日常办公自动化的计算机应用
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本文作者：张猛 单位：信息工程大学电子技术学院昆明分院
基于计算机的文字和数据处理技术在办公自动化中的应用
（一）文字处理技术在办公自动化中的应用诸如 Word、WPS 之类的计算机编辑排版工具使得编辑处理、版式设计、复制打印和映像处理等办公活动效率提高，而且操作方便、成品美观。以下就以 Word 创造模板使文档统一规范为例，就文字处理技术在办公自动化中的应用进行说明。一个部门或一种类型的文件最好有一定的版面与格式，一方面行文规范，另一方面也便于存档和查阅。在 Word2003 中已经提供了若干种常用文体的模板，但是如果我们找不到完全合适的，每次编写同类的文档都要重新设计，那就不如将一次设计满意的文档作为模板保存。通常需要保持一致的是纸张大小、方向、页面边距、页眉和页脚等外观的版面，而内容每次重新录入。有的时候文档内容有一部分也是相同的，例如定期编写的简报、通讯、公告、请示、批复的抬头、落款都是相同的，甚至有时大部分内容是相同的，如证明信、报单等，可以把这些也作为模板内容保存，有的虽然具体内容不同但是可以从设备本身获得的信息如日期、时间、篇幅等则可以使用“域”的设置加上更新功能就可以，那么以后再编写同类文档的时候就变成了“填空”，相同的工作不再耗用重复的劳动。（二）数据处理技术在办公自动化中的应用像 Excel 之类的数据表格处理计算机工具的应用使得办公人员可以直接在计算机屏幕上完成表格设计、处理和制表的全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。在日常的办公中，很多工作人员会经常用到记录着大量信息的文件,而这些信息经常以 Excel 文件的形式存储，对于一个熟悉 Excel 使用的办公人员来说，巧用 Excel 的各项技术可以对这些信息进行灵活的处理，进而可以大大地提高工作效率。比如，办公中常见的对工资表进行公式、函数及图表的综合应用，以及对销售数据表进行数据管理与数据分析等，都是基于计算机的数据处理技术在办公自动化中的应用体现。
计算机多媒体技术在办公自动化中的应用
（一）认识多媒体技术多媒体是一种以计算机为中心和多种媒体的组合，这些媒体包括文本、图形、动画、视频和声音等，并且人们在接受这些媒体信息时具有一定的主动性、交互性。多媒体技术的应用领域正在拓展到与人们工作和生活相关联的各个领域。多媒体技术在办公自动化中的应用非常广泛。采用系统综合设备，如图像处理专用系统、语音传真、秘书系统、多功能多媒体工作站、综合业务数字网等，实现办公一体化，综合处理语音、数据、文字、图像等，使系统有机地集成起来，可使办公业务更加现代化。多媒体技术的出现，极大地改善了人机交互界面，提供各种灵活方便的输入手段，使得计算机使用起来更加简单。其中，各种多媒体数据的存储和查询打破了单一的文本信息存储的局面，提供丰富生动的信息表达方式，人们能够方便地进行各种图、文、声并茂的信息处理；各种光笔、扫描、录音等多媒体输入方式简化了信息输入计算机的难度，且使办公自动化系统中包含多样化的信息，使信息处理更为丰富、生动，也将提高办公自动化信息处理的应用范围和价值。（二）多媒体技术在办公自动化中的应用体现多媒体计算机技术在办公自动化中产生的影响远比对其他领域影响深远得多。多媒体技术改变了传统的办公方式，使办公内容发生了巨大变化，不仅有文字、静态图像，还有动态图像和语音等。在办公自动化中应用多媒体技术是提高办公质量和办公效率的有效途径。前些年，很多工作单位每当单位领导检查或是部门工作汇报工作时，往往是由相关的部门主管领导提前准备好稿子后，然后宣读稿子。而近年来，部门工作汇报则越来越多地采用了多媒体形式，通过事先制作的多媒体演示片， 然后在汇报时，通过投影进行演示。因为多媒体演示片集图片、声音和动画于一体，这样一来，汇报的内容更丰富， 汇报的形式更灵活，汇报就更生动。由于采用了先进的数字影像和多媒体计算机技术， 把文件扫描仪、图文传真机、文件资料微缩系统等和通信网络等现代化办公设备综合管理起来，这样便构成了全新的办公自动化系统。办公人员再也不必面对厚厚的文件，而是轻松地对着一台电脑及各种多媒体设备则可办公。
计算机网络技术在办公自动化中的应用
（一）关于计算机网络办公自动化基于计算机网络办公自动化系统是人机信息系统，是办公自动化技术与管理科学、行为科学、组织理论等相融合，办公自动化贯穿到办公活动的各个方面，并对这些方面产生一系列影响之后形成的系统，办公自动化的目的是尽可能充分利用信息资源，提高办公质量和办公效率。该系统采用 Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。（二）计算机网络技术在办公自动化中的应用体现1.基于计算机网络技术的电子邮件在办公自动化中的应用电子邮件解决了办公通信中的传递时间延误和传递信息出错的问题，有着重要的应用。在由计算机组成的具有文字处理能力的工作站上，用数据通信网与多个服务性的过程工作站终端机连接；在甲工作站草拟编写文件，由乙工作站审查修改，然后由丙工作站签收；通过文件处理设备和存储设备在工作站上准备文件；将文件存在起信息总汇作用的中心计算机或服务器中，以便某工作站存取，共享这些资料。2.基于计算机网络技术的电视会议在办公自动化中的应用电视会议发展的最新形势就是计算机会议。电视会议系统实现了通过计算机多媒体网络进行面对面的交谈，满足人们在办公室召开实时会议的需求。它利用计算机和数据通讯设备，将远距离的人们联系起来，这种会议的最大优点是每个与会者都可对会议的议题做出妥善的答复，并可通过计算机进行汇总、打印和判断决议的可行性等，允许一人同时参与许多不同会议，节省旅行的费用和时间，进而可以最大限度提高办公的效率。五、结束语随着社会经济以及科学技术的不断发展，各单位组织的行政事务也越来越大，办公机构需要处理的信息量越来越大。各企事业单位的办公方式急需变革，而办公自动化正是应此需要发展起来的。其中，包括基于计算机的文字和数据处理技术、计算机多媒体技术以及计算机网络技术等计算机技术在办公自动化实际工作中的应用，对提高办公人员的工作质量和效率，具有非常重要的意义。