在线办公 离你有多远

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Google推出的免安装办公系统提供了文档编辑的全新体验。只要连接互联网，这套系统就相当于你随身携带的办公电脑，实现在线办公；即便身处异地，你也可以会同合作者进行协同操作。

图1用Gmail账户登录Google文件

图2文档操作支持另存PDF格式

图3多类型内容的插入非常实用

图4强劲的搜索引擎增加了实时建议功能

Google Docs & Spreadsheets ，也可称之为Google文件，是谷歌推出的一款在线办公系统。这套系统提供的在线文档编辑功能给用户带来了全新的办公体验。这种体验基于提供给用户更方便和可靠的文档编辑及在线存储功能，让用户将私人文档存储在Web上，并且通过连接互联网进行在线操作，尤其方便那些在异地出差，但并没有随身携带电脑的用户使用。这样的操作免除了用户进行文档移动、传输、备份以及更新等方面的不便。

Google文件推出至今，已有一段时间，其功能也在逐步完善。记者趁在家办公的机会，亲身体会了一把在线办公的滋味。

免费注册帐户

要想使用Google文件，需要先注册拥有一个Gmail邮箱。Gmail邮箱可以受邀请注册，也可不用邀请，但前提是你必须首先有一个电子邮件地址，并且可以正常接收来自Google的确认邮件才能完成申请流程。

完成注册邮箱之后，在浏览器地址栏中输入/，就进入到Google文件主页。笔者在电子邮件栏中输入了注册时的邮箱地址和密码，单击“登录”按钮，确认身份后即转入到自己的Google文件空间。

具备基本功能

文档、电子表格和幻灯片制作与演示软件是办公软件的三大件。目前,Google文件提供文档和电子表格应用，其在线幻灯片制作与演示软件将于近期面世。

Google文件的界面和操作习惯非常接近用户已经非常熟悉的微软Windows Office。其文档的功能设置包括：文件新建、保存、打印、重命名以及文档的编辑、插入、修订、编辑HTML等基本操作。

值得一提的是，Google文件的文件导出功能相当不错，它支持多种文档格式。在文件的“另存为”选项中，Google文件支持HTML、RTF、word、oppen office、PDF、文本六种格式，尤其是PDF选项，对希望生成这一格式的用户来说非常方便。它的插入操作中，支持图像、链接、注释、表格、书签、分隔符及特殊符号的插入，也非常实用。另外，Google文件还提供了文档字数统计、查找替换、文章排序隐藏文档等功能。在Google文件首页，单击文档列表顶部，即可将所有文档按照文件名、文件夹/共享或时间排序，再次单击可以改变次序(升序或降序)。

为了不让某个文档出现在列表中，我们可以将其拖曳至“已隐藏”文件夹，或者选中之后，点击导航栏的“隐藏”按钮。Google文件还提供了修订功能与拼写检查等常见功能。Google在线文档编辑软件甚至还可以直接将你的文章到网络或Google博客中。

Google在线办公软件还支持打开本地电脑上的文件。除了新建文档外，用户还可以上传已经在用户电脑上编辑好的文档到Google服务器上。目前，Google文件在文档格式方面支持HTML文件、文本文件(.txt)、Microsoft Word(.doc)文件、.RTF文件、开放式文档(.odt)文件和StarOffice(.sxw)文件。电子表格包括逗号分隔值(.csv)、Microsoft Excel(.xls)文件和OpenDocument电子表格(.ods)。Google文件为每个文档和电子表格的大小设置了上限，其中，每个文档最大可达500KB，每个电子表格最多可有10000行或20页。

搜索与协同

从当前应用上看，Google文件的搜索功能得到了极大改进，速度及相关性均得到提高。尤其是搜索功能，已经加上了和Google Suggest同样的建议功能，在输入文字的同时，Google实时向用户提供相关结果，用户甚至不必等待。

Google文件的协同办公功能使得用户邀请多人同时编辑文档成为可能。在文档编辑页面，只要点击“共享”选项，然后在打开的窗口中输入对方的邮件地址即可给好友发出邀请。被邀请人收到邀请邮件后，登录Google在线办公就可以在文档视图中看到需要本人处理的文档，同时也可以再邀请其他人查看或编辑该文档。

多种数据备份方式

Google提供的服务一向有很好的口碑，至少用户不用为丢失数据而担心，因为Google最不缺的就是数据存储设备。尽管如此，我们还是需要了解应该怎样备份正在使用的各种Google在线服务的数据，做到有备无患。

Google文件的备份功能隐藏得稍微有点儿深。尽管无法一次性备份Google文件里的文档和电子表格数据，但是仍然有办法分批备份。选中Google文档里的任一篇或多篇文章，从导航栏的“更多操作”按钮里选择“Save as HTML(zipped)”即可将选中的文章导出为压缩文件，文档则全部被转换为HTML文件。

还有另一种方法，就是使用Firefox的Greasemonkey脚本。利用它可以将Google文件里选中的文档或所有文档都下载到本地硬盘上，并且可以另存为多种格式，如微软Windows Office文档、PDF文档或CSV文件等。

功能需更新完善

Google文件继改进文件管理方式、添加Docs & Spreadsheets列表到Google个性化主页后，又对电子表格进行了更新升级。

恢复电子表格的历史存档 新增了一个“校订”标签，它会把我们所做的改动保存为不同的历史存档。如果我们不小心删除了重要数据，或者想看看以前的修改时，我们可以通过“校订”标签，选择不同时间点的历史存档，并随时恢复。

将电子表格为网页 Google文件新增了““按钮,现在我们可以把电子表格为网页，供别人浏览，而不用登录Google Docs & Spreadsheets。同时，我们可以设定整个电子表格，或是仅其中一张表，并可设定这张的表格是每隔5分钟自动更新，还是仅为时的版本。电子表格可以保存为CSV、ODS、PDF、RSS等多种格式。

新增特殊函数 GoogleFinance是用来查询股票信息的。GoogleLookup是用来查询问题的，其资料来自Google Q&A数据库。

目前，Google在线办公仍有许多功能需要完善，Google仍需不断提供在线更新支持。

整体来说，Google文件作为在线办公软件的一匹黑马，给人眼前一亮的感觉。它的基础功能设置简洁、方便，尽管在Web上的交互操作还有一定的局限性，多数用户还不习惯在网上编辑文档，尤其担心受到网络不稳定的影响，写到中途前功尽弃或者反应太慢等。值得肯定的是，Web办公是一个趋势。对于快速分享与协作来说，Google文件的确非常棒。

同样拥有在线办公软件的，微软可以说是“大而全”，Google则是“小而精”。微软在线办公需要在流畅性和稳定性方面加强，而Google还需在功能上增强。

我们也看到，微软和Google都还面临在线办公安全性的考验。如何确保服务器安全，保证用户上传的文件不被第三方获取，这些是用户最关心的普遍问题。只有做好了安全工作，以微软和Google为代表的在线办公才能得到真正发展，否则,在线办公只能成为一个“花瓶”，在线办公也只能让大家谈谈，而不是让用户真正用起来。