项目管理中沟通行为路径优化与关键路径判定的假设
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摘要：沟通在项目管理过程中的重要作用已经被人们广泛的认识，但由于沟通的不确定性众多，难以形成固定的模式，使得项目沟通研究还处在初级阶段，本文试图通过建立数学模型，用量化的方式优化项目管理中沟通行为的路径，并对关键路径进行判定。
一、引言：
沟通行为作为一种管理活动在项目管理中有着特殊的意义，它是项目成败的关键因素，项目管理中，要实现科学的组织、指挥、协调和控制项目，就必须进行良好的沟通，尤其是在经济高速发展的今天，项目愈来愈法复杂化，如何进行有效的协调沟通成为越来越多研究人员关注的问题。
项目沟通行为是项目组织为了实现项目一次性的目标，以项目经理为核心，在项目干系人之间基于合同和专业技术上进行的信息的传递，并获得理解的过程。项目沟通是建立在人际沟通和管理沟通的基础上，人际沟通是最基本的沟通，是人与人之间的信息和情感相互传递的过程，任何社会活动都是建立在人际沟通的基础上；管理沟通将人际沟通放在特定的管理环境中，是指在社会组织中，围绕组织预期的目标而进行的信息传递、交流过程；项目沟通也是管理沟通，他建立在项目组织基础上，在项目管理沟通的氛围里，同各个项目干系人之间的信息传递和交流。由此可见项目管理中沟通行为具有复杂性。
在项目这个复杂的矛盾统一体中要想搞好管理，要想满足甚至超过项目涉及人的需求和期望，就需要在时间、成本、质量和效果这些相互冲突的目标中寻求平衡，另外由于项目唯一性、时限性等特点，有效的信息沟通与协调就显得更为重要。但在实际的操作过程中往往由于人员素质差异、地域文化差异、利益相关者目标和利益的差异、对关键信息反应的差异等因素的影响，使得信息传递不充分，造成沟通成本过大、有效沟通不足，最终导致项目失败。本文通过对项目组织间信息沟通路径的优化，判定关键路径，确定项目组织沟通的瓶颈所在，继而分析判断瓶颈处的部门或个人的资源配置是否合理。及时采取有效手段扩张和疏通沟通瓶颈，保障项目各项信息传递的畅通，提高信息沟通效率。
对于一个项目的任何一次沟通，由于沟通的环境、沟通人员的变化，沟通的路径、沟通的技术都会有差异，所以，信息沟通路径分析和信息处理技术是项目信息沟通的决定因素。项目组织信息沟通按范围可分为内部信息沟通和外部信息沟通，内部信息沟通路径通畅，信息传递阻碍小，反映项目组织机构设置合理，凝聚力强。外部信息沟通路径通畅，信息传递阻碍小，反映项目组织战略性强。信息处理技术是影响信息沟通速度和效率的重要因素，主要由“硬件”、“软件”与“操作者’’三部分构成。若是“硬件”匹配和“软件”适用，“操作者”又善于通过使用依附于“硬件”的“软件”实现信息加工及处理，那么沟通就会顺畅，效率就会提高。虽然信息处理技术重要，但必须与信息沟通路径相适应，也就是说，信息沟通路径分析（尤其是信息沟通关键路径的分析）是信息处理技术研究的前提和基础。
二、项目沟通行为路径优化模型设计
本模型的设计原理是：对信息进行分类，分析信息流的流向和流动方式，通过定性研究信息链的组成因素，再对因素信息量的统计，判定信息主链和信息次链，从而确定主要沟通信息路径所在，达到优化的目的。
1、设置项目组织结构域图
由于项目组织是决策一个新项目后临时组成的机构，成员来自同一部门或不同部门的不同岗位，并随着项目进度根据工作的需要，临时抽调人员而形成的一个组织群体，为了便于论述本文引入“域”的概念，来描述项目的组织结构，如下：
决策域（Li）：项目的发起者、科研主管领导、其他领导、项目经理
职能域（Zi）：市场部、财务部、综合部、其他部门
执行域（Ji）：技术员、质量监督员、其他员工
由于项目在执行过程中受到项目生命周期和环境的约束，为了便于研究项目管理中沟通行为的效率，按照组织结构的描述方法，又增加了环境域和周期域。
环境域（Ei）：政策、组织人员文化、项目干系人、其他因素
周期域（Ci）：启动、计划、实施、收尾
(1)决策域
项目的产生由项目的发起者L0经过科研主管L1及其他领导Li（i=1,2,……）共同研究确立的，后经委托或选拔出项目经理X全权负责项目的管理执行，项目经理是项目沟通的核心、决策中心。
(2)职能域
职能域是项目经理沟通的主要对象，是由市场部Z1、财务部Z2、综合部Z3、其他部门Zi（i=1,2,……）组成，主要从事各种职能管理。
(3)执行域
项目的执行域是由依附具体项目的技术人员J1、质量监督员J2、其他员工Ji（i=1,2,……）组成，按照项目具体要求，在项目规定时间完成特定的工作。
2、项目沟通信息流向
根据上述我们所设定的域分，作为一个新的项目，沟通的起点是从项目经理开始，最初的信息流向是单一流向，沟通的关键路径取决于项目经理的沟通能力，沟通的关键路径判定值为1。随着项目的进行，相关部门的不断介入，沟通行为便从一元发展到多元，并且由于时间的变化、环境的变化不断呈现复杂性，信息流向呈双向对流。在项目内部，沟通也主要表现在：与项目组其他成员的沟通；与其他项目组成员之间的沟通；与职能部门管理人员的沟通；与决策层领导的沟通以及与其他人员的沟通等等，并逐渐形成一个团队的文化环境，这种文化环境也在潜移默化中影响着信息流向。
3、信息沟通的主要方式
随着信息技术的快速发展，从前以口头、书面为主的信息沟通方式，正逐步转变为以Internet网络为基础的无纸化、非接触式沟通为主导，以办公电话(op)、住宅电话(HP)、手机(MB)、自动化办公系统(OA)、电子邮件(EM)、面谈(TK)、交换资料(ME)等为辅的现代化信息传输沟通方式，其信息传递也越来越快捷、高效。
4、项目管理中信息沟通行为相关因素分析
L是项目的最大受益者和最大的风险承担者，当然是沟通的最大相关者，但随着项目的进行沟通的频率也会发生变化。
Z是项目成功的必要保障，项目经理应协调好与他的关系，增加成员之间的相互理解，对项目目标达成共识，激励项目成员的工作积极性和创新性，提高成员的工作效率。
J是项目的具体实施者，要充分利用各种沟通方式加强监督管理。
E是项目的外部环境，他在项目的进行中起到催化剂的作用，一方面它能促进项目的顺利发展，另一方面它却会制约项目顺利进行，甚至使项目终止。
C的因素就包括启动、计划、实施、收尾四个阶段，由于每一阶段侧重点和落脚点不同，沟通面临的任务也不相同。启动阶段的沟通文件主要是各种建议书、可行性分析材料；计划阶段侧重于计划书、安排表等；实施阶段集中在解决实际问题以及控制项目执行上；收尾阶段要进行对项目质量、费用等进行全面审计、并进行交接的沟通。
5、信息沟通路径的优化
由于项目的时限性，那么作为项目管理中的沟通行为就存在有限次，假设每一次项目沟通行为为Bi（i=1,2,……），所用沟通技术为Fi ，便有沟通行为相关表达式为：Bi=Fi(LiZiJiEiCi)
那么在若干个影响因素中我们通过测算沟通频率，便会得出Bi的最大线性相关是 Bi =Ft ( Zi`Ji` Ci`)Li` =0Ei`=0 那么与Zi`Ji` Ci`沟通的信息路径就是有效沟通路径。按照上面的模式我们就可以得出整个项目管理过程中每一次沟通行为的最大线性相关，从而得出沟通行为矩阵的一个最大线性相关阵，矩阵的秩阵便是有效的沟通路径。
三、信息沟通关键路径的判定
信息沟通关键路径的判定是指项目管理沟通信息链中信息传递最频繁或信息流最大的所有信息通道的集合。
首先关键路径是被优化的路径，但被优化的路径并不都是关键路径。根据沟通关键路径的判定定义我们可知关键路径是在单位时间内个体沟通最频繁或是个体相互间沟通信息单位时间内量最大的信息链。
四、结束语
尽管沟通在项目管理中的重要作用已经被广泛的认识，但由于沟通的不确定性因素众多，难以用量化的方法规范沟通模式，本文试图在沟通路径的优化和关键路径判定上应用数理概念加以描述，并作出大胆假设，希望能对项目管理中人员的调配，节省项目成本，推动项目顺利发展有所帮助。