关于加强事业单位人事档案工作的建议和思考
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【摘 要】人事部门档案管理必须与其他档案实行一体化管理，建立健全各项规章制度，不断提高人事档案工作人员的素质，建设一支强有力的人事档案工作队伍，努力更新档案的管理方式，重视人事档案材料的收集和档案信息的开发，使人事档案在改革开放的新形势下，更好地为培养、使用人才服务。
人事档案是在社会实践中形成的，记录和反映个人经历和德才表现等情况，且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的文字材料。事业单位如机关、学校、医院等人事档案，是指那里的职工在单位工作、管理过程中形成的文字材料，它反映了职工的思想品德、专业能力、工作业绩、科研水平等方面的情况。人事档案作为一种信息资源，为人事部门及党委选拔、考察和使用干部发挥了重要作用。在新形势下，为使人事档案工作更好地为培养、使用人才服务，科学地管理人事档案是非常重要和必要的。
一、有些事业单位人事档案管理有待加强
1.有的单位领导重视不够，人事档案管理落后。比如，在组织、人事部门是利用人事档案最频繁的部门，但在人事档案管理上却存在着一些偏见，加之长期以来人事档案始终被蒙上一种神秘的色彩，使之在人员的选用上过于偏重人事档案人员的政治思想素质，忽视了人事档案人员的技术性和专业性，使档案人员变成了纯粹的保密员和保管员。在人员培训方面，人事档案人员也常常是被遗忘的角落，这就导致了人事档案管理难以形成科学化、系统化、标准化的管理。人事档案存贮、检索手段也比较落后，加之过于神秘，档案材料存入档案室后就一锁了之，档案的利用率极低，不能及时有效地为选才、用人提供信息，为人才开发服务。
2.有的人事档案与档案部门脱离，业务上失去监督指导。人事档案作为档案的一个门类，理应有自己的“家”。人事档案在作用、管理、利用和保护等方面和其他档案有着相同或相近之处。但由于种种原因，人事档案长期脱离档案“家族”，处于一种有“家”无法归“家”的状态，因此，在业务上容易失去档案部门应有的指导，使其不能准确、全面地被利用。
3.人事档案信息的单一性和不完整性。人事档案既然是全面记述个人经历的文字材料，就必须反映各方面的全貌，而目前人事档案材料有的存在着下面一些问题：（1）政治术语多，全面评价少，充满套话、空话的材料较多，对个人德、能、勤、绩四个方面的记载及反映个人个性特征的材料却很少。（2）“定性”描述结论多，“定量”考核分析少。目前的人事档案中，在评价某人时，多采用的是一些诸如“服从分配，热爱本职工作，认真钻研业务，积极肯干，成绩显著”的淡化模式，缺少“动态”的经常性的实际考核与数据的材料，不能及时、准确地反映出一个人各方面真实的面貌。（3）“死”材料多，“活”材料少。目前的人事档案中，一般多是反映本人过去历史、家庭出身和社会关系的材料，而反映个人爱好、业务专长、创造能力、进修培训的成绩以及工作成就的材料很少。
二、关于事业单位加强人事档案管理的几点建议
1.建立健全各项规章制度，明确人事档案工作人员的工作职责，完善人事档案管理制度。各级领导要提高认识，要在调查研究的基础上，从本单位的实际出发，逐步建立健全人事档案管理的各项规章制度，把握人事档案工作者的职责，明确人事档案归档范围，并形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法。在此基础上，做到及时地做好人事档案材料的收集、整理、审查与归档工作，经常进行档案材料的鉴定、清理，迅速方便地为组织、人事部门查阅提供服务。
2.不断提高人事档案工作人员的素质，建设一支强有力的人事档案工作队伍。人事档案队伍的政治素质的优劣，科学文化和专业素质的高低，对于提高工作水平、加快改革步伐起着极为重要的作用。要逐步地对档案工作者进行业务培训，使他们不但熟悉本单位人员状况、工作动态，还要懂得档案管理知识，掌握计算机应用等有关技术和现代管理科学知识。同时还要加强档案人员的思想作风和组织建设，提高他们的政治素养，努力把他们培养成一支拥护党的路线，了解人事工作方针、政策，熟悉档案业务，遵守组织纪律和热爱本职工作的档案工作队伍。
3.改善人事档案工作的组织体系。人事档案是在高校人事管理过程中形成的，它不应该游离于“档案”之外，应回到档案家族中，由档案管理机构统一管理。这样既可以解决人力、物力和财力，更重要的是可以与其他姊妹门类如业务档案、人物档案等携手合作，相互补充，增加信息的包容量，变人事档案的“死”档案为“活”信息。实行一体化管理不仅有利于稳定队伍，提高工作人员素质，消除过去那种人事档案管理人员不被档案家族承认的冷落感，能够增强档案专业人员的责任感和使命感，使他们更热爱和安心自己的工作，努力提高自己的业务水平，同时还可以充分发挥人事档案的生命力，更好地为人才开发提供信息资源。
4.重视人事档案材料的收集和档案信息开发。所谓收集开发，就是根据人事工作的开展，努力开发信息资源.广泛收集人事档案材料，不断充实档案内容。我们感到，前些年形成的人事档案材料内容贫乏，缺少反映德、能、勤、绩的具体材料。因此，人事档案要经常补充新材料，完整反映每个人的情况，减少时间差造成的信息老化。除了反映历史记载外，还必须有现时的“动态”材料，为考察、选拔、培养和使用干部提供可靠的依据。
5.努力更新档案管理方式，充分发挥档案的作用。目前人事档案主要是手工查找，利用者带着问题查阅档案，“取其所需”，这对解决某个问题起到了一定的作用，但速度慢、效率低。随着现代化建设和改革开放的发展，此种原始的档案管理和利用方式已不适应形势的需要。为改变此种状态，积极有效地利
用档案，用计算机管理档案，实现现代化管理已势在必行。此外，还应建立人事档案综合管理体系，把封闭半封闭的档案“资料库”变成适应人事工作需要的“服务部”。
总之，人事部门档案管理必须与其他档案实行一体化管理，建立健全各项规章制度，不断提高人事档案工作人员的素质，建设一支强有力的人事档案工作队伍，努力更新档案的管理方式，重视人事档案材料的收集和档案信息的开发，使人事档案在改革开放的新形势下，更好地为培养、使用人才服务。
参考文献
[1]陈国英 机关人事档案管理中存在的问题与对策[J].绍兴文理学报，2002，（12）.
[2]侯晓薇，浅淡人事档案管理的发展趋向[J].贵州教育学报，2004，（6）.
[3]黄晓良 机关学校人事档案的现状与改革[J]长沙大学学报，1999，（3）.