探讨工程资料管理在施工过程中的作用
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【摘要】随着社会经济的不断快速发展，我国的建筑业发展逐渐迅猛，此时对于施工资料的管理有显得格外重要。目前施工资料的管理过程中存在着许多问题，施工资料的可靠性与真实性得不到有效的保证，本文从健全管理制度以及实现资料管理的标准化与规范化等方面着手，提出了改进资料管理工作的措施与办法。
一、在工程建设中工程资料的作用
第一点，工程资料的是直接反映工程在建设过程中的所有动态，更是搜索、查询一切信息的原始凭证，倘若相关工程的资料缺失或存在不完整、不规范，对于企业而言，很可能将会面临无法避免的遭受较大损失。无论对于经济还是名誉，在激烈的市场竞争中，这都将是非常致命的。因此可以看出，档案的规范化对于企业来讲是十分重要的，它对企业的正常发展和运营的作用是不容忽视的。
第二点，对于监管部门而言，建设工程的资料是最有效、最直接的历史记录，其中包含着工程项目实施的整个过程中所要求的技术指标、数量、人员等一切与工程相关的资料。如果在工程实施过程中存在详细的记录，能够起到间接的监督作用，使相关的实施人员可以发挥到最佳的工作状态，从而为工程项目的保质保量以及按期完成奠定坚实的基础，这样不仅可以按照相关要求完善工程资料，而且对工程实施及其进度又起到监督作用，一举双得。
第三点，工程资料以及最终的工程建筑是一个企业的成果准确记录，更是企业在工程建设成果当中的重要表现。它不仅记录了企业的工程技术人员技术操作的重要手段，而且记录了企业在发展过程中取得的里程碑式的成果。是企业先进技术及经验和建设成果的直接载体。
二、完善工程资料的管理制度
使工程资料的管理实现制度化，建立健全完善的施工资料管理制度，使档案管理工作做到有据可依。在工程建设开始之前就进行资料的收集工作，在施工过程要对施工中产生的表格及时进行汇总，这样就不会遗漏任何一项表格，使表格的收集与整理工作做到与工程建设同步，避免资料收集工作的滞后。相关部门与施工单位要重视施工资料的管理工作，要设置专门人员实行对资料的收集与管理，对于资料管理员的工作内容做出详细的规定，并且把相关责任落实到具体的工作人员，把相关职责挂牌实施，并且放在相关人员的办公室中，使其在心理上加强对资料管理工作的重视。进而落实到行动中，通过对资料员进行定期考核加强对资料管理工作的监督，可以对资料员进行年度考核、季度考核等，并对考核中表现优秀的人员进行表彰奖励、对表现不佳的人员实施一定的惩罚。促进资料管理工作实现科学化、规范化。
三、加强工程资料管理人员的专业素养
首先作为一名合格的工程资料员必须要了解、掌握施工工程各部分的质量评定标准、验收规范、安全规定等这是一个合格的工程资料员必备的素质，通过学习可以增进资料员对电气工程的施工工艺以及施工流程的了解与掌握，可以帮助资料员避免资料收方面的失误。除此以外还要做好工程资料管理的专业培训，使资料员对管理资料的内容的填写符合标准化的要求，如果不清楚档案管理的填写要求，很容易为今后的档案的管理与使用工作造成极大的困难，规范表格填写的语言要求，熟练的掌握表格填写规范性用语，是每个资料员必须具备的素质。要把规范化贯穿施工资料管理工作的始终。
四、切实落实工程资料管理的制度与要求
1工程施工资料管理的科学化
要按照施工资料的管理流程及时收集资料，实现施工资料的科学管理。施工档案的管理人员要及时收集工程建设之初相关部门的审批文件，以及施工单位依据技术文件与审批意见对施工建设进行技术交底工作中形成的文件进行编号与归档工作，对在施工建设实施过程中产生的相关文件如关于施工工程质量控制、检查与检验方面的文件施工试验记录、施工物资资料、施工记录、施工测量方面的记录等首先进行自检，检验合格后由资料员组织好登记与记录工作，整理完成以后上报给监理单位或者是建设单位进行验收、审查，然后由相关单位出具质量验收合格记录，资料员对返回的审批的文件以及批复的文件分类登记整理、保存，施工单位进入下一阶段的工程施工建设。
2准确无误收集技术资料
对施工资料要进行及时的收集与整理，避免因时间过长造成相关资料的缺失，以设计变更资料的整理收集为例子说明施工资料管理的标准流程。首先要对设计变更情况进行登记，然后向变更中情况涉及到的人员以及分包队下达《文件和资料发放登记表》，值得注意这项工作要快速进行，否则的话施工单位可能就会按照原设计图纸进行施工，造成不必要的损失。与此同时还要对图纸中变更的部分进行修改，完成修改部分以后要盖上修改图章，使施工人员注意到变更部分避免施工中发生错误。把修改前的图纸收回，还要在设计图中盖上作废印章，避免施工人员误用作废的图纸。除此以外还要把它列在《有效文件控制清单》中，最后统一进行编号标识后，归档管理。
3资料组卷、编目的标准化
在工程施工建设文件的归类、管理中可以按照文件的形成单位，工程施工建设的程序、以及专业对文件进行归档，使文件的管理工作向标准化的方向迈进。按照以上原则对文件进行归档整理之后为了便于使用查找，而且要把档案盒号以及资料的名称标识在档案盒的外侧，需要注意的是文件的流水编号不能重复，否则会造成使用以及管理工作的混乱，不利于档案的管理。对于相同类型的档案可以把它放在一个档案盒里，在档案盒首页的目录里要写清楚盒内有哪些档案，目录要清晰而且完整，还要做好目录的更新工作，对于新增的文件要及时的体现在目录上，使目录能够真实地反映卷内的文件情况，体现归档工作的及时性与准确性。
4保证工程施工资料的完整、真实以及有效性
各个施工单位应确保施工资料的完整、真实、有效，不得随意对施工过程中产生的资料随意的涂改与伪造，更不允许对资料的损毁与丢失的行为发生，如果发生此类事件对相关责任人一定要严肃处理，严重的还要承担相应的法律责任。当相关资料之间的联系比较紧密时，整理与保存的时候要使其能够正确的衔接，保证资料的完整性。
五、自查与他查
为了保证施工资料收集、整理工作的准确、真实、与完整，相关部门对工程施工资料进行了定期的自查工作，以及公司内部的审查工作，通过这两项措施可以及时的发现工作中的问题，并且改正这些不足之处，而且有力于档案管理工作的开展，避免在今后的工作中发生类似的事情。对检查中表现良好的工作人员予以表彰奖励，表现不好的人员采取适当的方法予以一定的处罚，从而激发管理人员的工作热情，积极的做好相关方面的管理工作。认真对待质监站以及安监站对档案的管理工作提出的意见以及建议，针对其提出的问题要采取针对性的措施，进一步完善工作制度，加强对档案工作的管理，使其更好地为工程建设服务。
六、结语
综上所述，工程资料的有效管理对于工程建设施工而言十分重要，做好这项工作可以更好地为以后工程使用工作提供质量管理依据，在未来的施工建设中工程建设的资料管理工作会越来越重要，所以要引起各方的高度重视，关注资料管理工作的建设，使其得到不断的提高与发展。
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