档案信息管理中电子文档归档分析

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摘 要：电子文档归档工作和传统纸质文档归档工作相比具有一定差异，其工作量较大且难度系数较高，在传统观念影响下相关档案管理人员未能将电子文件与原有文件画上等号，对其归档工作有所忽视，并且不愿增加额外的工作量，对电子文档归档工作的开展产生一定阻碍。本文对档案信息管理中电子文档归档工作进行分析，以期为档案管理工作的开展提供一定可供参考的建议。

关键词：档案信息管理；电子文档；归档

电子文档归档工作涉及到的内容较多，并且受到诸多因素的制约，为了对档案信息管理水平进行提升，做好电子文档归档工作，需要计算机及信息管理部门、档案管理人员、电子文档形成部门等多方配合，在了解电子文件形成规律、历史等方面的基础上更好的完成电子文档归档工作。下面对电子文档归档工作进行具体分析，希望对电子文档归档工作质量及效率的提升提供一定帮助。

1 电子文档归档途径及方式的选取

电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：

1.1 对电子文件信息汇集点进行合理选择

电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。

在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行政信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成在线传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。

1.2 对计算机信息管理网进行充分利用

通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将.dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。

上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自下载等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。

2 电子文档归档制度的健全

过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同立卷部门一般均具备立卷牵头人或分管领导，对立卷相关工作的开展进行监督管理。计算机及信息管理工作者的工作与档案信息管理工作联系甚少，因此对该部分工作较为陌生，与立卷归档工作者相比在经验方面有所欠缺，未能和档案部门进行更多的合作，并且不具备较为稳定的业务关系，在电子文档归档工作中容易出现不同的意见。基于此需要对原有纸质档案立卷人员的作用进行充分发挥，为电子文档归档团队建设及工作开展等方面提供更多支持。对电子文件进行处理时，和传统纸质档案整理及手工操作方面具有较大差别，相关电子文档归档人员应加强对先进技术、知识、理念等方面的学习，迅速适应新形势下电子文档归档及档案信息管理工作需求，在技术培训及业务学习方面的支持下对自动化知识及技能进行更好的掌握，为电子文档归档工作的开展奠定坚实基础。

数据录入者、信息管理及技术人员、业务管理部门负责人等均为电子文件的形成者及重要来源，对来源如此复杂的电子文档进行整合归档时，需要通过相应的制度对归档工作进行规范限制，确保归档人员能够严格遵照制度办事，根据立卷归档制度中对电子文档归档工作的要求开展工作，遵循信息管理程序开展工作，为信息管理工作的布置、考核及检查等工作的开展提供更多依据，提高电子文档归档水平。

3 电子文件归档

“子文件归档登记表”的填写是归档工作中的重要组成部分，相关工作人员需要定期将具有保存价值的电子文件进行存储，根据格式要求将其存储至脱机载体中。此外需要做好归档鉴定、完整性及有效性鉴定方面的工作，根据国家文件及规定要求开展工作，将标识附于目录上，并且对审核、负责人意见签署等方面工作进行严格落实，根据归档要求完成电子文档归档工作：其一，汇总含有归档标识的电子文档，对归档数据集进行健全，并且复制到耐久性载体，一式两份，分别用于查阅使用及存储；其二，在包装盒及载置贴标签，对编号、保管期限、软硬件条件等进行注明，并且附上相应的归档登记表。

4 结束语

总结全文，为了对档案信息管理水平进行提升，做好电子文档归档工作，需要对归档方式及归档途径等方面进行正确选择，对电子文档归档制度进行健全完善，并且严格按照归档要求开展电子文档归档工作。上文从选择电子文件信息汇集点、借助计算机信息管理网等几方面对电子文档归档途径和方式等进行分析，并对制度的完善措施进行研究，希望为档案管理工作的开展提供一定启发和参考。

参考文献

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