检察工作中档案利用的实践与思考

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【摘 要】检察档案是对检察工作中形成的全部文件、材料进行收集、接收、整理、鉴定、保管和提供利用。检察档案信息资源的开发利用在“三个体系”的方向上有很大的发展空间，本文通过分析，对利用中遇到的问题作出应对策略。

【关键词】档案机制；档案管理；档案开发；利用

检察院档案是国家重要的专业档案，真实记录了检察机关的审判工作及其他各项活动，是人民检察院历史变革的重要凭证，也是人民检察院进行审判监督和其他工作的重要依据和必要条件。合理开发和利用信息资源，发挥检察档案作用，使档案工作参与检察改革、服务检察办案需要显得尤为重要。

一、检察档案信息资源开发利用存在的问题

（一）档案室室藏结构不合理

目前，检察院档案室的档案数量以文书档案和诉讼档案为主，基建、会计档案不多，尤其实物档案、音像档案偏少。即使音像档案收集进入档案室，但保管中随着时间的流逝，会因缺乏有效的读取工具失去可用性。此外，档案室中纸质档案占据主要地位，电子档案为补充。鉴于数字化档案信息资源保存的软硬件基础设施要求较高，技术性较强，而档案工作经费有限，档案工作人员更倾向于按照原有的工作方法保存纸质档案，以减少工作量和经费支出，所以数字化档案信息资源的收集和保管成为档案室工作的一个瓶颈。

（二）开发利用效果不明显

目前，各地方检察院所保存的档案数量十分巨大，但是真正用于开发利用的却微乎其微。绝大多数档案处于闲置状态，利用率极低。即使是利用频率最高的文书档案和诉讼档案，在利用目标上也多限于为现有案件办理提供借鉴和参考，其在宣传教育、辅助决策等方面的价值并没有得到有效地开发和利用。受“重藏轻用”思想影响，检察人员缺乏积极主动开发利用的意识和动力，使得档案开发利用的效果并不明显，检察档案开发利用工作亟需加强。

（三）档案信息资源开发利用资金支持不足

档案信息资源开发利用并没有专项资金支持，且没有明确规定规定档案工作的经费数额，使得档案工作办公经费的划取基本依赖于本单位领导对档案工作的重视程度，数额大小程度不一，这在很大程度上限制着档案信息资源的开发利用。

（四）现代化管理环境中遇到的问题

随着信息化技术飞速发展，电子化办公和网络传输文件迅速普及和应用，电子公文越来越多，检察档案中电子文件归档和保管问题日益凸显，如何确保电子档案的及时归档及其信息内容的安全，构建什么样的电子文件和电子档案管理平台，如何促进档案信息资源开发利用和全面共享是当前各级地方检察机关共同面对的问题。目前各检察院档案室的电子文件归档系统尚未完全建立，多数检察院仍然采用保存纸质档案的传统方式，如何使档案管理适应电子化办公的大环境是目前面临的一个难题。

其次，部分检察院对电子公文归档规定的程序、归档检验和手续等制度，基本处于闲置状态，实用性不强，更倾向于一种流于形式的形象化工作，且对电子公文的系统管理缺乏统一的规定。

二、提高地方检察档案开发利用效率的措施

（一）深化检察档案工作机制建设

建立、健全档案工作领导小组，形成由分管检察长领导，办公室分管主任负责，档案员统一管理与具体指导，各部门协调配合的档案管理工作格局。严格执行归档制度，加强对重点工作、重大活动、重大建设项目的收集与整理，确保归档文件、案件材料齐全、归档及时。加大档案监管力度，强化档案“收、管、用”各个环节重点任务，切实提升档案管理水平。

（二）深化检察档案管理体系建设

一是从源头抓起。档案接收工作是档案管理工作的起点，接收工作的质量直接影响到档案管理与档案利用，因此，对待接收工作不能丝毫懈怠，对不符合要求卷宗材料坚决退回整改。二是抓好档案入口关。在诉讼档案归档时，档案机构应按照《人民检察院诉讼档案管理办法》对诉讼档案进行分类管理，人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限划分为前提，将不同保管期限永久、长期、短期的案卷每年各编一个顺序号。并对诉讼卷宗进行全面审查，以确保归档的诉讼卷宗材料完整、真实、合法、有序，全面提高档案归档质量。三是建立信息采集制度，加强部门沟通。信息采集是电子文件（档案）备份中心系统的基础，没有丰富的电子数据支撑，电子文件备份中心就成为无源之水、无本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部门的参与、支持、配合，明确采集范围、内容及保密措施。

（三）深化检察档案安全保密体系建设

构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，加强内部管理，把安全责任、安全制度、保障措施落实到实处。一是加大档案基础设施和安全设施建设投入，逐步实现纸质档案库房、音像档案库房、实物档案库房、阅览室“四分开”。二是加大档案信息系统安全保障。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，严格执行档案安全保密管理制度，严防把档案传输到非网络，加强对档案管理软件、档案专用计算机、档案专用服务器和其他档案存储介质的安全保密管理，确保数字档案室建设和运行的安全。三是坚持定期自查和档案安全巡查。定期清点库存档案，检查借阅制度落实情况，加大互查力度，细化考核标准，确保制度落实到实处。

结 语

针对地方检察档案开发利用工作中存在的问题，笔者认为应建立合理的档案信息资源开发利用结构，开发检察音像档案提高利用效果的开发利用体系；不断提升检察机关档案管理的规范化水平，完善检察档案信息资源体系；加大检察档案管理的物质投入，夯实检察档案管理的制度基础，为开发利用工作提供资源保证；加强信息化建设，运用现代信息技术促进开发利用工作，实现检察档案信息共享。总之，检察档案信息资源的开发利用在“三个体系”的方向上仍有很大的发展空间，在持续进行的理论研究和实践工作中，检察档案工作一定会为检察事业的发展做出越来越多的贡献。

作者简介：

王睿（1989-），女，山东平度人，辽宁大学法学院2011级法律硕士（法学）研究生。

郭环环（1993-），女，山东平度人，中南财经政法大学刑事司法学院2011级法学本科，研究方向：刑事司法。