基于电子档案的特点论析电子安全问题

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摘 要：电子档案的具有纸质档案不同的属性，具有自己的特点，基于电子档案对设备依赖性、易改性等特点，本文分析电子档案的维护和安全的问题，并提出方法。

关键词：电子档案；特点；安全

网络和信息技术的发展，使原本束之高阁的档案管理也进入的电子化的时代，电子档案也就成了目前较为普遍的档案管理方式。电子档案的管理对象，既是对档案本身的维护和保存同时也是对其电子系统的维护与管理。目前，在电子档案管理中文档（Document）是电子文件的主要形式。

在国际上，通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR（Trusted Digital Repository，可信数字仓储），其主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用。电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件，因此电子档案有着不同于纸质档案的特点，基于这些特点有利于加强对电子档案的维护和保存。

1 基于安全问题中电子档案的特点

（一）电子档案对设备的依赖性

与纸质档案的管理不同的是电子档案生成识别的过程中要辅助于计算机和相应的软件（光盘磁盘）来完成的。生成此电子文件所依赖软件要与电子的光盘磁盘、电子的设备之间是相互作用的，如果没有了相应的设备和软件只有保存完好的光盘磁盘，此电子档案也是无法读取。随着当今电子设备的更新快捷和迅速，也给电子档案的保管长久问题带来困难。

（二）电子档案信息的隐秘性

从保存角度而言，纸质档案在保存的过程中，纸张容易受到环境和空气等外在环境的影响会变得脆弱或者迷糊，但观其外在形态可以反映状况并采取补救方法，但是单子档案则不同，判断电子档案保存是否完整外在的形态是无法判断的，磁盘和光盘的如果保护不恰当电脑就读取错误，由此信息就会丢失。从保密的角度而言，电子档案的保存不是一把锁一个人的密封等问题，还涉及到一张保存着档案信息的光盘或磁盘。如果不放进恰当的电脑运行，是判断不出里面是否保存着完整的档案信息或是档案信息已被破坏或修改，它所具有的这种隐蔽性不利于档案的安全保管。

（三）电子档案的易修改性

众所周知电子文件可以被轻易地复制和修改而不留痕迹，这在很大程度上难以保证提供的电子档案就是归档时的电子档案。首先，电子档案在利用设备和光盘等物质归档后，要定期的维护。其次，在维护的过程中如果操作不当，电子档案可能会被损坏或篡改。电子档案是基于电子设备上运行的，由于电子介质中存在病毒的危险，很容易破坏电子档案的内容。

（四）电子档案集中归档保存的不确定性

电子档案的易修改性，这种易改性增加了不确定性。电子档案管理的不确定性：首先，在归档和保管时不同于纸质档案由统一专人管理，而电子档案却不同，尤其是在比较发达的网络时代，无论什么格式和什么存贮方式的档案都可通被改变也就是说，网络的传输在不改变其物理实际存放位置的情况下对电子文件进行逻辑归档。

2 电子档案的安全与维护

（一）电子档案保存问题

由于电子档案的不可还原性的特点，电子档案在保存的上特别值得重视。目前，美国国家档案馆保存电子档案时，首先要对每份电子档案进行备份，并且每年拷贝一次，不定期地检查电子载体。我国目前对电子档案的保存同样是对电子档案定期检测拷贝，并为其提供良好的保管环境。对于电子档案而言，其寿命主要由载体的质量和储存的环境决定。因此基于此保存电子档案在保证载体质量的前提下，环境至关重要。为了给载体创造一个适宜其保存的环境。按现行国家标准，温度和湿度都要控制在一定的数值之间，需专门配备存放光盘磁盘的档案容器，并远离磁场由于其载体的老化和磁性的衰退，很容易使信息丢失。另外，为保证电子档案内容的正确性和完整性，必须定期检查和拷贝按，每年检查一次，采取等距抽样或随机抽样的方式检查。

（二）保证电子档案数据安全问题

数据安全问题是计算机数据系统管理的核心问题。电子档案的数据安全问题表现在两个方面：（1）在电子文件输入存贮传输和提供利用过程中都存在数据丢失、失控窃取、病毒侵犯等不安全因素。（2）电子档案数据库系统在开发和应用过程中出现的问题如，系统的维护差、更行出现问题等。克服电子档案数据安全问题，首先，要保证系统的严谨性和可操作性，从源头杜绝电子档案在数据输入和传输过程中出现的安全问题。其次，加强保密系统，防止篡改或因外部的病毒等原因对档案系统产生的破坏。最后，培养高素质开发和管理人才。电子档案系统开发与应用的好坏与人才有着重要的关系。在电子时代，档案工作者面对的不再是档案实物的管理，传统的档案管理模式将不复存在，取而代之的是通过电脑网络进行电子文件的收集整理和提供利用这就要求档案人员除了档案知识外，电子档案系统的管理人员要积极学习，提高自身的素质，适应和做好信息安全工作。

综上所述，电子档案已进入新的发展阶段，为了防止丢失和损坏电子档案，要基于电子档案的一些特点进行有针对性地管理和保管。为了提高电子档案管理的工作效率和服务质量，必须要树立现代化意识，按照电子档案的安全特性，根据实际情况，克服陈旧的管理意识，总结经验，使档案管理适应当展的需要。

参考文献：

[1]刘洁.关于电子档案的特点及其保管问题的探讨[J].科技风，2012.

[2]楚效萍.浅谈电子文件及档案信息化[J].办公室业务，2011（S1）.