当前医院财务档案管理的困境及改善建议

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[摘 要] 作为记录医院经济情况的最佳方式，医院财务档案在医院的财务管理工作中起到了关键性的作用。但就目前的情况来看，由于我国经济的快速发展，在医院财务档案的记录过程当中不断出现了一些新的问题。本文首先简要地介绍了医院财务档案的重要作用，其次系统的阐述了当前医院财务档案管理的困境并提出了一些改善的建议。

[关键词] 医院；财务档案；管理；困境；改善

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02

在我国科学技术迅猛发展的背景下，医院各方面工作也取得了长足的进步。随着医院各项工作的不断发展，所发生的经济活动也越来越多，传统的“纸张”式财务档案管理逐渐被淘汰，财务档案的管理工作进入到了一个信息化的时代（计算机应用）。但是，随着财务档案管理工作的不断改革，相应也出现了一系列问题，我们必须切实地解决好这些问题，才能够真正地保证医院财务档案管理的质量。

1 医院财务档案的重要作用

首先，它是档案管理的立身之本。由于档案是医院财务管理工作的主要对象，因此只有做好了财务档案管理工作，才能让财务管理走上更加宽阔的发展之路。其次，它是医院的成长日记。医院的财务档案能够真实地记载医院从成立到现在的成长过程，能够将一批又一批优秀的医务工作者的劳动成果记录下来。我们不难看出，医院财务档案的管理工作就是围绕着整个医院为核心来进行的，它的发展不但为医院各项工作的开展提供了必要的服务，也为整个医院的成长起到了关键性的作用。

2 当前医院财务档案管理的困境

2.1 信息收集不规范，难以实现综合利用

就当前的情况来看，我国很多医院在财务档案的收集环节中并没有建立起一套相对便捷、相对规范的手段。在财务档案管理的过程中，应该根据财务档案的不同性质来由不同职能的部门进行收集管理。但是，目前很多医院在财务档案的收集上并不规范，具体表现在以下两个方面：①一部分财务档案存在着收集不全的现象，有的部门并没有严格的按照相关的规定进行移交；②很多医院的财务部门在日常的工作中并没有对收集的财务档案认真仔细地进行鉴别、细化，将所有内容都进行了归档，而归档之后又不进行筛选、分类。同时，所收集的档案内容在价值性上极为混淆，这导致使用者根本无法正确判断和选择，极大地削减了档案的利用价值[1]。这些现象必然会影响整个医院财务档案管理工作的质量。

2.2 管理制度不健全

目前，很多医院由于财务档案管理的制度还不够健全，导致档案收集率较低，且信息共享性也得不到充分的发挥。根据相关的调查研究发现，我国大多数医院都具有比较健全的管理制度，各级人员之间的权责也非常的明确。但是，对于财务档案管理工作而言，还缺乏必要的管理制度。考核、职责等制度都处于一种混乱的状况。在这样的环境下，那些具有较高价值的财务资料与文件就会因为没有得到及时的收集而出现丢失的现象，同时财务档案本身应有的共享性也得不到充分的体现，这就致使其不能够真正地服务于医院的各项管理工作。

2.3 缺乏专业的财务档案管理人员

目前，很多医院在对财务档案进行管理的过程中并没有有组织的专业人员。根据相关的调查研究发现，很多医院从事财务档案管理工作的人员基本都是医院的会计人员，或者是一些从临床一线退下来的护理人员。这些人员显然不具备专业的档案管理知识，并不能较好地完成财务档案的整理、存放工作，不符合档案管理工作的基本要求。另外，由于处在如今这个信息化的时代，财务档案的管理工作已经发生了实质性的变化，财务档案管理工作中的若干环节都会利用到计算机来开展，而这些人员严重地缺乏计算机应用技术，很难较好地利用计算机来进行档案的管理，这严重地阻碍了档案管理工作的现代化发展。

3 医院财务档案管理工作的改善意见

3.1 档案收集必须规范化

要想真正地让财务档案管理工作得到有效的加强，做好财务档案的收集工作必然是前提基础。因此，我们必须将医院的财务业务当作是主线来展开医院财务档案的收集工作。同时，各个岗位的财务人员必须明确自身的管理责任与内容。制定出科学有效的档案收集管理办法，将所有具有保管价值的核算资料、会计事项记录等进行全面地收集并装订成册、立卷编号。在这其中尽量避免缺少与遗漏现象的出现。另外，在整理立卷的过程中，一旦发现缺少了资料，作为管理人员，应该第一时间向相关当事人追回或者是采取一些必要的措施来进行补救。只有这样，医院财务档案的收集工作才能够得到规范化的开展。

3.2 建立完善的管理制度

管理制度的建立与完善是医院财务档案管理工作能否有序进行的必要前提。因此，在日常的财务档案管理工作中，我们必须让相应的管理人员有章可循，以此来减少将档案随处丢放的现象。在建立管理制度时，医院应该根据国家的相关法律法规并结合自身的实际情况来制定。只有在这样的环境下，每一位管理人员在工作中才能够有法可依，才能够明确每一个管理人员的权利与职责，加强财务档案管理工作的目标才能够得到实质性的进展。

3.3 强化培训，提高管理人员素质

作为财务档案整理的第一责任人，会计人员对于财务档案规范化管理的熟练程度将直接影响到整个财务档案管理工作的质量。因此，应该加强财务部门会计人员的相关培训。首先，加强档案管理、操作技能方面的培训，使其对财务档案管理的基础知识、操作技能等能够熟练地掌握。其次，定期或不定期地进行监督、考核、评比等工作，并且让财务档案规范化内容纳入到医院的日常管理工作当中，从而让整个财务档案管理的质量得到实质性的提高。

3.4 加强硬件建设

随着电子信息技术的不断发展，医院的财务档案已经逐渐地由传统的纸质档案发展到了如今的电子档案、磁介质档案等。但是，在应用过程中我们发现，电子系统数据很容易被修改，因此我们必须加强电子系统的安全保密措施。首先，应该严格执行计算机的授权与审批制度，建立起会计软件多用户、分权限的管理手段。其次，应该及时地对相应的数据进行备份、维护，以此来防范病毒侵害、恶意修改的现象，让信息损失、失真的问题得到改善。再次，应该充分利用磁盘、光盘、微缩交卷等介质存储会计报表、账簿，并且对这些存储介质进行科学有效的编号，通过时间与内容的标注来进行分门别类的管理，从而让储存的空间得到充分的压缩，致使储存的成本得到减少[2]。通过加强硬件建设，切实地保障整个医院经济的正常运行、资产的安全完整。

4 结 语

总之，在医院的发展过程中，财务档案的管理工作发挥着极其重要的作用。因此，医院必须正视如今财务档案管理工作中存在的问题与漏洞，并积极地寻找，通过科学有效的措施来进行改善。只有这样，医院财务档案管理工作的水平才能够得到实质性的提高。

主要参考文献

[1] 迪力努尔・吐尔逊.浅谈医院财务档案管理的困境及措施[J].东方企业

文化，2014（3）：302.

[2] 黄美姣.关于加强医院财务档案管理的几点思考[J].科技信息，2010

（16）：349.