浅论医院建设项目档案管理

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摘要：随着医院规模不断扩大，基础设施建设成为发展和管理中的重要组成部分。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在医院管理者面前的一个重要课题。因此，我们必须做好建设项目档案管理工作，以实现基建档案工作自身价值，提升医院管理水平和基建项目建设水平。

关键词：医院 基建档案 管理

一、建设项目档案管理在医院管理中的重要作用

医院基本建设项目是医院不断发展的基础工作，医院建设项目档案是医院基本建设活动过程中一项重要组成部分，对建设项目投入使用后的管理、维修、改扩建等有着重要的作用。

（一）为医院发展提供重要依据

由于医院基建项目具有投资大、环节多、内外协作关系复杂、涉及部门多的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院建设项目从立项、勘察、设计、施工、竣工、使用及管理全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等形式的文件材料，是档案管理最基本的目的。同时又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

（二）反映医院基本建设项目的现状

医院建设项目档案记载了医院工程建设的全过程，真实反映工程项目建设管理过程中的现实面貌。在工程建设中项目档案收集不齐全、不规范、不准确、保管不安全都会直接影响建设项目发挥其作用。如，医院建设总体规划的规划图、现状图、文字说明等有关档案的原始材料，门诊楼、住宅楼、康复保健楼等建设项目的立项、设计、施工等环节的相关资料记录和文字说明材料以及建设项目公共设施方面的相关材料。

（三）是医院今后改扩建项目的技术参数

规范、准确建设项目档案管理直接关系到医院今后改扩建项目的成本、质量、进度。近年来医院新建工程项目连续不断，改建、扩建、零星维修项目也连续不断，建设项目档案的重复使用率不断上升，尤其是建设过程中的各种报批文件、招投标资料、图纸、合同、付款资料、答疑文件、会议纪要以及工程建设项目交付使用过程中存在的有些问题记录及处理意见等。因此，任何基本建设项目中缺少了建设项目档案就等于缺少了工程建设项目中的参数，缺少了改、扩建的重要依据。

二、医院建设项目档案管理中存在的问题

（一）不重视档案管理工作

在医院基本建设项目管理中，由于大家忙于工程建设前期手续，忙于施工建设过程，赶工期、赶进度，希望尽早完工验收投入使用，只看重工程建设本身而忽视了大量工程建设项目档案资料的管理工作。一些医院在项目建设期间，没有设立专职档案人员，没有专门的档案存放设施。一些档案管理人员是临时聘用的，流动性比较大，机构不稳定，并且没有经过专业培训，不具备工程建设项目档案管理的专业知识，从而使档案的收集、整理、归档工作与工程建设不能同步开展，导致建设项目档案处于放任自流状态。另外，在档案的使用和查看过程中人们经常翻阅、使用原始资料，对纸质档案本身造成一定程度的损坏，甚至有些原始资料不在档案执行部门存放，不在档案管理人员手里，导致档案管理存在很大问题，造成收集不完整、不齐全、跟踪不及时，特别是项目前期准备文件散失较多，如某些关键资料保存的是复印件或者签字盖章模糊的资料，使工程建设项目档案没有发挥应有的作用。

（二）档案管理制度不健全

医院多数建设项目存在工程复杂、周期长、涉及面广、细节多等众多因素，因此涉及基建、招标、财务、审计等多个部门，而相关部门之间没有完善的建设项目档案收集和管理制度，档案归档范围及责任划分不明确，不能采取规范的管理方法和操作流程，没有履行监督、检查、指导等职能。不论是文字形式还是图纸、图像、声像等各种形式形成的档案资料在收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，并未有详细的管理规定进行规范。由于各部门之间档案材料形成的时间不同，档案材料内容不同，这就给及时、全面收集材料增加了相应的难度，许多档案材料散存在经办人员手中，缺乏规范的制度约束，以至于档案管理工作与建设项目工程进度存在些许差异。

（三）档案材料收集不齐全，建档不规范，移交不及时

任何项目的档案都是在项目建设、管理过程中形成的，是具有保存价值的各种形式的历史记录。近年来，各级医院的改建、扩建工程逐渐增多，参与工程建设的部门大多数不重视工程建设项目档案的管理工作。由于档案资料形成的时间较长，一些在工程施工中发生的变更、签证资料、项目前期的隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等往往被有意无意地 忽视。有时档案管理人员在日常管理工作中不能及时分类、整理，随意放置，不善保管，导致档案与档案之间的连续性差，不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响档案质量。

三、如何加强医院建设项目档案管理工作

（一）领导要重视档案管理工作

医院工程建设是医院快速发展的重中之重，工程建设项目档案同样是重中之重，有了工程没有档案将后患无穷。工程建设项目从立项开始，领导要加强档案管理意识，应不断加大对档案工作的领导和支持力度，指定专人负责文件、图纸、图像、声像记录等资料的收集、管理工作。同时要进一步优化档案工作发展环境，真正把档案管理工作提上日程，制定一套操作性强的工作守则、建档流程、管理制度，明确岗位责任，大力关心与支持档案工作者，使档案管理工作规律化、标准化，确保把医院建设项目档案管理工作落到实处。

（二）加强档案人员业务技能培训，提高档案人员管理水平

建设项目档案管理工作本身就是一项专业性很强的工作，应力求达到系统、准确、完整的要求。建设项目档案管理人员要加强档案人员业务培训，掌握档案整理规范操作方法，使档案管理人员了解基建工程档案管理知识，了解工程建设程序和工程建设专业知识、优化知识结构、拓展知识面、更新理念、提高履行岗位职责的能力，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。为了更好地管理工程档案，档案管理人员要善于在日常工作中总结不足，虚心向其他单位的同行学习，借鉴好的经验和做法，努力探索档案管理工作的规律，增强业务素质，以保障档案管理工作有序、高效地开展。

（三）坚持事前控制原则，强化全过程管理

工程建设项目档案管理不仅涉及建设过程中的档案管理工作，还涉及工程建设项目实施前期的准备工作，即建设项目申请立项时，就应开始工程建设项目文件的收集、整理、审查工作，包括项目建议书、建设项目用地问题的批复、建设项目选址意见书、建设项目立项的批复、建设项目环境影响评估报告、建设用地的通知、项目可行性研究报告、建设项目初步设计、施工图设计文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证、建设工程规划许可证等，必须坚持事前控制原则，很好的保存这些重要性的文件资料。同时，要重点强化全过程管理，将工程建设项目档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，细化到工程建设的每一个环节，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制。在与设计单位、施工单位、监理单位分别签订合同时，应将建设项目档案材料的收集整理工作列入合同条款中并且与工程款挂钩，不提交齐全完整的基建档案不予付款。这样就能使参建单位重视档案工作，并落实责任，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。

（四）实行严格的审查监督体制，定期开展资料整理检查与监督

医院作为工程建设项目的建设单位，要加强对建设项目档案工作的组织领导，成立建设项目档案工作领导小组，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，还必须建立严格的审查监督制度。对参与建设的各施工单位、监理单位和部门的建设项目档案工作实行统一管理，对工程档案的产生、收集、整理等环节进行严格的审查监督管理，及时发现并解决工程档案管理中的问题，杜绝“事后补资料”现象发生，确保项目档案工作与项目建设同步进行，保障工程档案管理的实效。

（五）逐步实现档案管理电子化

随着信息化建设的不断推进、计算机普遍应用，医院建设项目档案工作也必然要进入数字化发展阶段。因此，电子档案成了医院档案管理的重要形式，是档案管理工作发展的必然趋势。在领导重视电子化办公的同时，医院建设项目档案管理也应推行计算机管理技术，适应基建项目现代化管理模式。档案管理人员应根据工程建设项目的特点和单位信息化管理实际情况，通过计算机磁盘等设备与纸质档案，相互关联相对应地建立统一的文件格式，统一的电子档案模板，统一的文件类型，规范有序地收集、查阅、筛选、存储和保管工程建设项目档案，保证建设项目档案的原始性、真实性、完整性以及长期可读性。同时要加强安全管理，可以通过阅读权限，设置密码等专人专管，杜绝随意更改档案，改变电子档案的文件结构和文件内容。

四、结束语

近年来各大医院包括甘肃省中医院的基本建设可以说是接连不断，而且大多数都是在交叉进行，做好建设项目档案工作，实现基建档案工程的自身价值是领导和档案管理人员不可忽视的重要工作之一。医院基建档案反映建设项目的真实面貌，是医院信息资源之一，是一项对工程负责、对医院负责、对历史负责的重要依据和保障。因此，档案管理人员应收集、管理和保护好这种资源，为发展医院经济建设提供档案服务。

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