浅谈项目干系人识别和管理

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【摘要】本文通过对项目干系人的识别和管理的重要性分析，并提出如何识别和管理的建议，以提升项目在实施过程中的计划、进度、成果质量等方面的控制能力。

【关键词】项目干系人;识别;管理

一、定义

项目干系人又称为项目相关利益者，是指积极参与项目、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织。项目干系人对项目的目的和结果施加影响。项目管理团队必须识别项目干系人，确定他们的需求和期望，尽最大可能地管理与需求相关的影响，以获得项目的成功。

二、项目干系人识别和管理的重要性

（一）项目干系人对项目能否按计划执行具有重大影响。排除不可抗力因素，项目进度与项目干系人的行为结果息息相关，比如：在需求调研阶段，如果客户未及时确定需求是否满足其单位要求;在设计阶段，如果企业调研人员未能有效领会客户的真实想法;在研发实施阶段，如果采购人员失误导致设备逾期到货;在验收阶段，如果项目团队成员未及时完成验收材料的准备;……。诸如此类的行为结果，均会导致项目进度失控。

（二）项目干系人对项目质量评价具有重大影响。比如：评测机构工作人员对系统功能、性能等方面的检测结果影响项目能否通过验收;客户领导、业务负责人员对项目质量成果评价直接影响项目的成功与失败，意味着能否收到客户款项，能否让客户满意，能否再次成交订单。

（三）项目干系人对增强企业核心竞争力具有重大影响。因项目干系人的原因导致项目进度无法保障，项目成果质量不被认可，后果是客户不满意、企业增加成本甚至亏损、信誉度下降。在日益激烈的市场竞争中，缺少客户认同和支持就失去了核心竞争力。反之，企业发展必将蒸蒸日上。

三、如何识别和管理项目干系人

（一）如何识别项目干系人，建议如下：

1、列出项目所有干系人。根据项目情况，判断和列出项目所有可能的干系人（包括潜在干系人员），举例说明：假设A公司与B市C政府机构签订了通过政府招投标方式的D项目合同，项目包括：XX应用系统软件开发、IBM服务器和存储设备、系统实施部署、培训，并要求第三方监理和系统检测。根据上述信息，该项目的可能干系人有：

（1）企业外部：客户的上级主管单位领导、客户领导、客户信息化牵头部门领导、主管和经办人员、客户各业务处室的领导、系统应用人员、项目有关设备厂商和供应商、项目有关的其他应用系统开发商、监理机构人员、测评机构人员、验收专家等。

（2）企业内部：公司经营层、各层级主管和分管领导、项目经理、销售、系统设计、UI、研发、测试、质保、实施、服务、采购、财务、后勤保障等项目涉及的工作人员。

2、对项目干系人进行分类。项目所有可能的干系人明确后，再对干系人进行分类，可以根据项目经理或项目管理团队的经验进行分类，一般有以下几种方式，可以选择其中一种或多种进行综合分类：

（1）按干系人的重要性：按照干系人在项目中的决策作用和影响程度大小进行分类。

（2）按干系人的支持度：按照干系人对公司和项目的支持力度进行分类。

（3）按干系人的出现顺序：按照干系人在项目里程碑出现的顺序对干系人进行分类。

（4）按干系人的归属单位：按照干系人归属单位进行分类。

（5）其它：根据上述或其它方式进行组合分类。

3、设计图表并对项目干系人进行分析。接前面的案例设计一份图表，将项目干系人的具体情况补充完善，并进行分析，举例说明，详见下表：

（二）如何管理项目干系人，建议如下

1、加强对项目干系人的风险分析和防范管理。

由于项目干系人的行为或认知对项目的进度和质量具有较强的影响力，因此有必要对项目干系人进行风险分析并提出预防措施。比如：上表中的项目采购人员对服务器、存储设备不了解，对项目的可能风险是采购的设备型号、配置等有遗漏，甚至购买非正规渠道的货物，对项目的进度和质量影响较大，因此事先制定的预案是在商务谈判和合同签订、到货环节派熟悉设备的技术人员参加和指导，以减少或降低设备采购环节的风险失误。又如客户某业务处室领导经常出差，可能的项目风险是客户无法及时确认需求和产品功能并提供相应的资源，但项目经理可以和该科室的其他参与人员建立良好的关系，获得其支持;另外将事项考虑周全，在领导有空的时候，将需要领导确认和沟通协调的内容一次性搞定，日常也可以主动积极以邮件、电话等方式传达和反馈项目信息，力使项目风险可控。

2、加强对项目干系人的沟通管理。

基于项目干系人的重要性，为获得项目干系人的理解和支持，加强与项目干系人的沟通和反馈尤其重要。沟通可以采用定期或不定期的面对面、电话、QQ、现场会议等方式，可以提供系统界面、系统演示、图表、文档资料、PPT、周报、会议纪要等方式确认。巴纳德曾说过：“管理者的最基本功能是发展与维系一个畅通的沟通管道”，因此在实际项目建设过程中，项目经理及时与各干系人、各干系人之间保持有效沟通，作用将十分显著。比如：

（1）通过及时沟通和反馈，企业可以第一时间或及时到了解客户的需求、想法和意见，可以让客户及时了解企业的项目进展，项目开展过程中的问题和需要他们协助的地方，可以在项目过程中相互融合和增加信任，使项目进展更加顺利，成果质量也更加有保障。

（2）通过及时沟通和反馈，企业可以让各部门的配合更加顺畅，对项目的需求和任务理解更加清晰，各部门干系人对自己的职责和标准更加明了，对项目出现问题或风险防范提供一些经验思路或总结，增强项目在设计、研发、测试、实施、服务等环节的可控度和成果质量的可行性，为企业后续其他项目的管理奠定良好的基础。

四、结论

本文通过对项目干系人的识别和管理的重要性分析，并提出如何识别和管理的建议，以提升项目在实施过程中的计划、进度、成果质量等方面的控制能力。