关于高职院校科研档案管理问题与措施分析

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摘要：高职院校科研档案管理工作质量关系到其科研能力和质量，所以对现阶段科研档案管理问题与措施分析十分重要且必要。本文从高职院校科研档案管理的重要性入手，对当前高职院校科研档案管理中存在的问题进行分析总结，并提出针对性的提升策略。

关键词：高职院校；科研档案；管理；措施

引言

科研档案作为档案的重要组成部分包括科研工作中有保存价值的所有资料，除了常用的文字资料和数据资料外，还有表格资料、音频资料、影像资料等。科研档案资料数量和质量可以反映高职院校科研技术水平，是宝贵的知识和经验财富。对高职院校而言，如何顺应社会发展趋势，对现阶段科研档案管理中的问题进行分析梳理，努力提高科研档案管理工作质量和效率，促进本单位科研工作的健康、快速、可持续发展。

一、高职院校科研档案管理的重要性

科研档案是记录科研活动全过程的最为详尽的一手资料，其真实性和客观性是保证科研成果准确的必备条件。科研档案通过对科研活动进行详细记载可以为今后的科研工作提供经验，有助于促进科研质量和科研水平的提高。可以说，高职院校的科研档案质量在一定程度上代表着院校的管理能力和科研水平，主要包括科研项目档案和相关管理档案两大部分。其中，管理档案包括管理政策、管理制度法规、管理计划目标、科研结果汇总分析等；科研项目档案包括科研项目问卷、实验数字等一手数据资料、音频资料和视频资料等。具体来说，科研档案管理工作包括课题信息的搜集、整合、分析、归类、汇总。因此，科研管理工作者需要对课题项目的确立、课题开展进度计划、科研经费的支出情况、科研结果的准确性、科研成果的产出比。随着科学技术的飞速发展，科研档案已经由传统的纸质版转为了以现代网络技术为依托的电子版，通过有效的检索等工具极大地提高了查阅速度和质量，帮助科研工作者高效地了解相关领域的研究现状，对其管理可以在避免重复劳动的同时，也为科研创新提供有利条件。

二、当前高职院校科研档案管理中存在的问题

1.重视程度有待提升

当前，我国高职院校科研档案管理工作者受到“中庸之道”的影响颇深，高职教师的工作重心主要在教学和科研上，对行政、后勤等重视度不够，亦没有体会到科研工作对高职院校发展的推动作用，所以缺乏对档案管理工作重要性的认识，工作缺乏自律性和自觉性，没有责任心和约束力，导致高职院校科研档案管理工作质量有待提高。

2管理体系有待健全

正所谓“没有规矩不成方圆”。现阶段，我国尚没有针对高职院校科研档案管理工作细则做出明确规定，管理体系还不够完善和健全，实用性有待提高。这也是很多科研档案管理人员，工作拖沓不认真的重要影响因素。比如，没有科研档案工作交接流程，导致在遇到人员调离调整时出现档案遗失，档案存放错位等问题；没有明确的档案借阅制度，导致了资料的缺失。

3.信息化手段应用有待拓展

在我国高职院校中，其科研档案以传统的纸质材料为主，不易于保存和维护、对资料进行再加工的成本较高，查阅资料速度受限，所以整体管理效率不高。随着信息技术的发展和网络的普及信息化手段应用于科研档案管理工作则可以大幅度地提高管理质量和效率。但当下，受限于网络等现代化设备的应用范围和使用者对信息化手段的应用水平，大大地限制了高职院校科研档案管理工作质量和效率。

4.管理人员素质有待提高

据调查，我国高职院校的科研档案管理工作者绝大多数都是兼职人员，文化水平普遍较低，更谈不上专业水平和能力。另外，工作人员的流动性较大，对管理工作没有客观准确的认识。一般情况，工资水平不高，再加上职业素养不高，管理人员的工作积极性受到制约。最后，高职院校对科研档案管理工作人员缺乏全面系统的培训和考核机制，科研档案管理人员素质有待提高。

三、高职院校科研档案管理水平提升的措施

1.对科研档案管理工作的重视

第一，对科研档案管理工作者进行学习教育，提高其对工作重要性的认识；第二，划分出明确的权利和义务，做到专事由专人完成，并对结果负责；第三，提高相关单位和高职院校领导对科研档案管理工作的重视，起到榜样和表率作用；第四，加强对档案管理工作者法治宣传教育，增强工作者的档案法制意识，提高工作重视程度，促使其自觉遵守法律法规制度进行自我约束和管理。

2.建立健全科研档案管理体系

第一，完善科研档案工作交接流程，防止由于档案管理工作人员调离调整而出现档案遗失，档案存放错位等问题；第二，建立健全档案借阅制度，在档案借出和归还时均需要双方当事人确认签字，并对该事件负责；在借出档案时规定好归还的最晚期限和可供借阅的档案范围；第三，对于重大的有借鉴价值的科研档案需要定期移交到指定部门保存；第四，深入科研一线搜集原始科研资料，确保资料的真实、准确、有效、客观。

3.电子档案的应用普及

随着信息技术的发展和网络的普及，将其应用于科研档案管理工作是未来的发展趋势。所以，国家相关单位需要为高职院校配备好网络、计算机、影印机、扫描仪等现代化办公设备，引进国外较成熟的管理体系和模式。对档案管理工作者进行业务培训，帮助其掌握基础的使用方法，逐步建立高效、便捷的本土化检索查询系统，为广大师生的科研工作提供便利。

4.管理人员综合素养的提高

第一，对管理人员进行岗前培训，具体包括业务专业能力和职业素养两大块内容，定期对其进行业务能力学习和考核，并给予相应的奖惩，以提高工作人员的学习积极性和主动性，提升专业技术能力和服务意识；第二，国家各大高校开设科研档案管理专业，并设置档案业务、计算机、网络技术、管理策略等专业课程；第三，加强与先进国家的交流与学习，不断引进新的管理理念和管理模式，开拓档案管理人员的思路和视野，鼓励其通过各种途径学习档案管理相关知识，提高综合素养。

四、小结

综上所述，科研档案管理工作质量对于高职院校科研水平的提升和发展十分重要，所以针对现阶段我国高职院校科研档案管理中的一系列问题，需要进行改进，使得科研档案管理工作更进一步，为提高职高院校科研能力、整体教学水平做出贡献。

[参考文献]

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[2]邵兵.科研论文档案归档管理的可行性与要求[J].兰台世界，2014年22期.

[3]张静.目前档案管理中存在的问题及对策[J].中国新技术新产品，2015年02期.