文档一体化管理理论运用于实践工作中的几点思考

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[摘 要]S着社会经济的快速发展，社会的信息化程度不断加深，文书档案在企业发展的过程中发挥着越来越重要的作用，因此，必须加强提升其规范性和标准化。本文主要针对文档一体化管理理论进行简单的分析和介绍，为在实践工作中提供更好的运用依据，同时对实践工作中如何有效的运用文档一体化管理理论提出了几点建议，具有一定的参考作用。

[关键词]文档一体化管理理论；运用

中图分类号：TM86 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0303-01

在上个世纪八十年代，我国就开始逐渐形成并提出文档一体化管理理论，而且在档案界也普遍认可了这一理论，但是就目前的实际情况来看，在实际工作中很好的实施文档一体化管理理论还存在着一些问题，在各个领域的档案管理工作中仍然沿用传统的管理理念和模式，档案管理和文书管理之间难以很好的结合。随着社会经济的快速发展，企业发展中形成的文书档案越来越多，档案管理工作的水平和质量也在一定程度上影响着其他领域的持续发展，限制着企业自身的可持续发展。

一、文档一体化管理理论概述

（一）文档一体化

所谓的文档一体化指的主要是对文件和档案管理的各个环节进行综合管理、全面控制以及统筹规划，其中主要包括统一规范管理制度、统一配备管理人员、统一规划组织机构、统一设计管理体制等各个方面。文件指的是一种工具，是人们用于对当前的事物进行有效处理；档案指的是一种历史记录，主要是用于记录所发生过的实践活动，两者之间的区别体现在利用价值方面[1]。这样在职能方面必然就会缺乏必要的紧密和自然联系，由于在管理标准和规则方面存在着一定的差异，这样原先连贯性的运行过程就会在不同的管理模式中进行分离管理。

（二）全程管理与控制

在电子文件生命周期理论、文件连续体理论以及文件生命周期理论中都明确的指出了档案和文件两者之间的运动过程、转化关系以及属性联系，这也是实施文档一体化管理中的核心。在保管模式、前端控制以及全程管理中的核心主要是加强对档案本质属性和历史联系，实现管理职能的有效拓展，并且随着科学技术的发展逐渐增加了来源联系和历史联系[2]。

（三）技术依托和保障

在文档一体化管理中，技术依托和保障是重要的技术应用原则和技术观的体现，而且在目前文档管理的过程中，网络技术、信息技术以及计算机技术都发挥出了重要的意义和作用，但是在这一过程中，人们很容易出现“技术至上”的错误观念。因此，正确的认识和应用技术是实现文档一体化管理的基础和前提，通过对科学技术的合理应用，能够更好的保护好文档的完整性和原始性。

（四）统一设计与规划

为了对文档一体化管理进行系统的设计和规划，需要加强统一标准体系设计与规划理论的充分运用，这对提高其管理的协调性、科学性以及全面性具有重要的意义和作用。这样在管理的过程中，需要对文档一体化管理进行系统化的设计，避免其系统平台中出现空白或重叠的功能和异构现象，或者是由于职能划分不一造成主体机构出现业务断层或者是职责矛盾，经过全面的规划设计来自上而下的解决在文档一体化管理中存在的各种问题。

二、文档一体化管理理论在实践工作中的运用

在很多年前，我国就已经建立并提出了文档一体化管理的理论，很多档案管理人员在实际的实践活动中也在积极的运用和开展一体化管理。在近几年来，随着不断发展的信息技术，为建立一体化管理提供了坚实的基础和技术支撑，但是由于受到社会各个方面因素的严重影响，如果想全面的实现文档一体化管理，还需要不断的努力和实践。

（一）建立健全管理机制和统一的管理机构

对于文件和档案来说，从产生的时候开始，所具有的行政色彩就比较强烈，因此在实现文档一体化管理方面，如果不能很好的完善在管理机制上存在问题的话，文件管理和档案管理两者之间仍然会存在着不同程度的脱节，文档的一体化管理只是一种形式，难以真正的实现。为了有效的解决这一问题，最关键的就是有效结合档案管理和文件管理，将原先相脱离的两个环节相统一，相关行政部门可以设立专门的行政管理机构，对文件和档案实施同步和统一管理，并在制度规范标准、人员管理、组织领导等各个方面都实现统一，这样才能够从根本上实现两者之间的统一[3]。

（二）加强文档一体化信息建设

对于目前的档案管理和文件管理来说，在两个不同的环节中，分别遵循不同的管理标准规范来实施管理，这样在文件移交过程中就会存在很多问题，限制着档案事业的长效发展。针对这一现象，最关键的是需要管理部门制定并颁布相应的规范标准[4]。通过加强文档一体化信息建设，有助于提升文件管理的规范性，这样档案信息系统和公办信息系统中原先存在的不配套问题就能够得到有效解决，即使在档案管理和文件管理两个独立环节中也能够对其他环节负责，进而工作成本得到有效降低的同时，档案管理工作效率也显著提升。

（三）加大对文档一体化管理的宣传力度

在企业新的发展时期，为了在实际工作中更好的应用文档一体化管理理论，应该加大对档案管理的宣传力度，档案管理部门需要加强对这一方面工作的重视程度，有效的形成和树立全民档案意识[5]。

结语：总的来说，在实践工作中加强实施文档一体化管理理论，是社会经济发展的必然要求。在实际工作中，首先需要健全的管理机制和统一的管理机构，其次是需要加强文档一体化信息建设，最后是需要加大对文档一体化管理的宣传力度，这样才能够真正的落实文档一体化管理。

参考文献

[1] 唐江玲，吕露.近五年来高校文档一体化研究综述[J].科技资讯，2012，02：245-246.

[2] 刘汉青，张伟.企业文档一体化的实践分析及思考[J].办公室业务，2011，12：4-5.

[3] 姜丽莉，袁艳明.基于中科院ARP系统的文档一体化实践研究[J].兰台世界，2016，21：41-45.

[4] 纪红卫.国内核电企业文档一体化的实践历程及规律分析[J].档案学研究，2014，06：33-35.

[5] 易涛.基于信息公开视角的高校文档一体化管理研究[J].浙江档案，2013，01：18-20.