数字万华的协同经

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Google一下“聚氨酯”(MDI是制备聚氨酯最主要的原料)，得到的结果让普通人很陌生，但聚氨酯其实很“生活”。

从服装用品、生活用品、到电子产品、医疗器械甚至是交通工具、建筑土木，几乎人们身边到处都有聚氨酯的“身影”，而烟台万华就是世界八家能够生产聚氨酯的企业之一。除了是化工行业的领军企业，烟台万华还是亚太地区最大的MDI制造商，其背后的IT系统更是让友商非常好奇，接下来笔者就为读者揭密烟台万华信息中心打造的“数字万华”。

从2002年成立之初至今，烟台万华信息中心已经成功建立了三大IT平台，包括：以OA为核心的协同办公管理平台、以MES／LIMS为核心的生产运营管理平台和以ERP为核心的财务业务一体化综合信息平台。

从传统OA到协同管理平台

早在04年，公司已建立了以邮件系统为核心的传统OA应用，将行政办公中的14个流程实现了无纸化网上审批。OA的实现极大提高了工作的效率，让烟台万华初步体会到了信息化所带来的便捷和管理的提升。随着公司近几年的飞速发展和管理水平的日益提高，传统的OA应用已不足以支撑公司业务的发展需求，主要体现在：

万华由单一的公司发展成为集团化公司，子公司、分支机构遍布美国、欧洲、亚洲与国内各大城市。原有的OA系统无法满足多地点、多公司之间的协同办公。管理和控制的风险不断加大。

原有的OA系统因技术平台与合作伙伴的局限性，无法满足公司需求不断变化的业务管理模式。公司的管理水平在日益提升的同时，却显示出了信息系统的滞--后性。

公司K以来很重视信息化的建设，但是在初期缺少整体的IT信息化规划，存在一定的信息孤岛。因此需要搭建一个平台化的系统将以前各自独立的信息系统进行整合，包括资产管理系统、稽核系统等。原有的OA在整合集成方面不能满足要求。 　08年，公司计划实施SAP项目，烟台万华通过借鉴其他公司实施SAP项目的成功经验，认为将OA系统与SAP系统的业务集成，可以最大化发挥两系统的优势，实现价值最大化。

在此背景下，烟台万华决定实施“协同办公管理平台”，项目建设目标为：建立一个集团化、跨地域限制、高度集成的综合信息管理平台。建立公司知识管理模块，整合原有孤立的功能应用模块，充分考虑与SAP的集成需要，打造安全、可靠、高效、统一的数字万华神经网络。

Lotus大显身手

为了让改造后的OA系统具有一流的协同效果，烟台万华经过慎重的选择和考查，最终选择了一流的平台和一流的实施商来实现高效协同这一目标。在谈到Lotus平台的灵活性、稳定性，神州数码成熟的实施经验，聚氨酯股份有限公司董事、常务副总裁寇光武仍然赞不绝口。

基于IBM Lotus平台打造的网络会议系统，为烟台万华实现远程会议提供了极大的帮助。同时通过集成Lotus Notes／Domino和Lo-tus Sametime，万华目前在OA上能够实时显示人员在线状态，并且实现了待办事项提醒等日常办公的多项功能，这对于人员工作效率的提高意义重大。

通过这种方式，现在万华可以随时随地召开电话会议，并且根据需要接入高清晰的视频，极大的提升了公司的工作效率，也降低了财务费用。通过协同管理平台，不管是在组织制度、OA化方面，加强了管控。

而在全面预算方面，成效更加明显。过去企业在预算管控方面，管理严格之后员工不满意，感觉报销费劲；而如果管理松了，则会出现费用超支的情况。对此矛盾，财务人员左右为难。烟台万华信息中心提出的解决之道是，怎样能够把事后控制变成事先控制，由财务控制变成部门控制。 　这样一来，通过现在的OA系统和预算管理平台相结合，从八个维度对此进行了调整，这种情况下就建立了统一的预算考核平台，实现了资金管控体系，通过费用控制，能够把业务人员由财务控制变成集团自动控制。真正让费用控制人员的管理重心从“控”转向“管”，解放精力，赢得时间，为管理决策提供有效支撑，并且实现了异地办公，这些费用的节省都非常明显。

而在与员工工作息息相关的资金预算、费用预算审批方面，公司规定一周之内必须审批完毕。原来一周甚至更长时间的办公设备购买申请，现在可以在短短的几个小时之内迅速、准确地审批结束。

寇光武笑着对记者介绍，“现在公司的审批流程再也不会因为我出差的原因而延误了，我可以在任何能够访问互联网的地点，方便、安全地通过公网在统一的平台下实现公司间、部门间的协同办公。”

不仅如此，Lotus Sametime的应用亮点也让员工十分满意，视频会议、企业内部的协作、增加互联互通的客户网络。

企业员工反映，通过对LotusSametime的运用，增强了员工间、部门间、公司间的互联互通和协作，降低企业沟通成本，提升了工作效率，这主要体现在三个方面：

首先是强大的网络会议功能，通过Lotus Sametime可以快速灵活的建立网络会议，打破地域、部门限制。Lotus Sametime还具有远程桌面共享、在线文件演示、远程电脑控制等功能。而网络会议的推广，既有效节省员工时间、提高工作效率，还能够大幅降低传统模式下的差旅费用与长途话费。

其次是在线沟通，通过LotusSametime可实时进行员工间的沟通和交流，并具有文字信息传递、大文件传送、截图、邮件发送等功能，加强了员工间的互联互通与内部协作。

最后是具备与业务系统强大的集成能办通过Lotus Sametime与其他业务系统间的集成，提高整体工作效率。例如与OA系统集成，实时显示审批人的在线状态，也可与OA系统中的待办工作集成，实现待办提醒、审批催办、短信通知等功能。

当协同办公成为习惯

通过和IBM、神州数码的合作，烟台万华目前的协同办公系统对原来的系统已经实现了平稳的过渡，上线以来系统运行稳定，目前已经突破了2000个用户，还将烟台万华与分公司宁波万华的流程进行了统一规划，将日常行政办公大楼的流程进行了电子升级，解决了传送中异地办公的困难，通过数据共享解决了效率低下的问题，就是改变了一个模式，逐渐的把网上审批、网上办公成为日常的办公习惯，这个习惯变成了贯性，最终赢得了公司领导和员工的极高接受度。

通过这种方式，将公司各个分支全面有效的组成了一个整体，通过这些内部邮件进行多人协同办公，提升了工作效率，并且能够把这些在协同办公平台上上的痕迹进行保留，这对个人的提示、信息的稽核，甚至对提高公司信息的安全性都有巨大的帮助。同时通过支持这个项目，对公司员工内部的交流学习成长也有非常大的帮助。

烟台万华及其分公司和控股公司统一使用该平成邮件收发、信息、知识管理、业务流程审批管理等日常业务。 近200个管理流程(包含行政管理、财务管理、合同管理、人事管理、SHE管理等)电子化，烟台万华管理流程基本全部电子化；

通过该平台和SAP系统的集成，实现了集团各项费用从预算制定到费用报销全过程的管理和控制；

集团所有员工，通过该统一的平台，协同办公，信息实时传递和共享，极大的减少了管控成本，提高了公司业务处理的响应速度和集团对下属公司的管控力度。

寇光武介绍，大家在日常的工作中遇到的实际问题，通常会想到在协同办公系统中是否可以加以实现，将该系统真正用活用好。协同平台系统将与SAP系统一起成为公司两大信息支撑系统。

通过协同平台的实施，将公司各个分支全面有效组织成整体，通过详细设置的工作流，减免了各层工作、审批、申请等复杂事务的负担。工作流按照节点智能跳转，不需要人员奔忙跑动，可视化的工作流使人员可以看见处理环节的过程，方便及时催办，提高了企业各个脉络活动的效率。

员工通过内部邮件、Sametime进行协同办公，提升工作效率。工作过程在协同平台上保留痕迹，各级管理者可方便查阅员工工作情况。工作过程中每个人都将自己有价值的工作结果保留到OA知识库中，方便了随时查询使用。

协同解决方案实施所带来的收益大多是间接的，通过每天高效率的办公，节约大量时间和精力，能使企业更具活力和发展力，这是效率和效果的结合。“长期工作成果的沉淀，为企业形成了无形的资产和知识，不仅加深了企业文化，更加速了内部员工交流学习成长。”寇光武在谈及协同平台给烟台万华所带来的影响时如是说。