项目合同管理及付款审批软件的开发应用
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摘要：目前市场上的合同管理软件很多，但是适合单位自身特点的合同管理软件很少，实用性与可操作性相对不够。作者单位主管重视目前存在的问题，结合建设单位的特点，研究开发了——项目合同及付款审批软件，并运用到日常工作中，工作效率明显提高。作者认为该项目的实践效果值得相关单位借鉴，可以为其他单位提供参考性的方法和思路。
中图分类号：TU723.1 文献标识码：A
杭州市xx建设单位经过了10年的建设，建设项目超过百个，合同更是有6000多份，在日常工作中经常会为了找项目，找合同花费大量的时间和精力。同时付款审批时为了找所在部门、分管领导签字，经办人员也会花去很多时间。为此，主管部门决定将这些项目与合同统一用软件管理。经过与软件开发公司一段时间的调查研究，联合开发了杭州市xx建设单位项目合同管理及付款审批软件，并正式运行，收到较好的效果。
项目合同管理的现状
（一）存在的问题
1.单位经过了多年的建设，建设项目超过百个，合同数量多，合同金额很大，跨年度合同多，周期较长；
2.合同台帐庞杂、资料众多、难以管理；
3.收付款笔数太多，经办人员和管理人员难以准确掌控收付款状况，经常造成帐、款不符；
4.合同执行周期长，涉及人员众多，管理者监督不够，致使许多合同在执行时力不从心；
5.纸质合同文本保管、查阅和调用困难，分散管理的合同容易
遗失；
6.合同付款审批程序繁琐，签字找不到人，延长请款的时间；
7.不少项目由于资料不齐及经办人频繁更换，很多合同不能及时审计；
8.由于合同量大，项目的支付情况，进度的统计汇总工作量也非常大，各种报表生成需联系众多部门。
（二）解决的方法
目前市场上已有的合同管理软件种类较多，但是适合自身企业特点的很少，根据本单位主要业务为建设项目，合同数量多、周期长，涉及金额大的情况，研究开发了项目合同管理及付款审批软件。
项目合同管理及付款审批软件开发的内容
根据目前工作的需要，设计了下面的表格，见图1
图1
项目合同管理及付款审批软件的优点与不足
该软件主要分为项目信息库和合同库，其中项目和合同进行了各自的对应（可一个项目对应多个合同，或一个合同对应多个项目）。项目是根据立项批复来确定的，合同主要包括了合同的审批、支付、以及审计信息。
使用了该软件能够提高工作效率，减少廉政风险。
（一）它能有效控制支付比例，在申请支付时软件会自动计算累计支付的比例，减少了计算错误导致的超支付，同时对于超过100%的支付是无法进行提交进入下一步审批。对于超过支付比例的，软件会对付款申请人以及后期每个审批的领导都做提醒。
（二）提高了工作效率，不管是支付还是合同审批，在申请人提出申请后，系统会自动进入下一步，不需要再去找领导签字，目前软件已经完善，经过试运行期间的熟练操作，软件审批速度明显快于纸质件。
（三）方便资料的汇总与查找，由于项目与合同有了对应关系，以后在做审计等后期工作中很方便就能知道该项目所有合同、金额等相关信息，不容易遗漏。
在开发和运行这个软件中也有一些经验教训，因为作为建设单位，各种合同纷繁复杂，如果一开始使用这类软件，很多内容没有涉及比如审计、统计等，以至于无法开展针对性的设计，势必要在使用中经常修改软件，工作效率会受到一定的影响，如果太迟使用，则对于以前信息的补录会有很大的工作量，这次补录了2001年至2012年6月底的所有合同的基本信息，总共将近6000份，所以选择一个比较好的时间点运行这样的软件还是有一定的必要。
该操作系统整合有用的资源为各部门所用的特点，符合工作的需要，提高了工作效率，实用性较强。在实际工作中，发现问题还可以不断改进完善。作者希望该系统的研究开发利用不仅仅解决所在单位遇到的问题，还可以为其它单位提供参考性的思路和方法。