接相关的学术资源站点，使重点信息用户在网上能迅速找到自己需要的信息。
三是开辟与用户的交流平台。通过网络开展档案信息咨询服务，是通过医院内部的局域网回答用户提出的有关资源利用的一系列问题。其主要表现形式：一是基于电子邮件实现实时交互式的服务，即用户和咨询馆员通过电子邮件进行实时对话，传递解答；二是实时在线咨询服务，它是对于急需获得帮助的信息用户采用的最方便快捷的一种服务方式，它具有同时一对多的形式与咨询用户进行在线交谈，解答读者提问，为用户提供服务。
三、重视资源建设，加强妇幼保健院档案资源开发利用
一些医院的档案管理是封闭或半封闭状态，除医院管理人员外其他人员一般很难利用到图书馆的档案资源。同时，对档案也没有进行深入的开发，这在一定程度上造成医院档案资源的闲置和浪费。档案管理的最终目的在于开发利用，只有积极主动地开发利用数字化档案信息资源，为医院和其他各项工作服务，档案才富有生命力。在加强医院档案资源开发利用方面，档案管理人员应把握以下几点：
一要切实做好档案资料管理的各项基础工作。要坚持集中统一管理的原则,按照医院档案资料的归档范围，将分散在各科室及个人手中的零散文件材料收集起来，进行科学的分类、整理。同时，应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。也可将本院历年的重要手术活动加以记录分析整理，编制出医院组织沿革、医院基础数据汇编等重要编研资料。
二是要有“重开发利用”的现代观念，把开发利用摆在档案工作的突出位置上，加强档案资料管理的基础建设。组织专业人员对现有医院数字档案资源进行开发利用，为更多的利用者服务、实现资源共享。同时，医院对自身工作活动中形成的文件材料应进行及时的整理和积极开发，并及时在相应网络上数字化信息资源。在资源共享的环境下，医院档案本系统可以利用，其他系统也可以利用。医院管理工作者可以查阅，广大职工也可以查阅。实现医院档案数字化信息资源共享，可以提高它的利用率。
三是对业务档案所收集的文件进行规范化处理，主要包括以下内容：鉴别和判定业务档案的价值，把各项业务文件中有价值的挑选出来，剔除那些重复、无保存价值的文件。以职能分工为基础并结合事物属性，以适当顾及档案文献载体的情况为原则，对业务档案的文件内容进行界定和划分。对所收集的业务档案文件，在内容范围、项目设定、标准衡量等方面进行统一规范，从而提高业务档案的内涵质量，促进资源的有效利用。
参考文献：
[1]刘娉宇.浅论妇幼保健院的档案信息资源的开发利用[J].安徽预防医学杂志, 2007,(06).
[2]李昌学.医院档案目标管理的实践与体会[J].职业卫生与病伤, 2003,(04)