浅谈高校办公室印章的管理

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摘 要 印章是高等院校权威性的展示和对内对外行使权力、履行职责、承担责任的凭证。本文探讨了由学校办公室负责保管和使用的印章在管理上的重要性、管理现状和解决对策。印章管理工作对于高校办公室来说是其日常工作中的重要内容和核心部分，鉴于此由，研究论述高校的印章管理工作是具有重要意义的。

关键词 高校 印章 管理

中图分类号：G647 文献标识码：A

我国从中央机关到地方各级行政事业单位，各类社会团体以及各类型的企业等等，都有各自的印章。高等院校和其他单位一样，拥有种类繁多的各种印章，是高等院校权威性的展示和对内对外行使权力、履行职责、承担责任的凭证。本文所探讨的印章主要指由学校办公室负责保管和使用的三种印章，即为有学校全称的行政公章和党委公章、有学校全称的钢印、法人签字章（含其他主要校领导签字章）。对于高校办公室来说，印章管理工作是其日常工作中的重要内容，也是加强办公室管理的核心部分，鉴于此由，加强高校的印章管理工作是具有重要意义的。

1印章管理的重要性

（1）印章是学校级别和地位的体现。国务院于1999年颁发了《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》，其中将各级各类党政机关、企事业单位印章的样式、大小做了相应的规定，要求印章的制作必须与其级别相对应相一致，所以说，印章是学校级别和地位的直接体现。

（2）印章是学校合法性的体现。根据公安部《印章治安管理办法》第八条，“企业事业单位、民政部门登记的民间组织、村（居）民委员会和各协调机构及非常设机构需要刻制印章的，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。”也就是说，只有得到法律认可的单位才具备刻制公章的资格，同时该公章是在公安部门进行备案后才可以合法使用，加盖公章后的各类文件、文书都是具有合法效力的。同时，这些具备合法效力的文书在参与学校与社会各界的政治、经济活动中所产生的一切后果都要负法律责任。

（3）印章是学校标志和权威的体现。印章代表着学校的级别和地位，同时也是学校合法性的体现，任何以学校名义发出的文件、证明等材料都只有在加盖了学校的印章之后才能得到上级主管部门、社会各界及校内各部门的认可和执行。

2印章管理的现状

（1）制度程序混乱。大部分高校虽然已经就印章的管理出台了专门的印章管理制度，但这个制度大多数情况下都没有进行细化，只有大致的一个管理方向，并且在实际执行过程中经常不能落到实处，凭经验，讲人情的现象非常普遍。比如未经领导书面签字，只是口头一句话，就加盖了印章。或者办公室其他同事在负责管理印章的专人不在之时也就随意地帮着盖了。这样容易造成印章管理的混乱，出现问题很难追责。总之，印章在使用过程中存在“有法难依”的现象。

（2）对印章的严肃性认识不足。学校里部分教职工和学生对印章的使用流程认识不足，没有办理任何用印手续却要求为其盖章，在被工作人员告知用印的流程之后，部分师生依旧觉得这个流程非常麻烦，不愿意去实施；或者明知用印有相关的规定，却认为自己所经办的事情是非常特殊非常紧急的，应该得到特殊的照顾。以上现象只是在印章管理中各类现象的几个简单的例子，总体来说，就是对印章本身的严肃性和用印流程的重要性认识不够。

（3）保管维护不到位。印章代表学校，除了加锁保管之外，本应放在专门的保险箱里，确保印章的安全。但在实际情况中，印章往往只是摆放在带锁的柜子里，而钥匙却是办公室多个同志都有，保险箱根本没有配备，在负责管理印章的专人不在之时，印章的安全更是得不到保障。由于现在回墨印的大量使用，某些单位没有给回墨印使用专用印油，导致油墨堆积、泄漏等现象，或者使用印章时用力过猛，使得印章架子不堪重负，导致印章损坏。

3印章管理解决方法

（1）细化印章管理制度并落到实处。各高校应该结合自己学校的实际情况，及时建立或者完善细化用印管理制度，规范用印的各个环节和流程，维护印章的严肃性。实行严格的审批制度，认真填写用印审批单，必须由主管部门和分管校领导签字之后才可以加盖印章。而在涉及财务、人事等敏感事务时，还需要跟相关部门的负责人核实。在遇到某些紧急情况时，也应该及时向办公室主任请示汇报，得到许可后方可盖章，并要求当事人在事后及时补办用印手续。

同时要对印章的使用实行严格的登记制度，印章管理人员应准备专门的公章使用登记簿，详细填写用印的时间、事由、承办人、审批人等信息，以备核查。大批量使用印章时，如每年的毕业证书、学生证等，需相关部门安排专人负责。

（2）在全校范围内大力宣传印章管理制度。学校可以通过校园网，办公系统等告知全校师生印章使用的规定及流程，职能部门和二级学院应专门学习该制度，以减少工作中的误会，提高工作效率。有学生在开具在校证明时，没有先到所在院系开具证明而直接到学校办公室办理，在询问后得知，是其辅导员老师让其直接来学校办公室办理的，由此可见，专门对印章管理制度进行学习是非常有必要的。

（3）加强印章保管的安全性。学校应对印章实行专人保管，并配备专门的保险箱进行存放。当负责保管印章的同志因出差等原因需要交由其他工作人员代为保管时，应事先向领导请示，得到领导同意之后，在领导的监督下进行交接。

在使用印章时应做到轻拿轻放，不可蛮干，给印章准备专用油墨，每次添加油墨时应少量多次，防止因油墨过多而泄漏，也不可因油墨太少而影响印章的清晰度。

参考文献

[1] 李植.高校印章管理工作的思考[J].佳木斯教育学院学报，2010（6）：112.