关于建设工程档案质量的反思
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摘要：建设工程档案是建设工程施工活动过程的真实记录，是工程建设管理维修改扩建的重要依据。本文针对当前建设工程档案质量现状进行了分析，对存在的问题进行了探讨，就如何解决这些问题提出了相应的建议和措施。
关键词：建设工程；档案质量；建议；措施
中图分类号：G272.3
文献标识码：B
文章编号：1008-0422（2014）02-0097-02
1、前言
建设工程档案质量是一个事关建设工程质量和建设项目成败的大问题，应该是城建档案工作关注的头等大事。从实际操作上来讲，建设工程档案是城建档案的重要组成部份，是建设工程在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实地反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程质量的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。形成并保管工程档案的目的是为今后的利用提供一个确切的、科学的依据，为城市建设、城市规划和城市管理等服务。工程档案利用价值得以实现的基础是所载信息的真实性和准确度。因此，建设工程档案必须做到真实、完整、准确和规范。然而，笔者在长期工程档案审核验收和接收管理的实践中，发现目前建设工程档案质量问题比较突出，主要表现在完整性、真实性差，内容缺项、漏项，签章手续不到位，竣工图编制不准确等方面。这些问题的存在严重削减了建设工程档案应有的保存和利用价值，也将对建设工程今后的管理和维修、改扩建以及权属责任划分等带来严重影响。
2、目前建设工程档案质量现状及问题
2.1 完整性、成套性差。
一套完整的工程档案是伴随着工程项目的建设过程并遵照基本建设程序形成的。从立项到竣工验收投入使用的整个建设过程中涉及的部门多、专业多，除与工程建设有关的部门外，还涉及到很多专门业务。工程准备阶段文件一般具有立项批文、规划审批、征地、勘察设计、招投标、施工及监理合同、施工许可证等文件，这些文件具有工程项目的依据性作用，可是建设、施工单位往往不注重这些前期文件的收集保管，工程竣工档案验收时才发现文件材料不完整、内容缺失的现象。在工程施工技术资料中，一些涉及工程改变的文件，如图纸会审记录、变更联系单，也往往缺张少页不完整，有的干脆就没有收集归档；施工现场的各种原材料、构配件和成品半成品质保书、出厂合格证与检测报告不齐全，不能全面反映工程建设现状。在施工过程中的各种记录不全、不准、不完整，填写不规范、漏填较多，不符合档案资料接收归档要求。在分部工程资料收集中，通常只注重基本的六个分部：基础、主体、屋面、装饰装修、水暖、电气，而一些配套的智能、消防、电梯、节能工程等技术资料却没有完整地收集归档，工程档案完整性、成套性差。
2.2 技术资料不真实。
真实性是工程档案的生命。虚假的工程技术资料不仅给工程质量评定带来错误的结论，还会给工程今后的维修改扩建带来误导，造成麻烦和不良后果。目前有许多工程项目的技术资料不是及时真实的记录，而是资料员采用“后补”的方式制作出来的。甚至有的工程档案编制公司承接了大量业务，闭门造车，相互克隆，成批地制作假档案。工程档案的编制不与工程同步进行，施工技术资料中一些重要的检测记录，是根据允许误差范围编造一个个数据造假出来的，填写虚假数据，与工程实际情况不符；分部分项的检验批验收记录更是按工程名称套改而成，只把幢号或层次更改一下，资料内容完全雷同，技术资料失去真实性。
2.3 签章手续不到位。
履行签章手续是为了确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。在工程技术文件形成过程中，一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是一人的笔迹到底，只是资料员一人代签，有的是用印章代签字，技术资料未经签字者确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。
2.4 竣工图编制不准确。
竣工图是工程档案的重要内容，是今后工程维修改造的重要依据。但在报送归档的工程竣工图中，多数是施工图上直接盖上竣工图章充当竣工图，在图上不作任何更改；有的虽作更改，但施工人员未根据实际施工情况进行规范更改、编制，或改动的地方不注明变更依据，或只注明变更单编号而不作修改，有的是工程竣工后施工人员凭记忆补编而成，造成竣工图不准确、不真实。
3、存在问题的原因分析
上述问题的存在，严重影响了建设工程档案的质量，不能为今后工程的维修改造提供准确的依据，不能为工程质量安全事故原因分析、责任追究提供有力的证据。分析这些问题的存在，主要有以下几方面原因：
3.1 工程档案不重视。
目前，全社会城建档案意识不是很强，虽然随着城建档案法律法规的相继出台和完善，大部分单位对建设工程档案的管理普遍得到重视，但仍有一些建设、施工单位档案意识薄弱，存在“重工程建设、轻档案管理”的观念，对建设工程档案的重要性认识不够充分，没有真正认识到工程档案的价值和作用，对工程档案没有引起足够的重视，做档案只是为了应付验收，档案管理工作没有纳入工程建设的各个阶段和环节，没有建立相应档案管理制度和落实档案专职管理人员，管理欠缺，没有做到及时记录、收集工程竣工档案资料，造成工程竣工后档案却不能完整地向城建档案机构报送移交。
3.2 施工管理不规范。
在当前建筑行业施工队伍中，有很多施工单位不重视工程资料的管理，只顾工程进度和实体工程的质量和安全，忽视工程档案的管理。有的项目为了节省开支成本根本没有专职资料员，而是由其他技术人员兼任，一人多职，由于非专业资料员缺乏档案及相关专业知识，导致资料编制不规范，质量下降；有的项目资料管理工作采用承包方式，资料员为达到利益最大化，同时兼任多个项目的资料编制工作，难以做到用心专一，精力有限忙不过来；有些资料员专业素质低，对编制要求不甚了解，缺乏建设工程基本知识，对工程施工流程和部位的理解和掌握不完整、不规范。
3.3 监理职能不到位。
建设工程监理，本来是监理单位受工程项目建设单位的委托，对工程建设实行的专业化监督管理。但是，一些监理单位在对施工项目监理时，没有认真履行好职责，没有对工程技术资料的同步编制进行监督，更不去核查资料真实性和可靠性，对施工现场原材料、设备的进场报审，工程施工重要工序部位的报验申请等不认真把关，监理只是形同虚设，旁站监理记录多是空白，是残缺不全、内容不齐，更谈不上对编制工程技术资料的监管。
4、改进提高工程档案质量的建议和措施
建设工程档案是工程建设的重要科技成果，它与建设工程实体一样，具有重要的利用价值。如何避免和改进存在的上述问题和原因，不断提高建设工程档案质量，本文从工程前期、施工过程和竣工验收等方面提出一些建议和措施。
4.1 加强宣传，提高社会档案意识。
提高全社会的档案法律意识，是实施依法治档、提高建设工程档案质量的前提。《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规的相继出台和建设工程竣工备案办法的实施，使全社会城建档案意识普遍有所增强，城建档案工作也得到很大的发展。但社会档案意识的提高需有一个较长的过程。我们需要利用网站、报纸等媒体加强档案法规宣传，提高全社会档案意识和法律意识，明确城建档案相关的法律法规以及各自的职责，让大家都未了解它、掌握它，并能很好地重视它。我们要经常性地开展不同形式的宣传，宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，增强对工程档案重要性的认识，提高大家做好建设工程档案的自觉性。最近几年，怀化市城乡建设档案馆开展了一系列宣传活动，通过展板、上街咨询、调查问卷等，增强了市民对城建档案工作的参与和理解，提升了全社会的档案意识。
4.2 加强培训，提高队伍业务素质。
建设管理部门要加强对从事工程档案人员的管理，实行工程资料员持证上岗。城建档案管理机构应定期不定期组织对工程档案资料员的专业培训和业务指导，通过培训来提高他们的业务水平和工作能力。加强对建设、施工、监理单位管理者和工程档案人员的档案业务培训，一方面能促进工程管理者对工程档案工作的重视，另一方面也能使工程档案人员更好地掌握建设工程竣工档案的编制、收集方法及竣工图的编制要求，从而为保证工程竣工档案质量莫定基础。
4.3 健全体制，确保施工资料同步。
在建设工程项目管理中，建设单位应把档案管理工作纳入工程项目管理之中，建立健全档案管理体制，明确工程项目档案主管领导，配备专职档案人员，同时把工程档案的收集移交列入工程施工合同中，明确工程档案的编制要求和责任。施工企业应选配具有一定专业知识，并经过培训和考核的专职资料员负责施工现场工程资料收集和管理工作。工程技术资料是对建设工程施工过程的真实记录，是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料员必须按照工程施工进度及时收集和整理，做到对施工过程中形成的各项施工记录和检测资料及时收集、整理和归类，工程资料编制收集与工程建设同步进行。及时做好工程技术资料的记录与收集工作，是确保工程技术资料真实、准确的前提和基础，同时也能有效地避免工程竣工后“闭门造车”补做资料的现象发生。
4.4 各司其职，加强监理监督检查。
监理单位对建设工程的监理不只是对工程施工的监理，在对工程项目进行监督检查时，不仅要对施工的质量、造价、进度进行控制和管理，要查工程质量、查施工安全，同时也要检查技术资料，核查其真实性，应对技术资料严格审查，保证工程文件的原始性、真实性和可靠性。施工单位在日常工作中，不但要重视工程进度质量和安全，同时应把资料管理工作纳入日常监管体制；城建档案机构要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期不定期检查，发现问题及时解决，确保工程技术资料是随着工程的实际进度同步形成，是能够反映工程本身实际情况的。
4.5 准确编制，确保竣工图纸质量。
竣工图是建设工程施工过程中形成的反映工程施工结果的图纸，是工程建成后的真实写照。在施工过程中施工图未变动的，可以直接加盖竣工图章；局部变动的，应根据变更依据性文件，如图纸会审纪要、设计变更通知单等修改后加盖竣工图章；较大变动如修改面积超过图幅三分之一，或施工图结构、工艺、平面布置等重大变动的，应重新编制竣工图。竣工图章加盖在图纸标题栏上方空白处位置，注意不要把图标栏内容覆盖；竣工图章内容要填写完整，由施工单位编制人、审核人、技术负责人及监理单位总监、现场监理人签名，不能代签，以示对竣工图编制负责。
4.6 履行职责，严把档案质量关。
城建档案管理机构要认真履行好工作职责，对建设工程竣工档案质量认定进行严格把关，认真审查，对工程前期准备阶段文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图纸等进行全面审核验收，认真检查工程档案文件内容是否完整、真实，签字盖章手续是否完备，竣工图编制是否准确、规范等，对不符合要求的工程资料、竣工图纸不予验收接收，并提出整改要求；工程档案合格后才出具质量认定书，准予工程竣工备案，严格规范执行竣工验收制度，确保建设工程档案的质量。怀化市城乡建设档案馆对建设工程档案实行交叉验收制，对验收不合格项目的下达整改通知书，并督促指导建设单位整改到位，为建设工程档案质量建立一道关口。“一夫当关，万夫莫开”，一开始建设单位不是很理解，但我们坚持下来，规范了建设单位管理程序，提升了建设工程质量，让建设单位体会到了这是为他们负责，为他们服务。现在，建设单位都非常支持，档案质量也显著改善。
建设工程从立项到竣工验收投入使用，这是一个较长的周期。建设工程档案是对整个过程的真实记录。建设工程技术资料管理工作要依靠各责任主体和相关人员共同完成。我们要以高度的责任感进一步加强建设工程档案质量管理工作，确保工程资料的真实、完整、准确和规范，从而促进建设工程质量的提高，充分发挥建设工程档案的应有价值，为城市建设和经济社会发展服务。