浅谈如何做好总账系统的日常业务处理工作

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[摘 要] 本文结合高职高专学生特点和用友财务软件的实际操作情况，从如何进行总账系统日常业务处理工作、日常业务处理工作中出现的问题及解决办法等方面进行探讨，以便提高学生分析问题和解决问题的能力，为学生可持续发展奠定良好的基础。

[关键词] 总账系统；日常业务处理；解决办法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 047

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0087- 02

总账系统日常业务处理工作是会计电算化工作的核心，它直接关系到整个会计电算化系统会计数据输出的准确与完整。因此，我们必须做好这项工作。

1 总账系统日常业务处理工作的程序和步骤

总账系统的日常业务处理工作主要包括：填制凭证、审核凭证、记账。

1.1 填制凭证

记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源。在实现运用计算机进行账务处理后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而必须确保准确完整地输入记账凭证。

（1）增加凭证。记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。凭证正文部分是填制凭证的重要环节，应根据具体经济业务内容，正确填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。

（2）修改凭证。记账凭证的错误必然影响系统的核算结果，因此必须对错误凭证进行修改。

（3）作废及删除凭证。日常操作过程中若遇到非法凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废，再通过“整理凭证”功能将其删除。

1.2 审核凭证

审核凭证包括出纳签字、主管签字和审核凭证3个方面。

（1）出纳签字。为加强企业现金收入与支出的管理，出纳人员要通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对。

（2）主管签字。为了加强对会计人员制单的管理，填制的凭证应经主管签字后才能记账。

（3）审核凭证。审核人员可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证发出签字命令，计算机在凭证上填入审核人的名字。

1.3 记账

记账凭证经出纳签字及审核无误后，即可登记总账、明细账、日记账及往来账等账簿。

2 出现的问题及解决办法

高职高专学生虽然对会计电算化课程有浓厚的学习兴趣，对问题的理解能力和分析能力较强，但由于会计知识和计算机有关知识掌握得不够牢固，经常遇到操作方面的问题，对此笔者提出了以下解决方法。

2.1 填制凭证过程中出现的问题及解决办法

（1）填制记账凭证时，填制月初日期系统显示“日期不能超前建账日期”。原因是系统启用日期没有设为启用会计期间的1日，应该将系统启用日期设为启用会计期间的1日。

（2）填制记账凭证时，填制凭证日期后系统显示“日期不能滞后系统日期”。原因是系统日期不是当前日期，双击屏幕右下角的系统日期，按照正确的日期更正即可。

（3）填制凭证过程中，录入“库存商品” “主营业务收入” 等具有数量核算的明细科目金额时，系统提示“借方金额和贷方金额不能同时为0或不为0”。原因是录入具有数量核算的明细科目金额时，录入数量和单价后系统会自动计算金额，如果方向不对，按空格键换方向。而不能删除金额再在正确的方向处输入金额。

2.2 审核凭证过程中出现的问题及解决办法

（1）出纳签字时，系统提示“没有符合条件的凭证”。出现这个问题有两种情况：一是没有指定科目；二是没有涉及现金或银行存款的会计科目，不用出纳签字。如果是没有指定科目，到“会计科目”窗口打开“编辑”菜单下的“指定科目”子菜单，将“库存现金”科目指定为“现金科目”，将“银行存款”科目指定为“银行科目”。

（2）审核凭证时，系统出现“制单人与审核人不能同为一人！”。这种情况需要重新注册，更换为另一个具有审核权限的操作员进行审核即可。

2.3 记账过程中出现的问题及解决办法

（1）单击了“记账”选项，但不能记账。有以下几种情况：①期初余额试算不平衡。②上月未结账。③未审核、未经出纳签字的凭证不能记账。

（2）记账后不能直接修改凭证。这是因为已做“记账” “审核” “主管签字” “出纳签字”的凭证，是不能直接修改的，必须取消记账、审核、主管签字、出纳签字后才能交由制单人进行修改。具体解决办法：更正错账是正常记账顺序的逆序，即：取消记账取消审核取消主管签字取消出纳签字制单人修改凭证。具体操作步骤如下：

①取消记账。先用账套主管注册，进入总账系统，打开“期末――对账”界面，按下“Ctrl + H”复合键，松手后出现“恢复记账前状态功能被激活”对话框，单击“确定”按钮，关闭对账界面。再双击“凭证――恢复记账前状态”菜单，根据情况选择“月初状态”或“最近一次状态”选项，单击“确定”按钮，输入主管口令，单击“确定”按钮。即取消“记账”签字。②取消审核签字。用审核人重新注册，进入“审核凭证”界面，单击“取消”按钮，即取消了审核签字。③取消主管签字。用账套主管重新注册，进入“主管签字”界面，单击“取消”按钮，即取消了主管签字。④取消出纳签字。用出纳重新注册，进入“出纳签字”界面，单击“取消”按钮，即取消了出纳签字。⑤制单人修改凭证。用制单人重新注册，进入“填制凭证”界面，直接修改凭证，修改完毕单击“保存”按钮。若要删除凭证，单击“制单――作废/恢复”按钮，先盖上“作废”戳记，再单击“制单――整理凭证”按钮，按提示进行操作，即删除了凭证。

总之，为了保证会计电算化系统会计数据的准确与完整，必须做好总账系统的日常业务处理工作。